Tipps für ein Shared-Desk-Konzept

Die optimale Ausstattung für den Arbeitsplatz im Büro

IT-Services

Jeder Handwerker benötigt ordentliches Werkzeug, um seine Arbeit gut zu erledigen. Das gleiche gilt für Menschen, die tagtäglich im Büro am Schreibtisch sitzen. Auch hier sollte die Ausstattung nicht vernachlässigt werden. Denn mit guten Arbeitsmitteln steigt die Motivation und die Arbeit lässt sich schneller und effizienter erledigen. Dieser Beitrag beschreibt, was zu einer guten Ausstattung gehört und wie das Büro der Zukunft mit Shared-Desk ausgestattet ist.

Shared-Desk als Zukunft des Arbeitens

Die Arbeitswelt hat sich verändert. Die Zeiten, in denen jeder Mitarbeiter jeden Tag acht Stunden an seinem Schreibtisch im Büro verbracht hat, scheinen vorerst vorbei zu sein. Für viele Menschen gehört Home Office mittlerweile zum Standard. Oft wird ein Großteil der wöchentlichen Arbeitszeit von zu Hause aus erbracht. Die Arbeitswelt ist flexibler geworden. Das bringt natürlich auch Änderungen in den Büros von Firmen mit sich.

Ein großes Stichwort lautet hier: Shared Desk. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht mehr ihren eigenen Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz im Büro haben, sondern diesen teilen. Das ergibt auch Sinn. Denn die Arbeit hat sich in vielen Fällen nach Hause verlagert. Doch was bedeutet das für Firmen? Denn ein Shared-Desk-Konzept sollte gut umgesetzt sein. Achten Firmen auf ein paar Dinge werden auch die Mitarbeiter das neue Konzept schnell akzeptieren.

Ein ungenutzter Schreibtisch ist für die Kennzahlen der Buchhaltung von Nachteil. Denn es bedeutet Kosten ohne Gegenleistung. Und gerade in Zeiten von steigenden Energiepreisen wäre es auch Verschwendung halbleere Büros zu beheizen.

Was gilt es beim Shared-Desk-Konzept zu beachten?

Beim Shared-Desk-Konzept geht es darum, dass der gleiche Schreibtisch abwechselnd von mehreren Personen genutzt wird. Wichtig ist, dass der Schreibtisch auch so ausgestattet ist, dass dies möglich ist. Für die Mitarbeiter bedeutet dies zum Beispiel, auf persönliche Dinge und Dekoration zu verzichten.

Damit ein Schreibtisch für verschiedene Personen nutzbar ist, sollte er über eine Standardausrüstung verfügen. Dafür empfehlen wir:

  • Zwei Monitore mit einer Größe von 27 Zoll
  • Eine Dockingstation
  • Ein Telefon
  • Eine Maus
  • Eine Tastatur
  • Ein Headset

Monitore, Dockingstation und Telefon verbleiben in der Regel fix am Arbeitsplatz. Den Umgang mit Maus, Tastatur und Headset regeln Firmen unterschiedlich. Bei manchen Firmen gehören diese ebenfalls zur Ausstattung des Arbeitsplatzes. Bei anderen Firmen hat jeder Mitarbeiter ein eigenes Set aus Maus, Tastatur und Headset. In diesem Fall bieten sich abschließbare Schränke an. So müssen Mitarbeiter diese Dinge nicht jedes Mal mit nach Hause nehmen.

Neben der Standardausrüstung ist es auch wichtig auf besondere Belange zu achten. Ein technischer Zeichner benötigt einen oder mehrere Bildschirme mit einer besonders guten Auflösung. Ein solcher Bildschirm wäre aber für einen Vertriebsmitarbeiter überdimensioniert. Manche Mitarbeiter benötigen auch drei Bildschirme. Denn nur so können sie alle wichtigen Programme immer im Blick behalten. Im Prinzip sind die meisten Mitarbeiter mit der Standardausrüstung gut bedient.

Bei der Frage nach der Größe des Schreibtisches gibt es unterschiedliche Auffassungen. Etabliert haben sich Schreibtische mit einer Breite zwischen 1,80 und 2 Metern. Ein derartiger Schreibtisch bietet auf jeden Fall Platz für zwei Monitore, Dockingstation, Tastatur, Maus und Telefon.

Wie läuft die Organisation beim Shared-Desk-System?

Setzen Unternehmen auf ein System aus geteilten Schreibtischen, müssen auch die organisatorischen Rahmenbedingungen dafür erfüllt sein. Bei kleineren Unternehmen klappt es noch, sich abzusprechen. Bei größeren Unternehmen ist ein Buchungssystem wichtig.

Über das System, das es in Desktop- und App-Versionen gibt, können Mitarbeiter Plätze buchen. So ist sichergestellt, dass es auch einen freien Platz im Büro gibt. Vor allem, wenn Unternehmen deutlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter haben, ist so ein System sinnvoll. In der Regel sind es die Tage von Montag bis Donnerstag, die in den Firmen stark frequentiert sind. Der Freitag hat sich schon in vielen Firmen längst als Home-Office-Tag etabliert.

Ein Rat an IT-Entscheider: Wert auf hochwertiges Equipment legen

Damit jeder Mitarbeiter gut arbeiten kann, ist eine gute Ausrüstung wichtig. Dabei lohnt es sich immer, ein paar Euros mehr zu investieren. Die teure Tastatur klappert nicht so wie die billigen. Die teure Maus lässt sich zielgenauer steuern. Bei der Webcam sorgen hochwertigere Modelle für eine bessere Auflösung und damit ein besseres Erscheinungsbild. Wer viel telefoniert, wird ein Headset mit Noise Cancellation und ein vernünftiges Mikrofon zu schätzen wissen. Und auch der Gesprächspartner freut sich über die verbesserte Sprachqualität.

Natürlich ist auch eine gute Softwareausstattung entscheidend. Was Meetings betrifft, hat sich inzwischen Teams zum Standard etabliert. Ein Tipp am Rande: Jedes Unternehmen sollte seinen Mitarbeitern ein Hintergrundbild im Corporate Design für Webmeetings zur Verfügung stellen. Das ist für die Mitarbeiter im Homeoffice wichtig. Denn einerseits schützt es die Privatsphäre. Andererseits sorgt es für einen ordentlichen Eindruck.

Haben Sie Fragen zur Ausstattung Ihrer Büroarbeitsplätze? Fehlen Ihnen noch die passenden IT-Services? Wir beraten Sie gerne zu einer vernünftigen Ausstattung. Wir erklären Ihnen, was gerade „state of the art“ und zukunftsfähig ist. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt zu uns auf. Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch.