Sie planen einen Umzug? Privat oder mit der Firma? Dann lesen Sie weiter. Wir haben gerade einen Firmenumzug hinter uns und sind jetzt nicht mehr die HTH aus Lohmar, sondern die HTH aus St. Augustin. In diesem Beitrag berichten wir von unseren Freuden und Leiden beim Umzug. Immerhin ist das Thema Umzug für viele Menschen ein Stresstest – privat gleichermaßen wie als Firma.
Inhalt
Ein Umzug ist immer eine Gelegenheit, sich von Dingen zu trennen. Doch neben dem Wegwerfen von Dingen hat ein Umzug für eine Firma andere Dimensionen.
Das Wichtigste ist wohl die Suche nach den neuen Räumlichkeiten. Diese müssen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und alle Prozesse abbilden können.
Ein Beispiel: Wir hatten vor unserem Umzug eine Lagerhalle, die sich mit der Zeit wie ein Abstellraum gefüllt hat. Diese Lagerhalle haben wir nun nicht mehr. Das hatte zur Folge, dass wir einige Prozesse ändern mussten. Aber unseren Arbeitsalltag bekommen wir in Zukunft auch ohne unser Lager hin.
Ausfallzeiten beim Umzug minimieren
In der Regel geht es bei einem Umzug nicht ohne IT-Ausfall und ohne Kommunikationsunterbrechung. Zudem gilt es die Gefahr zu minimieren, Daten – oder den Überblick – zu verlieren. Klären Sie daher vorab, wer welche Aufgaben hat und bis wann sie erledigt sein müssen. Melden Sie sich in jedem Fall lange vor dem Umzug bei Ihrem IT-Dienstleister, um wichtige Fragen zu klären.
Dabei kommt es darauf an, wie das Unternehmen generell aufgestellt ist. Eine Firma, die den Großteil der eigenen IT in der Cloud hostet, schickt ihre Mitarbeiter:innen am Umzugstag ins Homeoffice und bleibt gleichzeitig produktiv.
Eine On-Premise-Serveranlage muss irgendwann den Standort wechseln. Das ist mit Downtime verbunden und muss geplant werden. Immerhin können die Mitarbeiter:innen während dieser Zeit nicht arbeiten.
Sprechen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister (am besten natürlich mit uns).
Gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister sollten Sie vor dem Umzug grundlegende Fragen klären:
- Wo kommt die Server-Technik hin?
- Wo finden Ihre Geräte Platz?
- Wo müssen die WLAN-Zugangspunkte hin, um überall Empfang zu haben?
- Wie viele Netzwerkanschlüsse brauchen Sie an den Arbeitsplätzen in den Büros?
- Gibt es im Gebäude bereits eine bestehende Verkabelung?
- Muss die Verkabelung durch einen Elektriker neu gemacht werden?
Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, können wir diese Dinge gemeinsam mit Ihnen planen und Anschaffungen in die Wege leiten. Wenn im alten Gebäude zwei WLAN-Zugangspunkten gereicht haben, müssen es im neuen Gebäude vielleicht drei sein. Und wir berücksichtigen auch gerne Ihre Wachstumspläne.
Wir empfehlen vorab ein Meeting mit allen Dienstleistern (IT-Dienstleister, Elektriker, Medienplaner etc.). Das fördert den Informationsfluss in alle Richtungen. Es ist vor allem dann wichtig, wenn in einem Gebäude z. B. eine andere Mediennutzung geplant ist. Dann ergibt es vielleicht Sinn, noch 30 Steckdosen mehr pro Raum einzuplanen.
Immer online: Die Internetversorgung am neuen Standort
Machen Sie sich über die Internetmöglichkeiten am neuen Standort schlau. Fragen Sie dazu den Vermieter oder Nachbarn oder Sie machen auf den Webseiten der Anbieter eine Verfügbarkeitsprüfung für den neuen Standort. Dafür müssen Sie nur die Adresse eingeben und sehen auch direkt, ob bereits Glasfaser verfügbar ist.
Angenommen Sie haben aktuell einen Kabel-Internetanschluss von Vodafone, aber am neuen Standort gibt es kein Kabel. Dann müssen Sie Ihren alten Vertrag kündigen und einen neuen abschließen, um rechtzeitig am neuen Standort betriebsbereit zu sein. Bei einem Gebäude, in dem mehrere Firmen sind, sollten Sie sich im Keller die Unterverteilungen ansehen. Da gilt es mit dem Gebäudetechniker zu klären, welche Kabelwege überhaupt möglich sind.
Telefon: Auch nach dem Umzug erreichbar bleiben
Wenn Internet und Telefonie bisher beim gleichen Anbieter gehostet wurden, kann es noch ein bisschen komplexer werden. Da gilt es, die Nummern ebenfalls umzuziehen. Nehmen Sie in diesem Fall frühzeitig mit Ihrem Anbieter Kontakt auf.
Vergessen Sie das, bekommen Sie im schlimmsten Fall eine neue Rufnummer, weil die Portierung der alten Rufnummer prozesstechnisch nicht mehr möglich ist. Im besten Fall können Sie dann noch eine Rufumleitung einrichten. Doch wenn der alte Anschluss weg ist, ist das nicht mehr möglich.
Inzwischen ist Cloud-Telefonie Standard in vielen Unternehmen. Doch auch dafür benötigen Sie eine Festnetznummer. Wenn Sie innerhalb eines Ortes umziehen, können Sie Ihre Nummer in der Regel behalten. Ziehen Sie an einen anderen Ort, ändert sich der Vorwahlbereich. Damit benötigen Sie automatisch eine neue Nummer. Sie können in den meisten Fällen Ihre alte Rufnummer noch weiterlaufen lassen und eine Weiterleitung einrichten. Für ausgehende Anrufe nutzen Sie allerdings Ihre neue Nummer.
Welche Aufgaben wir als IT-Dienstleister beim Umzug übernehmen können
Wir können den ganzen Prozess begleiten, unterstützen und Sie beraten. Entscheiden und Verträge abschließen müssen Sie allerdings selbst. Was den Umzug der Hardware betrifft, unterstützen wir Sie gerne. Ein Beispiel ist der Serverschrank. Dessen Umzug sollten technisch versierte Leute übernehmen. Wir fahren den Server beim Umzug ordentlich herunter, verpacken ihn sicher und nehmen in am neuen Standort wieder in Betrieb. Das kann ein Umzugsunternehmen nicht leisten. Die übrige Arbeitsplatztechnik jedoch kann ein Umzugsunternehmen transportieren. Den Anschluss übernehmen dann entweder Sie oder wir.
Tipp: Persönliche Dinge sollten die Mitarbeiter:innen auch persönlich transportieren.
Was es sonst noch beim Umzug zu tun gibt?
Das Entscheidende bei einem Umzug ist es, die Nerven zu bewahren. Doch die folgenden Dinge sind ebenfalls wichtig und werden im Eifer des Gefechts schnell vergessen:
- Machen Sie vor dem Umzug unbedingt noch ein Backup Ihrer Daten.
- Beantragen Sie einen Nachsendeauftrag bei der Post.
- Informieren Sie Ihre Lieferanten.
- Lassen Sie die Eintragung im Handelsregister ändern.
- Ändern Sie die Adressdaten auf Ihrer Webseite, bei Online-Anbietern und Ihrem Hostinganbieter.
Der IT-Tipp der Woche: Wie muss mein Netzwerk aussehen
Das Netzwerk ist nicht nur beim Firmenumzug ein wichtiges Thema, sondern auch beim privaten Umzug oder gar dem Neubau. Beim Hausbau gilt es schon in der Planungsphase zu überlegen, wo es überall WLAN-Empfang geben soll. Denn neue Gebäude schirmen gerne Signale ab. Da hilft es, den einen oder anderen WLAN-Zugangspunkt oder die ein oder andere Leitung mehr einzuplanen.
Das Gleiche gilt bei Steckdosen: Zu viele Steckdosen gibt es nicht! Bei uns zu Hause sind sogar in der Waschküche und im Abstellkeller Netzwerkdosen. Das ist jetzt vielleicht etwas übertrieben, aber wer weiß: Vielleicht braucht unsere Heizungsanlage in Zukunft für ihre Wartung Internet und wir haben dann bereits vorgesorgt.
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