Wir kennen es alle aus dem Berufsalltag: ein Problem in der IT-Infrastruktur kann viele Unternehmensprozesse auf einen Schlag lahmlegen. Nicht funktionierende IT-Systeme können damit extreme Kosten und Ärger verursachen. Um die eigene IT-Administration zu entlasten, können Sie als Unternehmer:in auf Managed Services Provider (MSP) zurückgreifen.
Inhalt
Was sind Managed Services?
Managed Services sind Leistungen, die bei einem externen IT-Dienstleister eingekauft und meist monatlich bezahlt werden. Dabei kann der Umfang unterschiedlich groß sein. Häufig bestimmen Sie den Leistungsumfang und übertragen diesen dann auf einen Dienstleister. Dieser nennt sich auch Managed Services Provider. Der Leistungsumfang wird in einem Vertrag, dem sogenannten Service-Level-Agreement (SLA) festgehalten.
Managed Services umfassen eine Vielzahl an unterschiedlichen Dienstleistungen, die überwiegend remote erbracht werden. Dazu gehören beispielsweise Cloud-, Backup-Services oder IT-Security-Beratung. Wobei diese nicht nur großen Unternehmen vorbehalten sind. Es gibt mittlerweile viele Anbieter, die sich auf kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert haben. Diese KMUs haben häufig keine Ressourcen für große IT-Abteilungen, wodurch sich Managed Services anbieten können. Sie lagern dabei nicht nur die Aufgaben, sondern auch einen Teil der Verantwortung aus.
Managed Services Provider im Vergleich zur klassischen IT-Abteilung
Der größte Unterschied zwischen Managed Services und der internen IT-Abteilung sind die jeweiligen Örtlichkeiten. Die klassische IT ist meist im Unternehmen selbst ansässig und ständig vor Ort. Managed Services Provider hingegen bieten ihre Dienste aus der Ferne an. Da viele der Tätigkeiten einer IT auch remote ausgeübt werden können, ist das häufig kein Problem. Darüber hinaus verfolgen MSP allgemein einen eher präventiven Ansatz, während die herkömmliche IT eher reaktiv arbeitet.
Viele Anbieter von Managed Services arbeiten nicht nur für ein Unternehmen, sondern betreuen eine Vielzahl von Kunden gleichzeitig. Mit Hilfe von stark standardisierten Prozessen und Abläufen können sie dadurch einen schnellen Service bieten und den Kunden proaktiv helfen. Außerdem sammeln sie dadurch viel Erfahrung und können diese auch zwischen unterschiedlichen Unternehmen übertragen. Dabei geht es nicht nur um die Lösung von bereits bekannten Problemen, auch neue Technologien, oder Trends machen sie so in verschiedenen Betrieben bekannt.
Neue Perspektiven für Unternehmen
MSP entlasten dabei nicht nur IT-Administrator:innen. Sie können Unternehmen auch dabei unterstützen, wenn neue technische Möglichkeiten eingesetzt werden sollen. Der Managed Service Provider hilft Ihnen dann nicht nur bei der Einführung der passenden Infrastruktur-Strategie, sondern kann auch die Begleitung und Pflege in der ersten Zeit übernehmen. Dadurch lastet nicht die ganze Arbeit auf den Schultern Ihrer zentralen IT.
Managed Service Provider bieten auch neue Perspektiven für interne IT-Administrator:innen. Diese haben nicht immer den umfassenden Überblick über Möglichkeiten, die über das eigene System hinausgehen. Das ist auch nicht überraschend, da sie oft nur das eigene System vor Augen haben. Ein externer Partner kann ihnen neue Perspektiven aufzeigen. Dafür hat die interne IT häufig bessere Branchenkenntnisse, die Dienstleistern fehlen.
Vor- und Nachteile von Managed Services
Unabhängig von den vielen Chancen, die Managed Services Ihrem Unternehmen bieten können, gibt es auch Hürden, die es zu bewältigen gilt. Durch die Auslagerung der gesamten oder Teilen der IT können sich viele Betriebe wieder auf ihre Kernkompetenz konzentrieren. Das ist ein großer Vorteil, wenn Unternehmen Managed Services nutzen. Sie reduzieren ihre wirtschaftlichen und technischen Risiken und gewinnen dadurch freie Ressourcen. Darüber hinaus sind die Kosten für die IT leichter kalkulierbar. Es gibt einen vertraglich festgelegten monatlichen Betrag. Dieser ändert sich nur in Ausnahmefällen. Neben den Kosten sind auch Qualität und Umfang der Dienstleistungen über das Service-Level-Agreement klar geregelt.
Ein Nachteil von Managed Services ist, dass Sie sich dadurch von einem Dienstleister abhängig machen könnten. Insbesondere wenn es sich um unternehmenskritische Anwendungen und Dienstleistungen handelt. Denn wenn der MSP die Leistungen nicht wie vereinbart erbringt, kann das ein Risiko mit sich bringen. Eventuell kommen noch lange Vertragslaufzeiten hinzu. So kann ein Betrieb nicht ohne Weiteres den Anbieter der Managed Services wechseln. Darüber hinaus besteht immer das Risiko, dass unternehmenskritische Daten nach außen gelangen. Daher sollten Sie immer vertraglich festhalten und am besten durch Ihren Rechtsbeistand prüfen lassen, wie Sie solche Risiken vermeiden können.
Fazit
Managed Services stellen für viele Unternehmen eine große Chance dar: sie verschaffen Budget-Sicherheit und Planungs-Sicherheit. Sie können bestimmte Aufgaben der IT abgeben. Dadurch können Sie sich als Unternehmer:in wieder auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren. Ein kompetenter Dienstleister, der nah am Marktgeschehen ist und neuen Technologien zur Verfügung stellen kann, ist möglicherweise eine gute Ergänzung für Ihren Betrieb. Sie sollten aber nicht die Risiken außer Acht lassen. Insbesondere müssen Sie sensible Unternehmensdaten schützen, aber auch unerwünschte Abhängigkeiten von einem Dienstleister nach Möglichkeit vermeiden.
Wenn Sie sich mehr Informationen zu Möglichkeiten von Managed Services wünschen, melden Sie sich gerne bei uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wenn Sie uns erst ein wenig näher kennenlernen wollen, hören Sie gerne in unseren Podcast rein. Die Episode zum Thema Managed Services finden Sie hier: