Der große Ratgeber für
IT-Services in kleinen und mittleren Unternehmen
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IT-Services?
Sie sind unzufrieden und überlegen, Ihren
IT-Dienstleister zu wechseln?
Digitalisierung und Automatisierung führen dazu, dass Informationstechnologien einen wesentlichen Bestandteil von Unternehmen ausmachen. Ob es nun produzierende Unternehmen oder Dienstleister sind, spielt dabei keine Rolle. Immer mehr Prozesse verlagern wir heutzutage vom analogen ins digitale. Dadurch steigen auch die Ansprüche an die IT-Infrastruktur. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen zunehmend Unterstützung von außen durch geeignete IT-Services. In diesem Ratgeber erhalten Sie alle notwendigen Basis-Informationen rund um IT-Services. Sie erfahren, wie Sie die richtigen Dienstleistungen für sich finden oder worauf sie bei der Wahl eines IT-Dienstleisters achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein IT-Service?
Der Begriff „IT-Service“ beschreibt einen IT-Dienst, oder eine IT-Dienstleistung, die durch einen externen Dienstleister erbracht wird. Ein IT-Service beinhaltet immer den Einsatz von Informationstechnologie (IT) und unterstützt Unternehmen bestmöglich im Geschäftsalltag und den dazugehörigen Prozessen.
In der Praxis haben sich viele verschiedene IT-Services, manchmal werden sie auch EDV-Services genannt, etabliert. Sie orientieren sich an aktuellen Technologien und Kundenbedürfnissen. Neben technischem Fachwissen sind ebenso betriebswirtschaftliche oder unternehmerische Kenntnisse gefragt, um Kunden IT-Services mit Mehrwert anbieten zu können. IT-Services werden für verschiedene Zielgruppen entwickelt, z.B.
- für kleine Unternehmen, die keine eigenen IT-Spezialisten im Haus beschäftigen, oder
- für große Unternehmen, die Ihre eigenen IT-Spezialisten entlasten wollen und Standardprozesse auslagern wollen.
IT-Service-Provider – was ist das eigentlich?
IT-Service Provider ist die englische Bezeichnung für einen professionellen IT-Dienstleister. Manchmal findet sich auch noch der Begriff EDV-Dienstleister als Synonym dafür. Beides beschreibt ein Unternehmen, das Unterstützung in der Planung, Bereitstellung und im Betrieb der Informationstechnologien bietet. Die angebotenen IT-Services können dabei sehr unterschiedlich sein und reichen von einfachem Support über IT-Sicherheitskonzepte bis hin zu Cloud-Lösungen oder Rechenzentren.
Verschiedene Arten der Erbringung von IT-Services
IT-Services können auf verschiedene Art und Weise erbracht werden. Sie können Inhouse durch die eigene Abteilung erfolgen, komplett an einen externe IT-Dienstleister ausgelagert werden oder monatlich als ergänzendes Produkt bezogen werden. In der Regel ist das gewählte Modell abhängig von der Größe und den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens. Hier geben wir einen kurzen Überblick über die drei gängigen Varianten.
1. Inhouse durch IT-Abteilung
Je größer das Unternehmen desto wahrscheinlicher wird es, dass es über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Diese erbringt die IT-Services für das gesamte Unternehmen intern. Dies bezeichnen wir auch als Inhouse IT-Service. Das Unternehmen beauftragt in diesem Fall keinen externen IT-Dienstleister, sondern kümmert sich im eigenen Haus (Inhouse) darum.
Aber selbst bei einer derartigen Konstellation gibt es inzwischen häufig Fälle, bei denen die IT-Abteilung einen externen Dienstleister für bestimmt Services hinzuzieht. So kann sie beispielsweise die Beschaffung der neuen Infrastruktur auslagern. Oder sie entscheidet sich für das Outsourcing bestimmter Service-Bereiche, wie z.B. die Überwachung der Firewall oder Patchmanagement. Durch das Hinzuziehen von Expertise in speziellen Service-Angeboten verschaffen sich die IT-Experten in der IT-Abteilung des Unternehmens Freiraum. Diesen können sie dann nutzen, um sehr spezifische Fragestellungen zu bearbeiten, die nicht mit der grundlegenden Aufrechterhaltung des IT-Betriebs zusammenhängen.
2. Extern durch IT-Service Provider
Kleine Unternehmen hingegen verfügen nur selten über eine eigene IT-Abteilung. Sie lagern alles rund um die IT an einen externen Dienstleister aus, den IT-Service Provider. Dieser übernimmt dann meist sämtliche IT-Leistungen von der Beratung über die Beschaffung und Inbetriebnahme bis hin zur fachmännischen IT-Betreuung. Somit erfolgt hier die Leistungserbringung extern. Der First Level Support und andere Themen können in der Regel auch aus der Ferne erledigt werden. Es ist keine Anwesenheit eines IT-Experten vor Ort nötig. Als Synonym für die externe Erbringung von IT-Services begegnen wir oftmals der Bezeichnung „IT-Outsourcing“.
3. Managed Services
Managed Service beschreibt einen wiederkehrenden IT-Service, der durch einen externen IT-Dienstleister erbracht wird, den sogenannten Managed Service Provider. Diese IT-Dienstleistung wiederholt sich und wird in der Regel jeden Monat erbracht. Der Anbieter legt im Vorfeld mit seinem Kunden detailliert die Art, den Umfang und die Qualität des IT-Service fest. Das wird in einem Vertrag, dem Service-Level-Agreement (SLA) definiert und festgehalten. Dadurch, dass die Leistung wiederkehrend ist, erfolgt turnusmäßig, in der Regel jeden Monat, eine Abrechnung über den erbrachten Service.
Die Managed Services werden größtenteils remote also aus der Ferne erbracht.
Der Unterschied zum klassischen IT-Outsourcing besteht darin, dass nur Teile der IT-Aufgaben ausgelagert werden. So können größere Unternehmen einzelne Leistungen extern hinzubuchen und sich so entlasten. Aber kleinere Unternehmen können ebenso verschiedene Managed Services extern buchen und dadurch von den Vorteilen des fest definierten Servicelevel profitieren. Wesentliche Vorteile von Managed Services:
- Planbare Kosten
- Hohe Effizienz
- Verlässliche Servicequalität
- Sicherheit und Risikoreduzierung
- Konzentration aufs Kerngeschäft
IT-Services entlang des Lebenszyklus
Im Zentrum der Gestaltung von IT-Services steht der Kunde mit seinen jeweiligen Bedürfnissen und Anforderungen an die IT. Die Palette der IT-Services ist so gestaltet, dass sie den Kunden auf Wunsch dauerhaft begleitet. Verschiedene Dienstleistungen decken dann den Bedarf in den unterschiedlichen Stationen ab. Der Lebenszyklus lässt sich grob in fünf Stationen unterteilen. Diese folgen immer wieder aufeinander.
- IT-Analyse
- IT-Beratung
- Umsetzung der passenden IT-Lösung
- IT-Betreuung & IT-Support
- Optimieren der IT-Infrastruktur
Neben den Kundenbedürfnissen gilt es auch immer die äußeren Einflüsse zu berücksichtigen. Die IT ist inzwischen das Herzstück fast jeden Unternehmens. Daher können auch äußere Veränderungen rasch ein Handeln im Bereich der IT-Infrastruktur oder zumindest der damit verbundenen Leistungen bedingen. Zu den beeinflussenden Rahmenbedingungen gehören technologische oder rechtliche Veränderungen ebenso wie Wettbewerb oder sonstige Chancen und Risiken.
IT-Analyse
Die Analyse der bestehenden IT und der genutzten IT-Services bildet die Basis für eine fruchtbare Kundenbeziehung. Nur wer die Infrastruktur vor Ort im Detail kennt und versteht, kann auch eine kompetente Beratung und Betreuung bieten. So ist es beispielsweise sinnvoll, bei einer neuen IT-Partnerschaft, eine grundlegende Infrastrukturanalyse als ersten IT-Service durchzuführen. Denn so stellen Sie sicher, dass der Status Quo mit allen Stärken und Schwächen im Detail erfasst wird.
IT-Beratung
Auf Basis einer aktuellen Analyse kann eine IT-Beratung erfolgen. Hier fließt jedoch neben dem Status Quo der IT auch die Zielsetzung und Planung des Unternehmens für die kommenden Jahre mit ein. Auch technologische Entwicklungen und andere äußere Einflüsse werden hier beleuchtet. So ergibt sich am Ende eine Empfehlung, die auch zukunftsgerichtet ist und langfristig den Ansprüchen genügen wird. Die IT-Beratung an sich stellt auch schon einen IT-Service dar.
Umsetzung der passenden IT-Lösung
Das Ergebnis der IT-Beratung ist ein Umsetzungsplan mit Zeitbezug. Darin wird priorisiert, welche Aspekte sofort und welche in naher bzw. ferner Zukunft auf der To-Do-Liste stehen. IT-Services, die in dieser Phase zum Einsatz kommen, beziehen sich oft auf Beschaffung und Inbetriebnahme von Hardware. Oder sie basieren auf Software, die beschafft, lizensiert und installiert werden muss.
IT-Betreuung & IT-Support
Die Unternehmens-IT dürfen Sie nie als Zustand betrachten, sondern als einen Prozess. Sie bedarf permanenter Pflege und Anpassung. Insbesondere in Hinblick auf Themen der IT-Sicherheit ist da sehr wichtig, geeignete IT-Services zu nutzen. Dazu gehört beispielsweise ein Backup-Management, die professionelle Betreuung der Firewall und des Virenschutzes oder ein gesichertes Patchmanagement. Denn nur wenn Sie Ihr System aktuell halten, kann es den Gefahren des Cyberraums sicher gegenübertreten. Hier greifen viele Unternehmen inzwischen auf Managed Services zurück.
Überprüfung und Optimierung der IT-Infrastruktur
Die IT-Infrastruktur bewegt sich in einem Umfeld des ständigen Wandels. Die Bedürfnisse des Unternehmens selbst ändern sich ebenso wie äußere Gegebenheiten wie Technologien, Wettbewerbsbedingungen oder rechtliche Aspekte. Daher muss die Unternehmens-IT regelmäßig überprüft und optimiert werden. Nur so kann sie den Anforderungen auf Dauer genügen.
IT-Services deutschlandweit
Unsere IT-Services bieten wir inzwischen bundesweit an.
Die meisten unserer Leistungen können wir remote (d.h. aus der Ferne) erledigen.
IT-Services
Köln
Unser IT-Systemhaus sitzt in der Nähe von Köln. Daher haben wir hier besonders viele Kunden, die unsere IT-Services nutzen.
IT-Services
Bonn
Unsere IT-Leistungen und Managed IT-Services nehmen viele kleine und mittlere Unternehmen rund um Bonn in Anspruch.
IT-Service
Siegburg
Zu unseren Kunden zählen kleine und mittlere Unternehmen aus Siegburg sowie Notare und Rechtsanwälte. Wir übernehmen die IT-Betreuung.
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Ihr Managed Service Provider
Seit über 30 Jahren begleiten wir kleine und mittlere Unternehmen in allen Belangen rund um ihre IT-Infrastruktur. Unsere Produktpalette erweitern wir seit einigen Jahren kontinuierlich durch passende Managed Services. Das reicht vom Monitoring über die Überwachung der Firewalls und des Backups bis hin zu Cloud-Lösungen. Mit unseren IT-Services unterstützen wir unsere Kunden in ihrem Geschäftsalltag und erleichtern IT-Prozesse, indem wir unterstützen oder sie komplett übernehmen. Wir finden sicher auch für Sie die richtige Lösung. Sprechen Sie uns unverbindlich an.
