Heute verlagern sich auch Visitenkarten immer mehr ins Internet. Es zählt analog statt digital. Die eigene E-Mail-Signatur erfüllt heute immer mehr die Funktion einer digitalen Visitenkarte. Wir erklären in diesem Blogbeitrag, wie Sie sich in Ihrem Unternehmen das Leben mit der E-Mail-Signatur einfacher machen können.
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Können Sie sich noch erinnern, als Sie mit einem großen Stapel Visitenkarten nach einer Messe ins Büro gekommen sind? Anschließend waren sie einen Tag lang damit beschäftigt, alle Visitenkarten händisch abzutippen. Viele von Ihnen sind wahrscheinlich zu jung, um das noch selbst mitgemacht zu haben. Und heute läuft der Austausch von Kontakten in den meisten Fällen digital. Heute verlagern sich auch Visitenkarten immer mehr ins Internet. Es zählt analog statt digital. Die eigene E-Mail-Signatur erfüllt heute immer mehr die Funktion einer digitalen Visitenkarte. Wir erklären in diesem Blogbeitrag, wie Sie sich in Ihrem Unternehmen das Leben mit der E-Mail-Signatur einfacher machen können.
Die tägliche Herausforderung im Management von Kontakten
Das Management von Kontakten ist essenziell für erfolgreiches Arbeiten. Zwar finden sich die meisten Kontakte im ERP- oder CRM-System. Doch nicht jeder Kontakt ist ein Kunde oder Lieferant und dort abgespeichert. Die eigene Visitenkarte dabei zu haben und erhaltene Visitenkarten wiederzufinden, kann zur Herausforderung werden. Fakt ist, dass die analogen Visitenkarten immer mehr verschwinden. In vielen Branchen ist es mittlerweile zum Standard gewonnen, Visitenkarten per QR-Code anzubieten. Vom Gegenüber können diese einfach per QR-Code-Scanner am Smartphone abgescannt werden. Schon sind die Kontaktdaten fehlerfrei im eigenen Smartphone abgespeichert und können genutzt werden. Auch neue Mitarbeiter werden heute nicht mehr mit Stapeln an Visitenkarten ausgestattet, sondern stellen sich lieber digital vor.
Die E-Mail Signatur als digitale Visitenkarte
Manche Menschen nutzen die Möglichkeit, ihre eigene digitale Visitenkarte an E-Mails anzuhängen. Der Empfänger kann die Visitenkarte dann einfach herunterladen. Nach dem Abspeichern im persönlichen Adressbuch ist sie jederzeit verfügbar. Die Idee ist zwar pfiffig. In der Praxis wird sie aber von den wenigsten Firmen genutzt. Im Alltag sieht man sie daher nur selten. Was sich heute als Standard etabliert hat, ist die E-Mail-Signatur am Ende einer E-Mail. Sie enthält im Normalfall alle wichtigen Informationen und Kontaktdaten.
Eine E-Mail-Signatur ist heute das digitale Gesicht jedes Unternehmens. Jedes Unternehmen, das seinen Außenauftritt optimieren möchte, sollte auch die Signaturen der eigenen Mitarbeiter im Auge behalten. Es ist heute gängige Praxis, dass die Abteilung Marketing oder Kommunikation eine einheitliche Signatur erstellt. Diese wird zentral allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Jeder Mitarbeiter kann diese Vorlage in sein persönliches Microsoft Outlook-Konto hochladen und dort personalisieren. Als Verantwortlicher für den Außenauftritt des Unternehmens möchte man jedoch nicht, dass Wildwuchs herrscht.
Signaturen automatisieren und standardisieren
Daher sind die automatisierten Tools für das Signaturmanagement ideal, um den Außenauftritt zu vereinheitlichen. Diese Hilfsmittel sorgen dafür, dass jede Signatur, die das Unternehmen verlässt, gleich aussieht. Ein zentrales System stellt sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter E-Mails mit professionellen Signaturen versenden. Und zwar ganz egal, von welchem Endgerät. So ist auch die Qualität der Signatur bei der wachsenden Zahl von E-Mails von Smartphones sichergestellt. Denn bei Smartphones ist das Signaturmanagement komplexer, als in Microsoft Outlook am Laptop.
Außerdem können zusätzliche Informationen zentral an einer Stelle eingepflegt werden. Gerade in großen Unternehmen mit hunderten oder tausenden Mitarbeitern spart das viel Zeit. Viel zu aufwändig wäre es, wenn jeder einzelne seine Signatur ständig anpassen müsste. Doch mit einem zentralen Signaturmanagement lassen sich verschiedene Zusatzinformationen zentral kommunizieren. Das kann die Einladung zur Hausmesse ebenso sein, wie der Weihnachtsgruß oder die Information über eine Auszeichnung. Beim Versenden jeder E-Mail hängt ein Tool automatisch serverseitig die Signatur an. Auch ein Anpassen – je nach Business Unit oder Abteilung – ist möglich.
Die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur
Außerdem sichert das zentrale Management von Signaturen ab, dass alle Pflichtangaben in jeder Signatur vorhanden sind. Zu den Pflichtangaben gehören:
- Der exakte Firmenname inklusive der Geschäftsform wie sie im Handelsregister eingetragen sind
- Ort der Niederlassung mit korrekter Anschrift
- Das zuständige Registergericht mit der Registrierungsnummer des Unternehmens im Handelsregister
- Informationen zu den Gesellschaftsverantwortlichen.
- Bei einer GmbH sind das alle Geschäftsführer.
- Bei einer Aktiengesellschaft sind es alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrates
Als weitere Angaben befinden sich meist folgende Informationen in der Signatur einer ausgehenden E-Mail:
- Name des Versenders
- Adresse
- Telefonnummer (Festnetz und Mobil)
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Berufsbezeichnung und Abteilung
Bei den letztgenannten handelt es sich um keine Pflichtangaben. Sie gehören aber zum guten Ton. Das Logo ist zwar keine Pflichtangabe. Im Sinne eines professionellen Außenauftritts unterstützt aber die Corporate Identity und die Wiedererkennung. Daher sollte es in keiner Signatur fehlen.
Fazit
Die Nutzung eines professionellen Signatur-Management-Systems ist eine kleine, aber feine Erleichterung im beruflichen Alltag. Hier gilt: Alles, was man in einem Unternehmen automatisieren kann, sollte man automatisieren. Mit automatisch generierten Signaturen wird die Kundenansprache verbessert. Sind Sie neugierig auf unsere Dienstleistungen geworden? Dann treten Sie gerne mit uns in Kontakt. Wir sind für Sie da und kompetenter Ansprechpartner für IT-Services: vom Programm für automatisierte E-Mail-Signaturen bis zum Sicherheitscheck in der IT.
Melden Sie sich gerne bei uns. Wir beraten Sie in einem unverbindlichen Beratungsgespräch. Wenn Sie uns erst ein wenig näher kennenlernen wollen, hören Sie gerne in unseren Podcast rein. Die Episode zum Signaturmanagement finden Sie hier: