Die rechtliche Seite ist damit geklärt. Die praktische Frage steht in den meisten Notariaten noch offen: Welche Technik muss am Platz stehen, welche Reihenfolge gilt im Verfahren, und wer richtet was ein? Dieser Beitrag beantwortet genau das — aus der Sicht eines IT-Dienstleisters, der Notarinnen und Notare bei der Einführung begleitet. Kurz gefasst: Die elektronische Präsenzbeurkundung braucht Signaturkarte, Kartenlesegerät, Unterschriftenpad, einen zweiten Bildschirm und den Zugang zum XNP-Modul eBeurkundung — an jedem Platz, an dem beurkundet wird.

Was die elektronische Präsenzbeurkundung ist — und was sie nicht ist

Die elektronische Präsenzbeurkundung verbindet die persönliche Anwesenheit aller Beteiligten mit der digitalen Erstellung der Urkunde. Alle Beteiligten sind im Raum, die Belehrung läuft wie bisher, das Vorlesen ebenfalls. Die Beurkundung selbst folgt den bekannten Regeln des Beurkundungsgesetzes. Nur die Urkunde bleibt von Anfang bis Ende eine Datei. Die fertige Urkunde wird als PDF gespeichert und in die elektronische Urkundensammlung übernommen; im Elektronischen Urkundenarchiv werden elektronische und papiergebundene Urkundenbestände verwaltet.

Nicht gemeint ist das notarielle Online-Verfahren per Videokommunikation — ein eigener Weg, den das Beurkundungsgesetz seit 2022 in den §§ 16a ff. getrennt regelt und bei dem Urkunden ohne Anwesenheit entstehen. Dort sind die Beteiligten gerade nicht vor Ort. Die elektronische Präsenzbeurkundung setzt weiter voraus, dass alle persönlich erscheinen — sie ändert nur das Medium der Niederschrift, nicht die Form des Zusammentreffens. Diese Unterscheidung ist im Alltag wichtig, weil Mandanten die elektronische Präsenzbeurkundung und das Online-Verfahren regelmäßig verwechseln.

Der Gesetzgeber hat damit einen Medienbruch beseitigt, der bisher jede Beurkundung begleitete: erstellen am Bildschirm, ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen. Genau diese Schleife entfällt. Für die Weiterverarbeitung heißt das: Elektronische Urkunden gehen ohne Zwischenschritt an Gerichte, an Behörden und in den elektronischen Handelsregisterverkehr, der in der Praxis der häufigste Anwendungsfall ist. Auch bei den Gerichten entfällt der Umweg über Papier. Das ist der eigentliche Beitrag dieser Regelung zur Digitalisierung des Notariats — und der Teil der Digitalisierung, den Ihre Mandanten im Termin bemerken.

Was das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung geändert hat

Das Gesetz ist am 29. Dezember 2025 in Kraft getreten, verkündet im Bundesgesetzblatt unter der Nr. 320 (BGBl. 2025 I Nr. 320). Es ändert das Beurkundungsgesetz an einer Stelle, die für den Alltag alles entscheidet: Nach § 8 Absatz 2 BeurkG kann die Niederschrift über die Verhandlung als elektronisches Dokument aufgenommen werden. Damit ist die Beurkundung erstmals im Präsenztermin ohne Papier möglich — elektronische Niederschriften gab es schon vorher, aber nur im Online-Verfahren per Videokommunikation (§§ 16a ff. BeurkG, seit 2022).

Für Ihr Haus ist vor allem eines wichtig: Das Gesetz gibt Ihnen ein Recht, keine Pflicht — es verpflichtet Notarinnen und Notare zu nichts. Notarinnen und Notare entscheiden selbst, ab wann und für welche Geschäfte sie elektronisch beurkunden. Ob ein Notariat früh einsteigt, hängt vor allem vom Geschäftsanfall und den internen Abläufen ab. Die Einführung im eigenen Haus ist damit vor allem eine Frage der Vorbereitung — und die ist technischer Natur. Wann diese Einführung sinnvoll ist, entscheidet der Geschäftsanfall, nicht das Gesetz.

Rechtsgrundlagen auf einen Blick

Das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung hat die Normen dafür an fünf Stellen im Beurkundungsgesetz verankert. Wenn Ihr Softwarehaus oder Ihre Kammer auf eine Fundstelle verweist, steht sie in aller Regel in dieser Tabelle. Die fünf Normen bilden den Vorgang von der Aufnahme bis zur Verwahrung ab.

Nicht zu verwechseln: § 39a BeurkG regelt elektronisch errichtete Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse im Sinne des § 39. Die elektronische Niederschrift über eine Verhandlung richtet sich dagegen nach § 8 Abs. 2 sowie §§ 13a und 13b BeurkG.

Der Ablauf: sieben Schritte in fester Reihenfolge

Die elektronische Präsenzbeurkundung folgt im Ablauf einer Kette, in der jeder Schritt technisch auf dem vorherigen aufsetzt. Diese Reihenfolge ist der eigentliche Unterschied zur Papierform — im Verfahren selbst ändert sich für die Beteiligten wenig.

1. Entwurf in der Notarsoftware erstellen. Der Entwurf der Urkunde entsteht wie gewohnt in TriNotar oder Ihrer sonstigen Fachsoftware; das Gesetz macht dazu keine Vorgaben. Neu ist, dass die Datei den Vorgang bis zum Ende begleitet.
2. Vorgang im XNP-Modul eBeurkundung anlegen. Das Modul der Bundesnotarkammer ist die technische Grundlage für die Beurkundung auf elektronischem Weg. Ohne diese Einrichtung startet kein Verfahren. Es muss vor der ersten Beurkundung eingerichtet und mit Ihrem Notariat verbunden sein.
3. Urkunde am Bildschirm vorlesen und erörtern. Die Beteiligten müssen den Text der Urkunde mitlesen können. In der Praxis heißt das: ein zweiter Bildschirm am Beurkundungstisch, groß genug für zwei bis vier Personen.
4. UVZ-Nummer vergeben und einfügen. Die Nummer aus dem Urkundenverzeichnis muss vor der Signatur im Dokument stehen. Wer sie vergisst, muss den Signaturvorgang wiederholen.
5. Beteiligte unterschreiben elektronisch. Die Unterschriften werden über ein Unterschriftenpad erfasst und der Urkunde zugeordnet. Jeder Beteiligte unterschreibt einzeln.
6. Notarinnen und Notare signieren mit der qualifizierten elektronischen Signatur. Die qeS wird mit der Signaturkarte und einem Kartenlesegerät erzeugt. Sie schließt das Verfahren ab und sichert die Integrität des Dokuments.
7. Urkunde in das Elektronische Urkundenarchiv übernehmen. Die signierte Datei wandert in die elektronische Urkundensammlung; Ausfertigungen und Abschriften entstehen aus dem Dokument heraus.

Für die elektronische Präsenzbeurkundung ist Schritt 4 der kritische Punkt. Nach der Signatur ist das PDF versiegelt — jede spätere Änderung, auch eine Korrektur an einer Anlage, bedeutet einen neuen Signaturvorgang. Deshalb gehört diese Reihenfolge als Checkliste an jeden Beurkundungsplatz, nicht ins Handbuch. Wie sich das mit Ihrer Fachsoftware verzahnt, steht bei unseren TriNotar-Leistungen.

Wenn Sie die sieben Schritte vor dem ersten Termin am realen Arbeitsplatz testen möchten, nutzen Sie unseren Technik-Check fürs Notariat.

Ausstattung: was an jedem Beurkundungsplatz stehen muss

Die Ausstattung entscheidet, ob die elektronische Präsenzbeurkundung im Alltag trägt. Ein Platz, an dem ein Gerät fehlt, ist kein Beurkundungsplatz — er ist eine Terminfalle.

Sinnvoll ist, diese Liste vor der Einführung der elektronischen Beurkundung einmal pro Platz durchzugehen und schriftlich festzuhalten, was fehlt. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten: Unser Technik-Check fürs Notariat geht genau diese Punkte mit Ihnen durch.

Papierform und elektronische Urkunde im Vergleich

Zeit spart die elektronische Präsenzbeurkundung weniger im Termin selbst als danach. Das Einscannen entfällt, die Weiterverarbeitung startet sofort, und der Umlauf mit Gerichten und Behörden verkürzt sich auf einen Vorgang in der Software. Mit den Grundlagen dazu befasst sich auch unser Beitrag zur digitalen Akte im Notariat.

Was mit der elektronischen Urkunde danach passiert

Mit der Signatur ist der Termin beendet, das Verfahren aber nicht. Die elektronische Urkunde geht in die elektronische Urkundensammlung innerhalb des Elektronischen Urkundenarchivs. Dort wird sie nach den gesetzlichen Vorgaben verwahrt. Das Urkundenverzeichnis führt den Nachweis dazu — für elektronische Urkunden ebenso wie für die Urkunden auf Papier. Die laufende Nr. im Verzeichnis bleibt dabei die gewohnte.

Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften entstehen aus dem elektronischen Dokument heraus. Sie können elektronisch erteilt oder auf Papier ausgegeben werden — je nachdem, was der Empfänger benötigt, bei Gerichten in aller Regel elektronisch. Für die Beteiligten ändert sich damit im Ergebnis wenig; für die Abläufe im Notariat ändert sich der Aufwand spürbar.

Der größte Effekt liegt in der Weitergabe. Elektronische Urkunden lassen sich unmittelbar an das Registergericht übermitteln, und der elektronische Handelsregisterverkehr ist in der Praxis der häufigste Anwendungsfall, für den Notarinnen und Notare die elektronische Präsenzbeurkundung einsetzen. Auch im Verkehr mit Gerichten und Behörden entfällt der Umweg über Papier: kein Ausdruck, kein Postweg, kein erneutes Einscannen beim Empfänger. Die Urkunde kommt dort in dem Format an, in dem sie entstanden ist. Wer regelmäßig mit Nachlassgerichten, Grundbuchämtern oder Registergerichten arbeitet, spart damit einen kompletten Arbeitsschritt je Vorgang.

Ein Nebeneffekt betrifft die Aktenführung. Wenn Urkunden ohnehin elektronisch entstehen, lohnt es sich, die übrige Aktenführung im gleichen Zug anzusehen — sonst ist der Medienbruch nur verschoben. Die Digitalisierung endet nicht an der Urkunde: Posteingang, Akte und Archiv gehören in dieselbe Betrachtung. Für die Digitalisierung im Notariat ist die Beurkundung der Schritt, der den Alltag am sichtbarsten verändert.

Wo es in der Praxis klemmt

Die Einführungen scheitern selten am Verfahren — häufiger sind es mehrere kleine technische Lücken, die zusammen erst im Termin sichtbar werden.

Das folgende Szenario ist ein Muster für den Technik-Check und kein belegter Kundenfall: Ein Notariat hat drei Beurkundungsplätze, aber nur an einem Platz ein Kartenlesegerät. Der Treiber für das Unterschriftenpad fehlt im Terminalserver-Profil, das Pad wird also nur lokal erkannt. Gleichzeitig liegt die Notarsoftware hinter dem für das eBeurkundungs-Modul benötigten Versionsstand. Keiner dieser Punkte ist für sich dramatisch; zusammen würden sie den ersten Termin unterbrechen.

Der sichere Ablauf wäre, die Ausstattung je Platz zu vereinheitlichen, den Pad-Treiber im richtigen Benutzerprofil bereitzustellen und den Softwarestand vorab zu aktualisieren. Danach folgt eine Testbeurkundung vor dem ersten echten Termin. Die Signatur-Reihenfolge gehört anschließend als Checkliste an jeden Platz.

Was wir vor der Einführung sonst regelmäßig sehen: abgelaufene Zertifikate, ein zweiter Bildschirm, den man vom Besucherstuhl aus nicht lesen kann, und Sicherungen, die zwar laufen, aber nie zurückgespielt wurden. Die Einführung ist ein guter Anlass, das mitzuprüfen — Näheres dazu in unserer IT-Checkliste fürs Notariat.

Wer macht was

Die Zuständigkeiten verteilen sich auf vier Seiten. Diese Verteilung vor der Einführung zu klären, spart die meisten Rückfragen — das Gesetz regelt sie nicht.

In der Praxis ist die vierte Zeile die, die am häufigsten offen bleibt. Gesetz und Software sind geregelt — die Arbeitsplätze bleiben liegen. Das Gesetz beantwortet keine Hardwarefrage. Genau dort setzt unsere IT-Beratung für Notariate an, und für den laufenden Betrieb der Fachsoftware unsere TriNotar-Leistungen.

Was elektronisch nicht geht

Nicht jede Urkunde gehört in die elektronische Form. § 31 BeurkG lautet: „Über die Errichtung einer Verfügung von Todes wegen soll keine elektronische Niederschrift aufgenommen werden.“ Das ist eine Soll-Vorschrift, kein Verbot — für die Praxis heißt es trotzdem: Testament und Erbvertrag entstehen weiter in Papierform. Auch bei der Verwahrung solcher Urkunden gelten die bisherigen Vorschriften.

Praktisch heißt das: Ihr Notariat führt beide Wege parallel. Der Weg über die Papierform verschwindet nicht, er wird zur Ausnahme für bestimmte Geschäfte. Für alle übrigen Geschäfte ist die elektronische Präsenzbeurkundung der Regelweg, den Notarinnen und Notare wählen können. Wer Abläufe umstellt, sollte deshalb von Anfang an beschreiben, welches Geschäft auf welchem Weg läuft. Das ist auch eine Frage der Nachweisführung — dazu passt unser Beitrag zur IT-Compliance im Notariat.

So gehen Sie die Umstellung an

Für ein Notariat mit zwei bis fünf Beurkundungsplätzen ist die Einführung ein Vorhaben von überschaubarer Größe. Der Weg dorthin hat allerdings eine feste Reihenfolge, und die lässt sich nicht abkürzen.

1. Bestand aufnehmen. An welchen Plätzen wird beurkundet? Was steht dort heute, was fehlt?
2. Signaturkarten beantragen. Der Weg über die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer braucht Vorlauf — dieser Schritt gehört an den Anfang.
3. XNP-Modul einrichten. Zugang, Zertifikate, Freigaben im Netzwerk.
4. Softwarestand prüfen und aktualisieren. Erst danach ist das Zusammenspiel testbar.
5. Testbeurkundung durchführen. Mit echten Geräten, echtem Profil, echtem Ablauf, wie ihn die elektronische Präsenzbeurkundung vorsieht — nur ohne Beteiligte.
6. Team einweisen. Vor allem auf die Reihenfolge im Verfahren: UVZ-Nummer vor der Signatur.
7. Checkliste am Platz hinterlegen. Ein Blatt, sieben Zeilen, sichtbar. Mehr Digitalisierung braucht der Einstieg in die elektronische Beurkundung nicht.

Wo die Digitalisierung ohnehin auf dem Prüfstand steht, lohnt der Blick auf die Grundlagen dahinter — etwa auf die Frage, was in die Cloud im Notariat gehört und was besser lokal bleibt, oder auf die IT-Sicherheit für Notariate rund um Signatur und Archiv. Einen Überblick über Ihr Haus insgesamt gibt der Beitrag digitales Notariat.

Häufige Fragen

Umstellung im Notariat: der nächste Schritt

Die elektronische Präsenzbeurkundung einzuführen ist kein Großprojekt. Das Gesetz zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung ist seit acht Monaten in Kraft; was jetzt fehlt, ist selten Recht und fast immer Technik. Es ist eine Kette kleiner technischer Voraussetzungen, die zusammenpassen müssen — und die man einmal sauber einrichtet, statt sie im Termin zu entdecken. Wir sitzen in Sankt Augustin, arbeiten für Notarinnen und Notare im Raum Köln/Bonn und bundesweit, und richten genau die Plätze ein, an denen die elektronische Präsenzbeurkundung läuft.

Sie möchten wissen, wo Ihr Notariat steht? Wir sehen uns Ihre Beurkundungsplätze an und sagen Ihnen, was fehlt. Wenn Sie zuerst nur den Softwareteil klären wollen, finden Sie die Möglichkeiten rund um TriNotar auf unserer Leistungsseite; für Termine vor Ort im Raum Bonn sind wir schnell da. Alle Angebote für Notariate finden Sie im Notariats-Bereich.

Der Beitrag Elektronische Präsenzbeurkundung: welche Technik Ihr Notariat braucht erschien zuerst auf HTH Computer.

Wichtig ist die Abgrenzung: IT-Compliance ist nicht dasselbe wie IT-Sicherheit. Compliance beantwortet die Frage, welche rechtlichen Vorgaben gelten. IT-Sicherheit ist das technische Wie — Firewall, Verschlüsselung, Backup, Zugriffsschutz. Die technischen Maßnahmen sind die Brücke, nicht das Thema dieses Beitrags. Wir betreuen über 100 Notariate bundesweit und übersetzen an genau dieser Schnittstelle die rechtlichen Vorgaben in nachweisbare IT-Abläufe.

Was IT-Compliance im Notariat umfasst

Die IT-Compliance im Notariat speist sich aus drei Rechtsquellen, die nebeneinander gelten und sich ergänzen. Wer nur an den Datenschutz denkt, übersieht das Berufsrecht — und umgekehrt.

Das notarielle Berufsrecht macht die IT-Compliance im Notariat strenger als in fast jeder anderen Branche. Ein Notariat verarbeitet keine gewöhnlichen Kundendaten, sondern Tatsachen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Deshalb reicht es nicht, die DSGVO abzuarbeiten. Die Bundesnotarordnung setzt zusätzliche, eigene Anforderungen an den Umgang mit Daten und an die Zusammenarbeit mit jedem externen Dienstleister.

Von der IT-Sicherheit unterscheidet sich die Compliance in der Blickrichtung. Die IT-Sicherheit für Notariate beschreibt die technischen Schutzmaßnahmen. Die Compliance beschreibt die rechtlichen Pflichten, die diese Maßnahmen erst erforderlich machen. Beide greifen ineinander, aber sie beantworten verschiedene Fragen.

Verschwiegenheitspflicht und IT-Dienstleister

Der sensibelste Punkt der IT-Compliance im Notariat ist die Einbindung eines externen IT-Dienstleisters: Wer die IT eines Notariats betreut, kommt zwangsläufig mit Daten in Berührung, die dem Berufsgeheimnis unterliegen.

Die Verschwiegenheitspflicht nach § 18 BNotO

Grundlage ist § 18 Abs. 1 BNotO: „Der Notar ist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Diese Pflicht bezieht sich auf alles, was ihm bei Ausübung seines Amtes bekannt geworden ist.“ Diese Verschwiegenheit reicht weit. Sie erfasst nicht nur den Inhalt der Urkunden, sondern jede Tatsache, die Notarinnen und Notaren im Amt bekannt wird — bis hin zur Frage, wer überhaupt Beteiligter eines Anliegens ist.

Der IT-Dienstleister als Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB

Das Strafrecht verstärkt diese Pflicht. Notarinnen und Notare sind in § 203 Abs. 1 StGB ausdrücklich als Berufsgeheimnisträger benannt, neben Rechtsanwälten, Steuerberatern und Ärzten. Wer ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, das ihm in dieser Eigenschaft bekannt geworden ist, macht sich strafbar.

Für die IT ist entscheidend, was seit der Reform von 2017 gilt. Nach § 203 Abs. 3 StGB darf ein Berufsgeheimnisträger fremde Geheimnisse gegenüber Personen offenbaren, die an seiner beruflichen Tätigkeit mitwirken — soweit dies für die Inanspruchnahme dieser Tätigkeit erforderlich ist. Ein IT-Dienstleister ist eine solche mitwirkende Person; erst dadurch ist die Weitergabe geschützter Kenntnisse an ihn als Dritten überhaupt zulässig — und nur, soweit sie erforderlich ist. Die Kehrseite steht in § 203 Abs. 4 StGB: Die mitwirkende Person macht sich selbst strafbar, wenn sie ein so bekannt gewordenes Geheimnis unbefugt offenbart. Der IT-Dienstleister trägt also eine eigene strafrechtliche, nicht nur vertragliche Verantwortung.

Die notwendige Zusatzvereinbarung nach § 26a BNotO

Das Berufsrecht zieht daraus eine klare Konsequenz. § 26a BNotO regelt, unter welchen Bedingungen Notarinnen und Notare einem Dienstleister Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnen dürfen. Für allgemeine Dienstleistungen wie die IT-Betreuung ist nach § 26a Abs. 1 BNotO keine Einwilligung der Beteiligten nötig — der Zugang muss aber für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich sein. Im Gegenzug verlangt das Gesetz eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und eine in Textform fixierte Vereinbarung.

Diese Zusatzvereinbarung ist keine Formsache, sondern die zentrale Compliance-Pflicht bei der Zusammenarbeit mit dem Systemhaus. § 26a Abs. 3 BNotO schreibt vor, was der Vertrag in Textform enthalten muss.

Auch jede Weitergabe der Daten an Dritte unterliegt derselben Verschwiegenheitsverpflichtung. Nach § 26a Abs. 2 BNotO muss die Zusammenarbeit sogar beendet werden, wenn die Einhaltung dieser Vorgaben nicht mehr gewährleistet ist. Eine reine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO genügt hier nicht — sie deckt den Datenschutz ab, aber nicht die berufsrechtliche Verschwiegenheit und die Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Beide Ebenen gehören in den Vertrag. Wie das bei großen Anbietern aussieht, zeigt die „Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger“, die für den Einsatz von Microsoft 365 nötig ist — wir haben sie im Beitrag zur Cloud im Notariat im Detail beschrieben.

AVV, § 26a-Vereinbarung oder Verschwiegenheitsverpflichtung? Drei Instrumente, die oft verwechselt werden

Rund um die Verschwiegenheit im Notariat kursieren drei Instrumente, die ständig durcheinandergeraten. Sie haben unterschiedliche Adressaten und unterschiedliche Rechtsgrundlagen — und keines ersetzt das andere.

Der häufigste Fehler: Man schließt mit dem IT-Dienstleister nur einen AVV ab und hält den Datenschutz damit für erledigt. Der AVV lässt aber die berufsrechtliche Verschwiegenheit offen — dafür braucht es zusätzlich die § 26a-Zusatzvereinbarung. In der Praxis werden AVV und § 26a-Vereinbarung oft in einem Dokument zusammengeführt. Die Verpflichtung der eigenen Mitarbeiter steht davon getrennt: Nach § 26 BNotO hat der Notar die von ihm beschäftigten Personen bei der Einstellung nach dem Verpflichtungsgesetz förmlich zu verpflichten — mit besonderem Hinweis auf die Verschwiegenheitspflicht des § 18 BNotO.

Datenschutz im Notariat: Rollen, Rechtsgrundlage und Daten

Neben dem Berufsrecht gilt die DSGVO uneingeschränkt. Der Datenschutz im Notariat definiert, wer für die personenbezogenen Daten verantwortlich ist, auf welcher Rechtsgrundlage Notare verarbeiten und welche technischen Maßnahmen sie dafür brauchen. Er schützt die Rechte der Beteiligten, deren Daten das Notariat verarbeitet.

Notarinnen und Notare als Verantwortliche

Datenschutzrechtlich sind Notarinnen und Notare Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Das Notariat entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten und trägt damit die volle datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit — auch dann, wenn ein externes Systemhaus die Technik betreut. Der IT-Dienstleister handelt in diesem Rahmen als Auftragsverarbeiter oder, im berufsrechtlichen Sinne, als mitwirkende Person. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit und für die Rechte der betroffenen Personen bleibt beim Notariat.

Als Organ der vorsorgenden Rechtspflege stützt ein Notariat seine Datenverarbeitung nicht auf eine Einwilligung der Beteiligten, anders als ein gewöhnliches Unternehmen. Die Rechtsgrundlage ergibt sich regelmäßig aus einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und aus der Wahrnehmung öffentlicher Gewalt nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Die Beurkundung ist eine gesetzliche Aufgabe der vorsorgenden Rechtspflege, keine freiwillige Dienstleistung — und die Verarbeitung der Daten folgt aus dieser Aufgabe.

Welche Daten ein Notariat verarbeitet

Ein Notariat verarbeitet in großem Umfang personenbezogene Daten der Beteiligten. Dazu gehören Name, Geburtsdatum und Geburtsort, die Angaben aus dem Personalausweis, Grundstücks- und Registerdaten, Bankdaten für den Vollzug sowie Angaben zu Vermögen und Familienstand. In bestimmten Fällen kommen besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO hinzu — etwa Gesundheitsdaten in einer Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung. Gerade diese Daten machen die hohen Anforderungen an den Datenschutz im Notariat verständlich.

Daraus folgt eine praktische Pflicht: Nach Art. 30 DSGVO muss das Notariat ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen. Die bekannte Ausnahme für Stellen mit weniger als 250 Mitarbeitern hilft dem Notariat nicht weiter, denn sie greift nach Art. 30 Abs. 5 DSGVO nicht, wenn die Verarbeitung ein Risiko für die Rechte der Beteiligten birgt, nicht nur gelegentlich erfolgt oder besondere Kategorien betrifft. Beides trifft auf ein Notariat zu. Das Verzeichnis ist damit Pflicht, nicht Kür.

Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO

An dieser Stelle trifft die Compliance auf die IT-Sicherheit. Art. 32 Abs. 1 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um für die personenbezogenen Daten ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Das Gesetz nennt dafür vier Bausteine:

• Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten
• Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme auf Dauer
• Wiederherstellbarkeit der Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall
• Regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit dieser Maßnahmen

Diese vier Punkte sind die Nahtstelle zwischen Recht und Technik. Verschlüsselung, ein belastbares Backup und ein Berechtigungskonzept sind keine reine IT-Frage — sie erfüllen eine gesetzliche Pflicht. Wie diese Maßnahmen im Notariat konkret aussehen, zeigt unser Überblick zur IT-Sicherheit.

Betroffenenrechte, Aufbewahrung und Löschung im Notariat

Auch im Notariat haben die Beteiligten die Rechte der betroffenen Personen aus der DSGVO — auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Anders als in einem gewöhnlichen Unternehmen sind diese Rechte aber durch die Amtspflichten geformt. Die Verschwiegenheit, die Unveränderlichkeit der Urkunde und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen setzen ihnen enge Grenzen.

Besonders wichtig ist das Recht auf Löschung. Nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entfällt die Löschpflicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung öffentlicher Gewalt erforderlich ist. Genau das ist im Notariat der Regelfall: Urkunden und Verzeichnisse unterliegen langen, gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Die konkreten Fristen regelt § 50 NotAktVV; sie reichen je nach Dokument bis zu 100 Jahre. Ein Löschverlangen der betroffenen Person hebt diese Fristen nicht auf.

Für die IT-Compliance folgt daraus eine klare Regel. Ein Löschkonzept im Notariat darf die Daten nicht nach pauschalen Fristen löschen, sondern muss die berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abbilden. Wer personenbezogene Daten zu früh löscht, verletzt die Aufbewahrungspflicht; wer sie ohne Rechtsgrundlage zu lange vorhält, verletzt den Datenschutz. Ein tragfähiges Löschkonzept unterscheidet deshalb sauber zwischen Urkunden, Verzeichnissen und Nebenakte — jede Kategorie hat ihre eigene Aufbewahrungsfrist.

Datenschutzbeauftragter im Notariat: ab wann Pflicht?

Eine der häufigsten Fragen zum Datenschutz im Notariat lautet, ob ein Notariat einen Datenschutzbeauftragten benennen muss. Die Antwort ergibt sich aus zwei Normen, die nebeneinander gelten.

Nach § 38 Abs. 1 BDSG muss eine nichtöffentliche Stelle einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn sie in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt. Die meisten Notare und Notarinnen führen kleinere Notariate und liegen unter dieser Schwelle. Für sie besteht aus der 20-Personen-Schwelle des BDSG allein keine Benennungspflicht. Unabhängig von der Kopfzahl kann eine Benennungspflicht aber bestehen, wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist (§ 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG) — das ist im Einzelfall zu prüfen.

Hinzu kommt Art. 37 DSGVO. Nach dessen Absatz 1 lit. b und c ist ein Datenschutzbeauftragter unter anderem dann verpflichtend, wenn die Kerntätigkeit in einer umfangreichen regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht oder in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten. Beides ist die Ausnahme, nicht der Regelfall eines Notariats — die Kerntätigkeit ist die Beurkundung, nicht die Überwachung. Ein typisches kleineres Notariat muss deshalb meist keinen Datenschutzbeauftragten benennen.

Zwei Dinge bleiben festzuhalten. Erstens ist eine freiwillige Benennung jederzeit möglich und in sensiblen Konstellationen sinnvoll. Zweitens — und das ist der entscheidende Punkt — gelten die materiellen Datenschutzpflichten zum Schutz der Rechte der Beteiligten unabhängig davon. Ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist oder nicht: Das Verzeichnis nach Art. 30, die technischen Maßnahmen nach Art. 32 und die Rechenschaftspflicht bleiben bestehen.

Aufsicht und Prüfungen im Notariat

Die Einhaltung dieser Vorgaben wird kontrolliert. Nach § 93 BNotO obliegt den Aufsichtsbehörden die regelmäßige Prüfung und Überwachung der Amtsführung der Notare. Bei einem neu bestellten Notar findet die erste Prüfung innerhalb der ersten zwei Jahre statt; zusätzliche Zwischenprüfungen und Stichproben sind ohne besonderen Anlass zulässig. Diese Geschäftsprüfung umfasst in der Praxis auch, wie das Notariat mit Akten, Daten und der eingesetzten IT umgeht.

Neben der berufsrechtlichen Dienstaufsicht steht die datenschutzrechtliche Aufsicht durch die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Für das Notariat heißt das: Es muss jederzeit nachweisen können, dass es die DSGVO-Pflichten erfüllt. Genau dafür sind das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die dokumentierten technischen Maßnahmen und die Zusatzvereinbarung mit dem IT-Dienstleister da. Compliance ist ohne diesen Nachweis nicht belegbar — und ein Nachweis, den niemand dokumentiert hat, existiert im Ernstfall nicht.

Typische Compliance-Lücken aus der Praxis

Hier sind ein paar typische Lücken, die entstehen können, wenn im Alltag niemand die rechtliche und die technische Seite zusammenführt.

• Keine Zusatzvereinbarung mit dem IT-Dienstleister. Der bisherige Betreuer hat vollen Zugriff, aber kein Vertrag regelt Verschwiegenheit, Belehrung, die Weitergabe an Dritte und Zugangsbegrenzung nach § 26a BNotO.
• Akten in einer beliebigen Cloud. Die führende elektronische Akte gehört nach § 35 BNotO in die Geschäftsstelle, nicht dauerhaft in einen frei gewählten Cloud-Speicher.
• Kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Die Pflicht nach Art. 30 DSGVO wird übersehen, weil die 250-Mitarbeiter-Ausnahme falsch verstanden wird.
• Technische Maßnahmen nicht dokumentiert. Verschlüsselung und Backup sind vorhanden, aber nirgends als Erfüllung von Art. 32 DSGVO festgehalten.
• Unverschlüsselte E-Mail an Beteiligte. Sensible Dokumente gehen offen heraus, obwohl der E-Mail-Datenschutz eine gesicherte Übermittlung verlangt.
• Mitarbeiter nicht förmlich verpflichtet. Die Verschwiegenheit endet nicht beim Notar — auch das Team muss nachweisbar verpflichtet sein.
• Kein Löschkonzept. Es fehlt eine Regel, die die berufsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abbildet — pauschales Löschen nach DSGVO-Fristen verletzt die Aufbewahrungspflicht.

Wer diese Lücken schließt, hat den Kern der IT-Compliance im Notariat erledigt. Für die sichere Kommunikation mit Gerichten und Behörden über das besondere elektronische Notarpostfach beN lohnt der Blick in unseren Beitrag zum elektronischen Rechtsverkehr.

Häufige Fragen zur IT-Compliance im Notariat

IT-Compliance im Notariat mit HTH aufsetzen

IT-Compliance im Notariat verbindet Datenschutz, Berufsrecht und IT-Sicherheit. Genau an dieser Schnittstelle arbeiten wir: HTH betreut über 100 Notariate bundesweit und bringt die rechtlichen Vorgaben mit der eingesetzten Technik in Einklang — von der Zusatzvereinbarung über das Berechtigungskonzept bis zur dokumentierten Erfüllung von Art. 32 DSGVO. Wir kennen die Anbindung an TriNotar und den elektronischen Rechtsverkehr aus der täglichen Praxis.

Einen Überblick über alle IT-Leistungen für Notariate finden Sie auf unserer Seite für Notare sowie unter IT-Lösungen für Notariate und Kanzleien. Wenn Sie die IT-Compliance in Ihrem Notariat prüfen oder sauber aufsetzen möchten, sprechen Sie kurz mit uns.

Der Beitrag IT-Compliance im Notariat: DSGVO, Berufsrecht und die Pflichten beim IT-Dienstleister erschien zuerst auf HTH Computer.

Für Notarinnen und Notare ist die digitale Akte damit kein Zukunftsprojekt mehr, sondern gelebte Praxis. Die eigentliche Frage lautet nicht mehr ob, sondern wie sicher und wie strukturiert. Dieser Beitrag erklärt den rechtlichen Rahmen, den Unterschied zur E-Akte der Verwaltung und den praktischen Weg zur elektronischen Aktenführung im Notariat. Wir betreuen über 100 Notariate bundesweit und übersetzen die Vorgaben der Bundesnotarkammer in konkrete IT-Abläufe.

Was ist die digitale Akte im Notariat?

Die digitale Akte im Notariat bündelt alle elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse einer notariellen Amtstätigkeit. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei klar zwischen den zwingend elektronischen Verzeichnissen und der optional elektronischen Nebenakte.

Zwingend elektronisch geführt werden seit 2022 das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis. Das elektronische Urkundenverzeichnis hat die frühere Urkundenrolle sowie das Namens- und Erbvertragsverzeichnis abgelöst. Es ist heute der zentrale Nachweis über die Urkunden eines Notariats. Im Urkundenverzeichnis erfasst die Notarin oder der Notar die wesentlichen Daten jedes Amtsgeschäfts — die Beteiligten und den Gegenstand des Rechtsgeschäfts. Diese Digitalisierung der Verzeichnisse war der erste Schritt der elektronischen Aktenführung im Notariat.

Die Niederschriften der Urkunden wandern als qualifiziert elektronisch signierte Dokumente in die elektronische Urkundensammlung. Jede neu errichtete Urkunde wird von der Notarin oder dem Notar gescannt, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, verschlüsselt und an das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer übermittelt. Die elektronischen Dokumente bleiben so über die gesamte Verwahrung beweiskräftig. Bereits bei der Errichtung der Urkunde entstehen strukturierte Daten für das Verzeichnis. Die Papierurkunden bleiben vorerst das Original, dürfen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren aber vernichtet werden. Für die Digitalisierung der Urkunden gelten strenge Vorgaben an Format, elektronische Signatur und Übermittlung.

Die digitale Akte im Notariat ist damit mehr als ein gescanntes Dokument. Sie ist ein rechtssicheres System aus Verzeichnissen, Urkundensammlung und Nebenakte — mit klaren Vorgaben zu Signatur, Speicherort und Verwahrung. Die Digitalisierung betrifft jede Notarin und jeden Notar, unabhängig von der Größe des Notarbüros. Für jeden Notar bedeutet diese Arbeit vor allem eine strukturierte, sichere Ablage der elektronischen Dokumente.

Digitale Akte im Notariat vs. E-Akte der Verwaltung

Der Begriff E-Akte führt regelmäßig zu Verwechslungen. Die elektronische Akte der öffentlichen Verwaltung und die digitale Akte im Notariat verfolgen unterschiedliche Ziele und beruhen auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.

Die E-Akte der Verwaltung dient der medienbrucharmen Bearbeitung behördlicher Vorgänge. Sie basiert auf dem E-Government-Recht und wird für Behörden ab 2026 zunehmend zur Pflicht. In der Justiz regeln eigene Vorschriften die elektronische Aktenführung bei Gerichten. Beide Welten optimieren interne Abläufe und den Austausch zwischen Verwaltungsbehörden.

Die digitale Akte im Notariat folgt dagegen der NotAktVV und der Bundesnotarordnung. Ihr Maßstab ist nicht Effizienz, sondern die Beweiskraft der elektronischen Dokumente, ihre Unversehrtheit und die Langzeitverwahrung der Urkunden über 100 Jahre. Die Anforderungen an die elektronische Signatur, an die Verschlüsselung und an den Speicherort der elektronischen Akten sind strenger als in vielen Verwaltungen. Für den Notar oder die Notarin ist die digitale Akte deshalb kein reines IT-Thema, sondern eine Amtspflicht.

Den allgemeinen Begriff der E-Akte in Verwaltung und Justiz behandeln wir in einem eigenen Grundlagen-Beitrag. Dieser Artikel bleibt konsequent bei der notariellen Sicht. Wer die Digitalisierung im Notariat breiter einordnen möchte, findet den Überblick zum digitalen Notariat an anderer Stelle.

Der rechtliche Rahmen: Verzeichnisse, Urkundensammlung und Verwahrung

Grundlage der elektronischen Aktenführung ist die NotAktVV — die Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. Sie regelt gemeinsam mit § 35 BNotO, welche Dokumente der elektronischen Aktenführung unterliegen und wo die elektronischen Akten und Urkunden gespeichert sein müssen. Jeder Notar und jede Notarin trägt die Verantwortung für die richtige Umsetzung im eigenen Notarbüro.

Das elektronische Urkundenarchiv wird zentral von der Bundesnotarkammer betrieben. Dorthin übermittelt jede Notarin und jeder Notar die elektronischen Dokumente der Urkundensammlung. Die Niederschriften liegen im Format PDF/A vor, sind qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt. So bleiben Authentizität und Integrität der Urkunden über die gesamte Verwahrung gesichert. Der Notar bleibt für die Richtigkeit der elektronischen Aktenführung verantwortlich, auch wenn die Speicherung im elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer liegt.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 50 NotAktVV, die Verlängerung der Nebenakte-Frist aus § 52 NotAktVV. Sie fallen je nach Dokumententyp sehr unterschiedlich aus.

Die lange Verwahrung ist der Grund, warum an die digitale Akte im Notariat so hohe technische Anforderungen gestellt werden. Ein Dokument, das ein Jahrhundert lesbar und beweiskräftig bleiben muss, verträgt keine Medienbrüche und keine ungesicherte Speicherung. Schon ein einziger Medienbruch kann die Beweiskraft gefährden. Die langfristige Archivierung der Daten stellt hohe Ansprüche an Format und Sicherheit. Die Niederschriften der Urkunden, die elektronischen Verzeichnisse und die Nachweise in der Akte folgen deshalb einem einheitlichen, geprüften Ablauf. Für eine Notarin oder einen Notar ist das keine reine IT-Frage, sondern ein Teil der Amtspflicht.

Die elektronische Nebenakte und der zulässige Speicherort

Neben den zwingend elektronischen Verzeichnissen dürfen Notarinnen und Notare auch die Nebenakte elektronisch führen. Sie enthält die vorbereitenden Unterlagen und die Korrespondenz zu einem Amtsgeschäft — Entwürfe, Nachweise, Mitteilungen und die Kommunikation mit den Beteiligten. Anders als bei den Urkunden ist die elektronische Führung hier eine Option, keine Pflicht.

Die elektronische Nebenakte ist zulässig, aber an Voraussetzungen gebunden. Nach § 43 NotAktVV müssen die elektronisch geführten Nebenakten und die darin aufgenommenen Dokumente durch einen strukturierten Datensatz beschrieben sein; die Vorgaben der Bundesnotarkammer sind dabei zu beachten. Außerdem muss eine elektronisch geführte Nebenakte jederzeit in das Dateiformat überführt werden können, das für die elektronische Urkundensammlung vorgeschrieben ist — also PDF/A. Für die Beteiligten und für einen späteren Amtsnachfolger bleibt die elektronische Akte so jederzeit lesbar.

Beim Speicherort ist die Bundesnotarordnung streng. Elektronische Akten und Verzeichnisse darf die Notarin oder der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im elektronischen Urkundenarchiv oder im künftigen elektronischen Notariatsaktenspeicher nach § 78k BNotO führen. Eine dauerhafte Auslagerung der elektronischen Akte in eine beliebige Cloud ist damit ausgeschlossen.

In der Praxis heißt das: Die führende elektronische Nebenakte bleibt auf einem Server in der Geschäftsstelle. Cloud-Dienste sind nur eine Ergänzung als Hilfsmittel, nicht der Ablageort der Akte selbst. Welche Cloud-Nutzung die Bundesnotarkammer erlaubt, haben wir im Beitrag zur Cloud im Notariat im Detail aufgeschlüsselt.

XNP, beN und der elektronische Rechtsverkehr

Die digitale Akte im Notariat steht nicht für sich. Die Digitalisierung reicht über das Notarbüro hinaus: Die Akte ist mit dem elektronischen Rechtsverkehr verbunden — also mit dem elektronischen Austausch von Dokumenten mit Gerichten und Behörden.

Zentrale Plattform dafür ist XNP. Über das Modul Urkundenverzeichnis wird das elektronische Urkundenverzeichnis geführt und mit dem elektronischen Urkundenarchiv verbunden. Über das besondere elektronische Notarpostfach — kurz beN — kommunizieren Notarinnen und Notare rechtssicher mit den Gerichten. Grundbuchanträge und Registeranmeldungen an das Handelsregister werden so elektronisch eingereicht.

Für die Nutzung von beN sind eine Signaturkarte mit Notarattribut, die zugehörige PIN und ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 erforderlich. Wie die Übermittlungswege zusammenspielen, erklärt unser Beitrag zum elektronischen Rechtsverkehr im Notariat. Wichtig ist der Zusammenhang: Ohne funktionierende Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr bleibt die digitale Akte im Notariat Stückwerk.

Die Übermittlung an die Gerichten und an die Bundesnotarkammer läuft strukturiert über definierte Formate, unter anderem im XML-Standard. Für Notarinnen und Notare ist das im Alltag unsichtbar — vorausgesetzt, die Notariatssoftware, das beN und das elektronische Urkundenarchiv sind sauber miteinander verbunden. Genau diese Anbindung ist in der Praxis der häufigste Reibungspunkt.

Digitale Akte, Online-Beurkundung und die digitale Transformation

Die digitale Akte ist ein Baustein der digitalen Transformation des Notariats. Parallel zur elektronischen Aktenführung hat der Gesetzgeber die notariellen Online-Verfahren geschaffen. Beide Entwicklungen dieser Transformation greifen ineinander — sie setzen auf denselben elektronischen Grundlagen auf: dem elektronischen Rechtsverkehr, der Plattform XNP und dem elektronischen Urkundenarchiv.

Seit dem 1. August 2022 ermöglicht das DiRUG die GmbH-Gründung per Videokommunikation. Das DiREG hat die Online-Verfahren seit 2023 schrittweise erweitert — etwa auf einstimmige Gesellschafterbeschlüsse und weitere register- und gesellschaftsrechtliche Vorgänge. Die Verfahren laufen über das gesicherte Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer.

Wichtig ist die Abgrenzung: Die Präsenzbeurkundung im Präsenzverfahren bleibt der Regelfall. Das Online-Verfahren ist auf gesetzlich zugelassene Fälle beschränkt; für die meisten Fälle der Beurkundung ist weiterhin das Präsenzverfahren vorgeschrieben. Auch bei Identifizierung und Unterschrift per Video gelten dieselben Anforderungen des Beurkundungsverfahrens wie in der Präsenzbeurkundung. Die eigenhändige Unterschrift wird dabei durch ein gesichertes elektronisches Verfahren ersetzt; die Beurkundung selbst bleibt hoheitliche Aufgabe der Notarin oder des Notars. Bei jeder Beurkundung im klassischen Verfahren erscheinen die Beteiligten weiterhin persönlich vor der Notarin oder dem Notar.

Für die digitale Akte ist ein Punkt entscheidend: Bei einer online errichteten Urkunde gilt das in der elektronischen Urkundensammlung verwahrte elektronische Dokument als Urschrift — als elektronische Urschrift nach § 45 Abs. 3 BeurkG. Beurkundungsverfahren und digitale Aktenführung greifen damit unmittelbar ineinander. Was im Online-Verfahren beurkundet wird, wird sofort Teil der elektronischen Akte und unterliegt denselben Vorgaben zu Speicherort und Verwahrung.

Die Einführung der digitalen Akte: der Weg in fünf Schritten

Die Einführung der digitalen Akte im Notariat ist überschaubar, wenn die Reihenfolge stimmt. Der Weg von der Papierform zu den elektronischen Dokumenten gelingt am besten Schritt für Schritt. Für die praktische Umsetzung hat sich in der Betreuung von über 100 Notariaten bundesweit eine Einführung in fünf Schritten bewährt. Jeder Notar und jede Notarin kann die Digitalisierung so ohne Ausfall im laufenden Betrieb bewältigen.

1. Scannen und Erfassung sauber aufsetzen. Jede Urkunde wird in einer definierten Qualität als PDF/A gescannt und in die elektronischen Verzeichnisse übernommen. Ein fester Scan-Arbeitsplatz mit geprüftem Dokumentenscanner verhindert unleserliche Scans der Urkunden. Die qualifizierte elektronische Signatur wird direkt in den Ablauf eingebunden.
2. Ordnerstruktur und Notariatssoftware verbinden. Die elektronische Nebenakte braucht eine klare, einheitliche Struktur. Die Notariatssoftware — etwa TriNotar — bildet die Vorgänge ab, die Ablage folgt einem festen Schema pro Amtsgeschäft. So findet jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jedes Dokument. Und damit die Software aktuell bleibt: Wie ein TriNotar-Update geordnet abläuft, zeigt unsere TriNotar-Update-Anleitung.
3. Backup und Verfügbarkeit sichern. Die führende elektronische Nebenakte liegt in der Geschäftsstelle und wird regelmäßig gesichert. Eine belastbare Datensicherung nach der 3-2-1-Regel schützt vor Datenverlust. Der größere Rahmen gehört in einen IT-Notfallplan.
4. Mitarbeiter schulen und Abläufe dokumentieren. Die beste Struktur nützt wenig, wenn sie im Alltag umgangen wird. Kurze Schulungen und eine dokumentierte Ablage-Regel sorgen dafür, dass die digitale Akte im Notariat konsequent gepflegt wird.

Sie möchten die Einführung der digitalen Akte in Ihrem Notariat sauber begleiten lassen? HTH unterstützt bei Scanneinrichtung, Ordnerstruktur und Backup.

Was die digitale Akte in der Praxis bringt

Die Vorteile zeigen sich im Alltag. Der Zugriff auf eine Urkunde gelingt in Sekunden statt über das Papierarchiv. Die Verfügbarkeit steigt, weil die Akte berechtigten Mitarbeitern ortsunabhängig zur Verfügung steht — der Zugriff bleibt dabei eng geregelt. So werden auch die Prozesse im Notariat schlanker; zum Beispiel entfällt das Suchen im Papierarchiv. Weitere Vorteile sind weniger Platzbedarf und eine klare Nachvollziehbarkeit jeder Änderung. Die Digitalisierung eröffnet damit neue Möglichkeiten — sie ersetzt aber nie die Sorgfalt bei Speicherort und Verwahrung.

Häufige Fehler bei der digitalen Aktenführung

Drei Fehler sehen wir bei der Umstellung immer wieder:

• Cloud als Aktenablage missverstehen. Die elektronische Nebenakte gehört in die Geschäftsstelle, nicht dauerhaft in eine beliebige Cloud. Ein Verstoß gegen den Speicherort ist ein berufsrechtliches Risiko.
• Backup vergessen. Wer die Papierform aufgibt, braucht ein geprüftes Backup. Ohne Sicherung ist die digitale Akte verwundbar.
• Struktur erst nachträglich festlegen. Wer die Ablage-Struktur erst nach der Umstellung definiert, muss jede Akte erneut umsortieren. Die Struktur gehört an den Anfang der Einführung.

Angrenzende Sicherheitsfragen behandelt unser Überblick zur IT-Sicherheit für Notariate. Eine kompakte Übersicht aller Bausteine liefert die IT-Checkliste fürs Notariat.

Häufige Fragen zur digitalen Akte im Notariat

Die wichtigsten Fragen aus der Praxis der Notariate beantworten wir hier kurz.

Digitale Aktenführung mit HTH aufsetzen

Die digitale Akte im Notariat verbindet Recht, Software und IT-Sicherheit. Genau an dieser Schnittstelle arbeiten wir. HTH betreut über 150 Notariate bundesweit und richtet die elektronische Aktenführung so ein, dass sie zur NotAktVV passt, im Alltag funktioniert und langfristig sicher bleibt. Wir kennen die Anbindung an TriNotar und den elektronischen Rechtsverkehr aus der täglichen Praxis.

Einen Überblick über alle IT-Leistungen für Notariate finden Sie auf unserer Seite für Notare. Wenn Sie als Notar die digitale Akte in Ihrem Notariat prüfen oder neu aufsetzen möchten, sprechen Sie kurz mit uns über eine Beratung.

Der Beitrag Digitale Akte im Notariat: elektronische Aktenführung nach NotAktVV erschien zuerst auf HTH Computer.

Ein TriNotar-Update ist kein Großprojekt. Entscheidend ist nicht technische Komplexität, sondern Disziplin in der Reihenfolge. Diese Anleitung zeigt den Ablauf, mit dem wir in der IT-Betreuung für Notariate — über 100 Notariate bundesweit — TriNotar-Updates als Routine durchführen.

Wie TriNotar-Updates technisch funktionieren

Drei Eigenschaften der Update-Mechanik bestimmen den ganzen Ablauf:

• Updates kommen ausschließlich online. Wolters Kluwer veröffentlicht neue Versionen samt Update-Dokumentation und Änderungshistorie; installiert wird über die Online-Update-Anwendung, das TriNotar-Update-System.
• Der Start ist immer manuell. Laut Hersteller-Dokumentation wird ein Online-Update ausschließlich manuell durch einen Benutzer gestartet und läuft dann automatisch durch. Eine zeitgesteuerte Selbst-Aktualisierung gibt es aus Sicherheitsgründen nicht — das Wartungsfenster bestimmen Sie.
• Die Verteilung läuft zentral. Der IT-Dienstleister installiert das Update auf dem Applikationsserver, auf dem sich auch die TriNotar-Datenbanken befinden. Arbeitsplätze und Terminalserver versorgt anschließend ein interner Update-Dienst — die neue Version zieht beim nächsten Start von TriNotar nach.

Einen Gesamtüberblick zu TriNotar im Notariat — Module, Schnittstellen und HTH-Leistungen — finden Sie auf unserer TriNotar-Seite.

Der Update-Ablauf aus der Notariats-Praxis

Der folgende Ablauf ist unser Standard in betreuten Notariaten. Das Prinzip: erst absichern, dann aktualisieren, dann testen.

Vor dem Update: Termin und Vorbereitung

1. Update-Verfügbarkeit prüfen. Grundlage sind die Update-Unterlagen des Herstellers; die Änderungshistorie zeigt, was die neue Version mitbringt. Üblicherweise prüft der IT-Dienstleister dies bei betreuten Notariaten regelmäßig.
2. Termin mit dem Notariat abstimmen. Das Wartungsfenster liegt außerhalb der Beurkundungszeiten. Außerdem werden Updates vor Notariats-Hochzeiten oder Großbeurkundungen verschoben – schließlich lohnt kein Update einen Beurkundungs-Ausfall.
3. Monitoring in den Wartungsmodus setzen. Die betroffenen Server — Applikationsserver, Virtualisierungs-Host, Terminalserver — werden für den Update-Zeitraum in den Wartungsmodus der Überwachung gesetzt. Dadurch laufen keine Fehlalarme auf, und nach dem Update greift das Monitoring nahtlos wieder.

Eine Stunde vorher: das Team informieren

1. Mitarbeiter informieren. Das Notariat erhält die Information, um wie viel Uhr das Update startet — verbunden mit der Bitte, dass alle Mitarbeiter TriNotar und die Office-Produkte beenden. Offene Word-Dokumente sind eine der häufigsten Ursachen für hängende Update-Läufe; allgemeine Fehler beim Updaten behandeln wir in einem eigenen Artikel.

Kurz vor dem Update: absichern

1. Prüfpunkt setzen. Rund 15 Minuten vor dem Start wird auf dem Virtualisierungs-Host ein Hyper-V-Prüfpunkt des Applikationsservers erstellt. Das ist der definierte Rückkehrpunkt, falls etwas schiefgeht — der BSI-IT-Grundschutz fordert für jedes Patchen eine Rückfall-Lösung. Der Prüfpunkt ergänzt die reguläre Datensicherung, er ersetzt sie nicht; den größeren Rahmen beschreibt der IT-Notfallplan.
2. Angemeldete Nutzer prüfen. Direkt vor dem Start wird am Applikationsserver kontrolliert, wer noch in TriNotar angemeldet ist. Ist noch jemand aktiv, klärt das ein kurzer Anruf im Notariat.

Das Update durchführen

1. Systemdienst neu starten. Der TriNotar-Umgebungsdienst wird neu gestartet, damit die Installation auf einem sauberen Stand aufsetzt.
2. Update installieren. Das TriNotar-Update-System wird gestartet und die Installation angestoßen — ab hier läuft sie automatisch durch.

Nach dem Update: testen und freigeben

1. Funktionstest. Der IT-Dienstleister startet TriNotar zunächst testweise auf dem Applikationsserver. Anschließend öffnet er TriNotar auf den Terminalservern, damit die Client-Aktualisierung durchläuft. Falls sie nicht automatisch startet, stößt er das Update direkt auf dem jeweiligen Terminalserver an. Zum Test gehören ein geöffneter Vorgang, ein Probedruck — und ein kurzer Blick auf die Anbindung an XNP und das besondere elektronische Notarpostfach (beN); Anwaltsnotare prüfen ergänzend das beA. Hintergründe zu den Übermittlungswegen liefert unser Artikel zum elektronischen Rechtsverkehr im Notariat.
2. Freigabe und Nachbereitung. Das Notariat erhält telefonisch die Rückmeldung, dass das System wieder bereit ist — verbunden mit einem testweisen Start durch die Mitarbeiter. Einen Tag später löscht der IT-Dienstleister den Prüfpunkt, sofern der Betrieb stabil läuft. Prüfpunkte dienen ausschließlich als Absicherung für den Update-Tag und ersetzen kein dauerhaftes Backup. Damit endet auch der Wartungsmodus im Monitoring.

Sie möchten TriNotar-Updates nicht selbst durchführen? HTH übernimmt den kompletten Ablauf — von der Verfügbarkeits-Prüfung bis zur Freigabe — als planbaren Service. Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren.

Der Ablauf im Überblick

Wann selbst, wann mit Dienstleister?

Notariate mit technisch versiertem Personal können TriNotar selbst aktualisieren — der Vorgang ist überschaubar, die Hersteller-Unterlagen sind solide. Begleitung lohnt sich vor allem in drei Konstellationen:

• Es gibt keinen definierten Ablauf für Wartungsfenster, Absicherung und Test — jedes Update wird improvisiert.
• Die Umgebung ist virtualisiert und mit Terminalservern aufgebaut, aber intern fehlt die Routine mit Prüfpunkten und Client-Verteilung.
• Niemand prüft regelmäßig, ob eine neue Version verfügbar ist — die Installation veraltet unbemerkt.

HTH übernimmt den Ablauf wahlweise als Begleitung oder komplett als Service. Ergänzend bereiten TriNotar-Schulungen Ihr Team auf geänderte Funktionen nach dem Versions-Wechsel vor.

Häufige Fragen zum TriNotar-Update

HTH als TriNotar-Begleitung

HTH betreut über 100 Notariate bundesweit — TriNotar-Updates gehören bei uns zur Routine, mit festem Ablauf von der Verfügbarkeits-Prüfung bis zur Freigabe. Sie möchten wissen, wie das für Ihr Notariat aussieht? Sprechen Sie kurz mit uns über eine TriNotar-Beratung. Das Erstgespräch ist kostenfrei und dreißig Minuten lang.

Der Beitrag TriNotar-Update sicher durchführen — so läuft es in der Praxis erschien zuerst auf HTH Computer.

Die Bundesnotarkammer hat ihre Klarstellung im Februar 2026 veröffentlicht, weil sich Anfragen zur Cloud Nutzung im Notariat häufen. Gleichzeitig drängt Microsoft mit Microsoft 365 in die Kanzleien — der Hessen-Datenschutzbeauftragte hat dazu im November 2025 einen 76-Seiten-Bericht veröffentlicht. Für eine Einzelkanzlei mit drei bis fünf Mitarbeitenden bedeutet das: Hilfsmittel-Dateien dürfen in der Cloud liegen, der Notar braucht aber eine belastbare Architektur und einen Notfallplan.

Cloud Nutzung im Notariat: die BNotK-Klarstellung kurz erklärt

Das Rundschreiben Nr. 1/2026 der Bundesnotarkammer trägt drei Punkte zusammen, die Notarinnen und Notare 2026 wissen müssen.

Erstens: Das notarielle Berufsrecht steht der Cloud Nutzung nicht entgegen — solange die berufsrechtlichen Vorgaben zum Speicherort beachtet werden.

Zweitens: Datenschutz und Verschwiegenheit gelten zusätzlich. Die DSGVO-Pflichten sind im Notariat strenger als in vielen anderen Branchen.

Drittens: Microsoft 365 darf in der Notarkanzlei eingesetzt werden — aber nur mit der „Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger“ und einer richtigen Konfiguration.

Wir betreuen seit 30 Jahren Notarkanzleien im Raum Köln/Bonn und übersetzen diese Vorgaben in unserer Praxis in konkrete IT-Architektur. Im Folgenden die drei Säulen im Detail.

Akten oder Hilfsmittel? Der entscheidende Unterschied (§ 35 BNotO)

Die Bundesnotarkammer trennt klar zwischen zwei Kategorien:

Hilfsmittel sind technische oder organisatorische Mittel, die nicht selbst Akten darstellen, aber deren Erstellung, Bearbeitung oder Sicherung dienen. Das ist der Spielraum für eine pragmatische Cloud Nutzung.

Konkret heißt das: Eine Urkundsentwurfs-Datei darf in einer Cloud Lösung erstellt, bearbeitet und gespeichert werden. Sie muss aber spätestens innerhalb einer Woche in die elektronische oder papiergebundene Akte in der Geschäftsstelle übernommen werden. Die Cloud Fassung bleibt dann Hilfsmittel und wird nicht Bestandteil der Akte.

Die 1-Woche-Regel und der Notfallplan

Aus dem BNotK Rundschreiben ergibt sich eine praktische Mindestanforderung: Cloud Daten im Alltagsbetrieb müssen mindestens einmal pro Woche auf einem Server oder Speichermedium in der Geschäftsstelle gespeichert werden. Damit ist die Verfügbarkeit selbst dann gesichert, wenn ein Cloud Anbieter vollständig ausfällt.

Die Bundesnotarkammer hat dazu im Rundschreiben Nr. 1/2026 eine klare Erwartung formuliert: Notarinnen und Notare bleiben selbst im Fall eines vollständigen Zugriffsverlusts auf Cloud Dienste unmittelbar arbeitsfähig.

Bei zentraler Notarsoftware in der Cloud gilt zusätzlich: Der Anbieter muss einen belastbaren Notfallplan vorlegen. Sonst riskiert die Kanzlei einen Stillstand, der mit der berufsrechtlichen Verfügbarkeitspflicht nicht vereinbar ist.

In unserer Praxis prüfen wir Cloud Anbieter gegen fünf Notfallplan-Kriterien:

• Wiederanlauf-Zeit (RTO) für den vollständigen Zugriffsverlust
• Datenverlust-Toleranz (RPO) in Stunden
• Geografische Standort-Redundanz der Rechenzentren
• Off-Cloud-Export-Pfad für den Notfall (Notar bleibt arbeitsfähig)
• Vertragliche Service-Level mit konkreten Zeit- und Strafzusagen

Eine cloudbasierte Notarsoftware ohne diese Notfallplan-Bausteine ist im Sinne der BNotK-Vorgaben nicht ausreichend abgesichert.

Microsoft 365 in der Notarkanzlei: zulässig — aber nur richtig konfiguriert

Microsoft 365 ist nach aktuellem Stand der Bundesnotarkammer berufsrechtlich zulässig, soweit zwei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens: Mit Microsoft wird die „Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger“ abgeschlossen. Zweitens: Die technische Konfiguration ist auf vertrauliches Arbeiten ausgerichtet — nicht auf die Microsoft-Standardeinstellungen.

Der Hessische Datenschutzbeauftragte hat dazu im November 2025 ein ausführliches Whitepaper mit 76 Seiten Handlungsempfehlungen veröffentlicht. Dieses Whitepaper ist die derzeit beste öffentliche Referenz für eine M365-Cloud Konfiguration in einer Kanzlei. Aus dem Whitepaper und unserer Praxis sind die wichtigsten Konfigurations-Schritte:

• Datenstandort Deutschland in den Microsoft-365-Geschäftsabonnement-Einstellungen festlegen
• Telemetrie-Datenfluss auf die niedrigste Stufe reduzieren
• Connected-Services-Standardabschaltung für nicht zwingend nötige Cloud-Services
• OneDrive-Backup-Pfad so konfigurieren, dass Akten-Inhalte nicht versehentlich synchronisiert werden
• Conditional Access in Microsoft Entra ID auf Notar-Mitarbeiter eng konfigurieren
• Audit-Logging aktivieren und mindestens 90 Tage vorhalten

Bei einer fünfköpfigen Anwaltsnotar-Kanzlei in Köln/Bonn haben wir genau diese Architektur im Frühjahr 2026 umgesetzt. Microsoft 365 läuft als Hilfsmittel, die elektronische Nebenakte bleibt auf einem Server in der Geschäftsstelle, eine wöchentliche Synchronisation erfolgt automatisch. Der DSGVO-Audit war problemlos.

Wichtig: Microsoft 365 ist ein Hilfsmittel. Akten und Verzeichnisse dürfen nicht vollständig dort ausgelagert werden. Wer auf das volle Microsoft-Office-Paket lokal verzichten möchte, kann auch Microsoft Office 2024 lokal installieren — die offline-Variante ist berufsrechtlich unproblematisch.

Gleiches Prinzip gilt für die Fachsoftware: geordnete Updates statt Ad-hoc — siehe unsere TriNotar-Update-Anleitung.

Europäisch oder amerikanisch? Die Auswahl des Cloud Anbieters

Die BNotK empfiehlt eine systematische und wiederkehrende Prüfung europäischer Cloud-Angebote. In sensiblen Bereichen sollen sie gegenüber amerikanischen Angeboten bevorzugt werden, sofern sie leistungsfähig und verfügbar sind.

Der Hintergrund: US-Anbieter sind dem US-CLOUD Act von 2018 unterworfen. US-Behörden können bei gültigem Gerichtsbeschluss Daten herausverlangen — auch wenn diese auf Servern in Deutschland liegen. Das betrifft nach aktuellem Stand Microsoft, AWS und Google.

Das EU-US Data Privacy Framework (DPF) wurde am 03.09.2025 vom EuG bestätigt. Ein DSGVO-konformer Einsatz US-amerikanischer Cloud Dienste ist damit grundsätzlich möglich. Aber: Das Gericht hat klargestellt, dass die EU-Kommission das Datenschutz-Niveau fortlaufend prüfen muss. Es besteht das nicht auszuschließende Risiko, dass der EuGH den Beschluss kippt — wie bei Safe Harbour und Privacy Shield zuvor.

Drei Optionen stehen für eine Notarkanzlei zur Auswahl:

• Reine EU-Cloud Anbieter mit Sitz und Datenverarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), ohne Drittstaaten-Konzernmutter — datenschutzrechtlich der sicherste Weg
• Souveräne Cloud-Angebote auf Basis US-amerikanischer Cloud-Technologie, aber als selbstständige Unternehmen mit Sitz im EWR (z. B. Delos Cloud, OVHcloud)
• US-Anbieter mit DPF-Zertifizierung wie Microsoft 365 mit Datenstandort Deutschland — möglich, aber mit DPF-Restrisiko

Welcher Weg für eine konkrete Kanzlei richtig ist, hängt von der Software-Landschaft (TriNotar oder andere Notarsoftware), dem Mitarbeiter-Setup und den Compliance-Präferenzen ab. Wir empfehlen für sensible Akten-Inhalte konsequent EU-Anbieter — Microsoft 365 als Hilfsmittel ist zulässig, wenn der Datenstandort Deutschland gewählt wird.

Datenschutz und Verschwiegenheit: die DSGVO-Pflichten im Überblick

Neben den berufsrechtlichen Vorgaben gilt die DSGVO uneingeschränkt. Aus dem Zusammenspiel mit § 26a BNotO ergeben sich diese Pflichten:

• Verschwiegenheitsvereinbarung in Textform mit dem Cloud Anbieter (§ 26a Abs. 3 BNotO)
• Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO — viele Anbieter stellen entsprechende Vorlagen bereit
• Datenschutzinformationen nach Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO um die Cloud Anbieter-Kategorie ergänzen
• Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 Abs. 1 lit. d DSGVO um die Cloud Anbieter ergänzen
• Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO dokumentieren
• Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO bei hohem Risiko — bei Microsoft 365 vom Hessen-Datenschutzbeauftragten konkret empfohlen

Beim Datentransfer in die USA kommen zusätzlich die Erlaubnistatbestände aus Art. 44 ff. DSGVO und ein Verarbeitungsverzeichnis-Eintrag für Drittstaaten hinzu.

Der BSI Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (BSI C5) ist ein anerkanntes Zertifizierungs-Schema für Cloud Anbieter. Ein C5-Testat ist kein Pflicht-Kriterium, hilft aber bei der Anbieter-Auswahl nach § 26a Abs. 2 BNotO.

Häufig gestellte Fragen

Nächster Schritt: Cloud Strategie für Ihre Notarkanzlei

Die BNotK-Klarstellung gibt einen klaren Rahmen — die konkrete Umsetzung hängt aber von der Software-Landschaft, dem Mitarbeiter-Setup und den Compliance-Präferenzen jeder Kanzlei ab. Eine Cloud Strategie, die berufsrechtlich, datenschutzkonform und alltagstauglich ist, lässt sich nicht von der Stange nehmen.

Wir prüfen mit Ihnen Ihre aktuelle IT-Landschaft, die Eignung von Microsoft 365 oder europäischen Alternativen, die Akten-vs-Hilfsmittel-Architektur sowie den Notfallplan Ihres Cloud Anbieters. Sie erhalten am Ende eine Roadmap, die zu Ihrer Kanzlei-Größe und Ihrem TriNotar- oder anderen Notarsoftware-Setup passt.

Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch zur Cloud Strategie für Ihre Notarkanzlei sichern — kostenfrei, mit konkreter Einschätzung am Ende.

Weiterführende Themen aus unserem Wissensbereich: IT-Lösungen für Notariate und Kanzleien, IT-Sicherheit für Notariate gemäß BNotK, TriNotar — die zentrale Notarsoftware, Microsoft 365 Leitfaden für Unternehmen und Cloud Daten verschlüsseln.

Der Beitrag Cloud im Notariat: Was die Bundesnotarkammer 2026 klargestellt hat erschien zuerst auf HTH Computer.

Außerdem geht es um die Ausstattung fürs Beurkundungszimmer und warum Sie für die digitale Unterschrift ein zertifiziertes Sign-Pad brauchen und nicht einfach nur ein gewöhnliches Tablet.

Notariate werden immer digitaler

Das Notariat an sich gilt immer noch eher als konservativ. Doch auch dort setzt ein Wandel ein und moderne Notariate werden immer digitaler. Zuletzt wurden etwa die Cloud-Regelungen für Notariate gelockert. Notare dürfen jetzt weitgehende Cloudservices nutzen. Deren Einsatz war bis Ende des Jahres 2025 noch stark reglementiert.

Die Checkliste für das digitale Notariat

Doch was ist in einem modernem Notariat wirklich nötig, um effizient arbeiten zu können? Unserer Meinung nach sind folgende Dinge wichtig:

1. Ein solider Internetanschluss mit Breitbandtechnologie
2. Moderne IT-Infrastruktur
3. Spezialausstattung für das Notariat
4. Ausstattung für ein modernes (Online-)Besprechungszimmer

Der solide Breitbandanschluss

Per se braucht ein Notariat keinen Glasfaseranschluss mit x Gbit, um mit der Außenwelt verbunden zu sein. Aber ein Notariat sollte einen Internetanschluss mit mindestens 100 Mbit Geschwindigkeit im Download und 40 Mbit im Upload haben. Da ein durchschnittliches deutsches Notariat 10 bis 20 Mitarbeiter:innen hat, ist ein solcher Anschluss völlig ausreichend.

Unterhalb dieser Leistung wird es allerdings schwierig. Einer unserer Kunden hatte bis vor kurzem noch einen alten ADSL-Anschluss mit lediglich 16 Mbit. Das hat das Arbeiten für uns schwierig gemacht. Für diesen Kunden konnten wir zum Beispiel kein Cloud-Backup abbilden.

Bonus-Tipp: Wenn Sie sich in einer Region mit sehr schwacher Internetleistung befinden, kann ein satellitengestütztes Produkt – auch wenn es von einem US-amerikanischen Konzern kommt – eine Alternative für die schnelle Internetversorgung sein.

Moderne IT-Infrastruktur

Um verlässlich digital arbeiten zu können, benötigen Sie eine gute Infrastruktur. Dazu gehören:

• Moderne PCs
  • Aktuelle Betriebssysteme
  • eine Notarsoftware.
  • eine sichere Arbeitsumgebung mit Virenschutz und Firewall

Wir werden nicht müde, es zu betonen: Die Sicherheit ist äußerst wichtig, um nicht mit einem veralteten Router Hackern Tür und Tor zu öffnen.

Der richtige Raum für Online-Besprechungen

Für Klientengespräche – egal, ob persönlich oder digital – benötigt ein Notariat entsprechende Räume. Ein Raum für Online-Besprechungen muss ruhig und ohne Störgeräusche sein. Zudem sollte der Raum über ein angenehmes Akustik-Profil verfügen. Das lässt sich durch einen Teppichboden und ein paar Möbel erreichen, die den Schall schlucken.

Um Sie bei Besprechungen ins rechte Licht zu rücken, ist die Beleuchtung wichtig. Ideal ist eine Beleuchtung ohne Gegenlicht. Ein Fenster im Rücken ist suboptimal. Besser ist ein seitliches Fenster. Mit Lampen können Sie zusätzliche Akzente setzen.

Der Hintergrund spielt ebenfalls eine Rolle. Er sollte nicht zu chaotisch sein. Was Sie vermeiden sollten, sind unruhige Hintergründe. Auch eine große Glasfront im Hintergrund, an der ständig Leute vorbeilaufen, ist suboptimal. Ein aufgeräumter Hintergrund vermittelt ein professionelles Bild.

Damit Sie gut gesehen werden, ist die Kamera entscheidend. Eine ordentliche Kamera mit Full-HD-Auflösung ist heute Standard im Büroalltag. Die integrierten Kameras am Laptop sind nur suboptimal. Wir empfehlen Ihnen, ein paar mehr Euro in die Hand zu nehmen und nicht die günstigste Kamera aus dem nächsten Elektronikmarkt zu kaufen. Eine gute Kamera trägt deutlich zu einer guten Kunden- bzw. Klientenerfahrung bei.

Die Spezialausstattung im Notariat: Technik für die digitale Präsenzbeurkundung

Für die Online-Beurkundung und die digitale Präsenzbeurkundung benötigen Sie Zugriff auf XMP. Das ist das Postfach, das für die elektronische Beurkundung verwendet wird.

Darüber hinaus sind zwei Dinge nötig:

• ein Sign-Pad
  • ein Lesegerät.

Früher druckte man im Notariat die Urkunden in entsprechender Anzahl aus und händigten jeder Partei ein Exemplar zum Lesen aus. Wenn es während des Termins noch Änderungen gab, notierte der Notar diese handschriftlich. Die Assistenten führten im Anschluss die Änderungen aus und druckten die Versionen erneut zur Unterschrift aus.

Heute ist die Anzeige auf einem großen Monitor im Besprechungsraum Standard. Der Notar koppelt sein Notebook über den Bildschirm und alle können am großen Screen mitlesen. Der Monitor muss daher so groß sein, dass das Dokument von allen Plätzen gut mitgelesen werden kann.

Wenn es Änderungen gibt, macht der Notar diese digital und die Parteien können die Urkunde per Sign Pad unterschreiben. Das ist kein normales Tablet oder iPad, sondern ein speziell zertifiziertes Gerät. Es wird verwendet, um Urkunden digital zu unterschreiben. Zusätzlich ist ein entsprechendes Lesegerät wichtig. Sie kennen das vielleicht noch früher vom Onlinebanking. Da gab es eine SmartCard samt Lesegerät, mit der man mit der Bank kommunizieren konnte. Per Sign-Pad wird die Unterschrift direkt eingepflegt und digital verarbeitet.

Wir empfehlen pro Beurkundungszimmer mindestens ein Sign-Pad. Viele unserer Kunden haben ihre Besprechungszimmer mit zwei oder mehr Signing Pads ausgestattet, damit alle Parteien direkt unterschreiben können.

7 Voraussetzungen für ein digitales Notariat

Damit ein Notariat effizient, sicher und zukunftsfähig arbeiten kann, braucht es eine solide technische Grundlage. Die folgenden sieben Elemente bilden die Basis für ein modernes digitales Notariat.

1. Schneller und stabiler Internetanschluss

Ein leistungsfähiger Internetanschluss ist die Grundlage für digitale Arbeitsprozesse. Empfehlenswert sind mindestens 100 Mbit Download und etwa 40 Mbit Upload, damit Cloud-Dienste, Videokonferenzen und der elektronische Rechtsverkehr stabil funktionieren.

2. Moderne IT-Infrastruktur

Aktuelle Computer, leistungsfähige Server oder Cloudlösungen sowie regelmäßig aktualisierte Betriebssysteme sorgen für einen reibungslosen und sicheren Arbeitsalltag im Notariat.

3. Professionelle IT-Sicherheitslösungen

Notariate arbeiten mit hochsensiblen Daten. Deshalb sind Firewall, Virenschutz und regelmäßige Sicherheitsupdates unverzichtbar, um das System vor Cyberangriffen zu schützen.

4. Notarsoftware und elektronischer Rechtsverkehr

Eine spezialisierte Notarsoftware sowie der Zugang zu den entsprechenden Kommunikationssystemen ermöglichen den elektronischen Austausch von Dokumenten und eine effiziente digitale Aktenführung.

5. Professionell ausgestattetes Besprechungszimmer

Für digitale oder hybride Termine ist ein ruhiger Raum mit guter Kamera, klarer Beleuchtung und hochwertigem Mikrofon wichtig. So können Gespräche mit Mandanten oder Geschäftspartnern problemlos online stattfinden.

6. Großer Monitor zur gemeinsamen Dokumentansicht

Bei Beurkundungen wird der Urkundentext häufig auf einem großen Bildschirm angezeigt, sodass alle Beteiligten den Inhalt gleichzeitig lesen und Änderungen nachvollziehen können.

7. Zertifizierte Hardware für digitale Signaturen

Für die digitale Präsenzbeurkundung benötigen Notariate zertifizierte Sign-Pads und passende Kartenlesegeräte. Diese Geräte ermöglichen rechtssichere elektronische Unterschriften und sind speziell für notarielle Anwendungen entwickelt.

Mit dieser Ausstattung machen Sie Ihr Notariat fit für die Zukunft.

Fazit

Sie möchten Ihr Notariat digital aufstellen oder Ihre IT modernisieren?
Wir unterstützen Notariate bei Infrastruktur, Sicherheit und digitaler Beurkundung.
Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Der Beitrag IT-Checkliste fürs Notariat: Diese Technik brauchen Sie für die Online-Beurkundung erschien zuerst auf HTH Computer.

Dieser Beitrag ist der Einstieg für unsere Wissensserie zum „Digitalen Notariat“. Wir wollen damit eine praxisorientierte Serie schaffen, die die gängigsten Probleme im Notariat aufgreift.

Christine Eßer und Ronja Tietje kennen aus ihrer Tätigkeit die gängigen Probleme. Christine ist bei HTH für die Trinotar-Beratung zuständig. Sie unterstützt Kunden dabei, die Trinotar-Software für die eigenen Bedürfnisse einzurichten.

Ronja Tietje berät Notariate im Bereich der Prozessorganisation. Sie weiß, welche Tätigkeiten und Prozesse im Notariatsalltag viel Zeit kosten.

Typische Probleme bei der Digitalisierung im Notariat

In Bezug auf digitale Abläufe gibt es im Notaralltag viele typische Probleme. In Summe sind es viele Kleinigkeiten, die sehr viel Zeit kosten.

Oftmals ist das Problem, dass eine Kanzlei die Fachsoftware nicht als das sieht, was sie eigentlich ist: der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation. Was wir in der täglichen Arbeit sehen, sind folgende Dinge:

• liebgewonnene Papierprozesse, an denen festgehalten wird.
• handschriftliches Notieren einer Telefonnotiz.
• ein separater Kalender „für die wirklich wichtigen“ Wiedervorlagen
• Handnotizen, die zum Notar getragen werden, anstatt eine Notiz einfach aus der Software zu generieren.
• E-Mails außerhalb der Software

Warum Fachsoftware der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation sein sollte

Bei unseren Beratungsterminen treffen wir in Bezug auf die Notarsoftware auf eine große Bandbreite. Es gibt Notariate, die digital sehr engagiert sind. Sie sind fast komplett digitalisiert, gut durchorganisiert und arbeiten kaum mehr auf Papier. Da stellt sich die Frage: Ist es auch für solche Kanzleien relevant, sich zu verbessern. Ja! Selbst eine digitalisierte Kanzlei kann sich noch verbessern.

Auf der anderen Seite gibt es Notariate, die Software bis heute nur sehr rudimentär nutzen. Da wird die Software nur als Aktenregistratur und als Schnittstelle für die UVZ-Nummern im Urkundenverzeichnis genutzt. Für diese ist die Papierakte immer noch der Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Diese Notariate müssen digitaler werden.

Wenn Kunden beginnen mit Trinotar zu arbeiten, stehen sie an ganz unterschiedlichen Punkten. Der größte Schmerzpunkt ist meistens, dass ein Notariat sich zwar für die Software entschieden hat, sie aber nicht sinnvoll eingerichtet bekommt.

Die wichtigsten Vorteile eines digitalen Notariats:

• alle Informationen zentral in der Fachsoftware
• weniger Papierakten und handschriftliche Notizen
• bessere Übersicht über Aufgaben und Fristen
• effizientere Zusammenarbeit im Team

Wie Notariate mit der digitalen Akte starten können

Da stellt sich die Frage: Wie fange ich überhaupt mit der digitalen Akte an? In diesem Fall ist oft der Wille da. Es fehlt jedoch an Zeit und Wissen, es umzusetzen.

Manche nutzen die Software bisher sehr rudimentär und möchten jetzt ihre Entwurfserstellung super aufstellen. Das Ziel ist, dass der Entwurf mit einem Klick da ist.

Dafür müssen das Grundgerüst und die Funktionen der Software in ihrer vollen Spannbreite genutzt werden. Oft kommt der Appetit beim Essen. Notariate starten mit wenigen Funktionen und merken dann, wie sie im Alltag Zeit gewinnen. Wenn alle Kollegen mitmachen und Spaß haben, kommt die Erleichterung automatisch.

Bei vielen Kunden sehen wir am Anfang erst einmal Verunsicherung und (große) Ängste vor der Digitalisierung: Da kommt etwas Neues. Wie gehe ich damit um? Jetzt muss ich mich da umgewöhnen.

Unsere Kunden merken schnell, dass es besser läuft, als gedacht und sie merken. Sie merken dann, dass alles Sinn macht, was sie mit der Software tun.

Wir treffen in Notariaten auf sehr unterschiedliche Situationen. Wir sehen Widerstände, aber keine Begeisterung. Viele Notare sind selbst technisch nicht so begeistert. Die Herausforderung ist hier von Anfang an, die Motivation aufrechtzuerhalten.

Struktur statt Zettelwirtschaft im Kanzleialltag

Genau aufgrund dieser Bandbreite haben wir die Wissensreihe „Struktur statt Zettelwirtschaft“ ins Leben gerufen. Die Reihe soll die genannten Probleme aufgreifen und Lösungen aufzuzeigen.

Das erste Thema lautet: „Fachsoftware statt Insellösung. So bündeln Sie Ihren Kanzleialltag in einem System“

Wir zeigen Wege auf, wie Sie Tätigkeiten aus dem Kanzleialltag bündeln können, um nicht an der Software vorbeiarbeiten zu müssen.

Wir möchten ein Bewusstsein dafür schaffen, dass die Software wirklich der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation ist. Das ist ein Denkprozess, der erstmal gestartet werden muss.

Viele Angestellte sind damit groß geworden, ihren Notar mit einer händisch geschriebenen Gesprächsnotiz zu begeistern. Das Tolle: Auch aus der Fachsoftware können Sie eine Gesprächsnotiz erstellen. Darin kann der Notar seine Punkte ergänzen und die Notiz wieder neu abspeichern. Dann steht die Notiz wieder allen zur Verfügung.

To-Do-Organisation im Notariat

Nicht selten erfahren wir von Mitarbeitern in Notariaten, dass sie über 100 nicht erledigte To-dos haben. Wenn die Mitarbeiter ihre To-dos nicht schaffen, ist das ein klares Zeichen, dass das Notariat seine Organisation nicht im Blick hat. Es ist Zeit, seine To-dos zu digitalisieren.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre To-do in die Software einfügen und welcher Aufbau sinnvoll ist. Das Gleiche machen wir mit einer Besprechungsnotiz. Die kann man für den Notar individuell einrichten (z. B. welche Klientenangaben sind nötig, direktes hinzufügen einer Telefonnotiz).

Wir zeigen Ihnen auf, sie Sie den Verfügungsbogen in Trinotar sinnvoll nutzen. Damit sehen Sie auf einen Blick, in der Software, wie ist der Stand der Dinge. Sie müssen dazu keine Papierakte mehr öffnen, um nach der Papiernotiz zu suchen.

Neugierig geworden? Wenn Sie mehr wissen wollen, merken Sie sich direkt unsere weiteren Webinare vor:

• Thema 2 Wie lässt sich die E-Akte sinnvoll aufbauen und nutzen?
• Thema 3: Wie lässt sich Eingangspost sinnvoll digital organisieren?
• Thema 4: Typische Zeitfresser im Notariat.

Der Beitrag Digitales Notariat: Prozesse, die Ihnen jede Woche Zeit sparen erschien zuerst auf HTH Computer.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die E-Akte ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung, der darauf abzielt, Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und zugänglicher zu gestalten.
• Technische Umsetzung der E-Akte erfordert den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen, wobei Sicherheit und Datenschutz von zentraler Bedeutung sind.
• Die Implementierung der E-Akte führt zu praktischen Vorteilen wie Effizienzsteigerung und Kostenersparnis, stellt aber auch Herausforderungen wie Mitarbeiterakzeptanz und technische Integration dar.

Die E-Akte in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung

Die Digitalisierung der Verwaltung zielt darauf ab, medienbruchfreie Verwaltungsprozesse zu schaffen und die Verwaltungsarbeit effizienter und transparenter zu gestalten. Die E-Akte nimmt dabei eine zentrale Rolle ein, da sie als zentrales Element der digitalen Infrastruktur betrachtet wird. Durch den Wechsel von Papierakten zu elektronischen Akten können moderne Verwaltungen das Potenzial des digitalen Dokumentenmanagements voll ausschöpfen und so die digitale Umgestaltung der Verwaltungsarbeit vorantreiben.

Dabei steht nicht nur die Effizienzsteigerung im Vordergrund, sondern auch die Einbindung der Bevölkerung und Unternehmen, um die Akzeptanz aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sicherzustellen.

Definition und Funktion der E-Akte

Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist eine digitale Ablage, die traditionelle Papierakten ersetzt und damit eine modernere und beweglichere Verwaltungsarbeit ermöglicht. Sie bildet die Inhalte und Struktur traditioneller Papierakten in digitaler Form ab und beinhaltet verschiedene Elemente wie Vorgänge und Dokumente. Alle aktenrelevanten Dokumente müssen in der elektronischen Akte, auch als elektronischen Akte bezeichnet, berücksichtigt werden, um die Vollständigkeit und rechtssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.

Die Struktur der elektronischen Akten wird durch den etablierten Aktenplan in der öffentlichen Verwaltung festgelegt, wodurch eine nachvollziehbare Organisation aller aktenrelevanten Dokumente gewährleistet wird. Um eine strukturierte Ablage zu verstehen, können die Sachbearbeiter:innen mit E-Akten fast wie gewohnt arbeiten, haben jedoch den Vorteil, dass sie direkten, schnellen digitalen Zugang zu den Dokumenten am Arbeitsplatz erhalten, ohne physische Archive nutzen zu müssen.

Die Vorteile von E-Akten sind:

• Direkter, schneller digitaler Zugang zu den Dokumenten
• Keine physischen Archive mehr nötig
• Dokumente werden nicht länger aufbewahrt als erforderlich
• Unterstützung des Datenschutzes und des Prinzips der wirtschaftlichen Ressourcenverwaltung

Relevanz im Kontext des E-Government-Gesetzes (EGovG)

Mit dem E-Government-Gesetz (EGovG) von 2013 wurde die E-Akte für Bundesbehörden verpflichtend. Seit 2020 sind diese dazu verpflichtet, eine elektronische Aktenführung nach EGovG umzusetzen. Das Gesetz EGovG zur Förderung zielt auf die Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit ab, wobei die Einführung der E-Akte als Kernelement gilt.

Es unterstreicht die entscheidende Rolle der E-Akte in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.

Integration in bestehende Verfahren

Die Integration der E-Akte in bestehende Verfahren stellt eine große Herausforderung dar. Es gilt, neue Softwarelösungen mit bereits bestehenden Systemen und Prozessen zu vereinbaren, um einen reibungslosen Übergang und effizienten Datenaustausch zu sichern.

Die Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung ist ein laufender Prozess, der bis 2025 abgeschlossen sein soll. Dann sollen alle Bundesbehörden ihre Akten elektronisch führen.

Die technische Seite der E-Akte: Plattformen und Tools

Die technische Umsetzung der E-Akte basiert auf einer Vielzahl von Plattformen und Tools, insbesondere auf Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Die E-Akte Bund bildet als zentraler Dienst für die elektronische Aktenführung eine essenzielle Grundlage für die Digitalisierung in der Bundesverwaltung.

Darüber hinaus gibt es standardisierte Lösungen zur professionellen elektronischen Aktenführung, wie z.B. die eAkten von d.velop. Verschiedene speziell entwickelte Softwarelösungen unterstützen die Digitalisierung.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als Grundlage

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die das Management von elektronischen Dateien ermöglicht. Es bietet Funktionen für:

• das Erstellen
• Organisieren
• Speichern
• Abrufen digitaler Unterlagen

und ist somit die Basis für die E-Akte. DMS Lösungen organisieren Dokumente in einer flachen Struktur, die durch Metadaten und Indexierung unterstützt wird. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, um sich individuellen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur anzupassen.

Es gibt verschiedene Arten von DMS, darunter:

• On-Premises
• Cloud-basiert
• Hybrid
• Branchenspezifisch
• Open-Source
• Webbasiert

Jede Art bietet spezifische Funktionen und Eignungen für Unternehmen. Integrierte DMS sind oft Teil von umfassenderen Systemen wie ECM, CRM oder ERP, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen erleichtern. Als zentrale Plattformen für das Dokumentenmanagement spielen DMS eine grundlegende Rolle bei der Implementierung der elektronischen Aktenführung.

Sicherheit und Datenschutz bei E-Akten

Sicherheit und Datenschutz sind bei E-Akten von zentraler Bedeutung. Professionelle Enterprise Content Management Lösungen bieten folgende Vorteile:

• Sichern vertrauliche Unternehmensinformationen und verhindern unbefugten Zugriff
• Elektronische Akten sind manipulationssicher und unveränderlich, was für die Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorschriften erforderlich ist
• Die revisionssichere Ablage gewährleistet die unveränderbare und fälschungssichere Speicherung von Dokumenten

Der verbesserte Zugriff für berechtigte Sachbearbeiter durch Passwörter trägt zur Datensicherheit bei. On-Premises Dokumentenmanagementsysteme bieten volle Kontrolle über die Infrastruktur, was für Organisationen mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen wichtig ist. Die digitale Archivierung in den d.velop-Systemen entspricht den Anforderungen des EGovG für eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Es gibt auch DMS, die strikte Datenschutzgesetze einhalten, wie z.B. im medizinischen Bereich.

Die E-Akte Bund wird für Informationen bis zur Sicherheitseinstufung ‘Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch’ in der Bundesverwaltung verwendet. IT-Sicherheit ist besonders wichtig für digitale Bürgerservices, da Sicherheitsmängel unnötige Kosten und Arbeitsaufwand verursachen können. Sensitive Daten in digitalen Personalakten erfordern einen hohen Datenschutzstandard, der sich in der Notwendigkeit für sichere Softwarelösungen und entsprechende Kontrollmechanismen widerspiegelt.

Anbindung an Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme

Eine nahtlose Anbindung an Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Integration der E-Akte in bestehende Arbeitsabläufe. Integrierte DMS als Teil eines ECM-Systems vereinfachen den Datenaustausch zwischen Geschäftsprozessen und Kommunikationstools wie E-Mail und Office-Anwendungen. Die Content-Service-Plattform bietet eine Anbindung an bestehende Fachverfahren und erlaubt eine weitere Prozessautomatisierung im Rahmen des Datenaustausches.

Archivlösungen für elektronische Akten bieten folgende Vorteile:

• Zugriff und Bearbeitung von Informationen von jedem Ort und zu jeder Zeit über beliebige Geräte
• Verantwortlichkeit für die Digitalisierung von Daten und Dokumenten
• Wesentlicher Bestandteil der Einführung und Nutzung digitaler Aktenführung

Praktische Vorteile der E-Akte für Verwaltungen und Bürger

Die E-Akte bietet praktische Vorteile für Verwaltungen und Bürger. Durch die elektronische Aktenführung können folgende Vorteile realisiert werden:

• Eine effizientere und transparentere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
• Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse
• Erleichterung des Austauschs von Informationen
• Verbesserung der Zugänglichkeit von Informationen für alle Beteiligten
• Erhöhte Transparenz für die öffentliche Verwaltung

Die Digitalisierung von Papierarchiven führt zu einer signifikanten Platzersparnis und kann zur Kostenreduktion beitragen. Elektronische Akten sichern nachhaltige Effektivität für abgeschlossene Aufgaben und die sichere Aufbewahrung von Wissensbasen.

Effizienzsteigerung durch digitale Aktenführung

Die digitale Aktenführung ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und beschleunigt Verarbeitungsprozesse. Dank der Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig auf die E-Akte zugreifen können, wird das Teilen von Dokumenten und die Teamarbeit erheblich effizienter. Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur für die Dokumentenablage zuständig, sondern auch für eine effiziente und systematische Kontrolle über die Erstellung, den Empfang, die Pflege, Nutzung und Disposition von Dokumenten, einschließlich der Prozesse zur Erfassung und Pflege von Nachweisen und Informationen über Geschäftsprozesse und Transaktionen.

Die elektronischen Akten sind durchsuchbar, was den Zugriff auf relevante Dokumente und die Verknüpfung von Dokumenten aus verwandten Transaktionen beschleunigt.

Verbesserte Zugänglichkeit und Transparenz

Die E-Akte verbessert die Zugänglichkeit von Informationen für alle Beteiligten und erhöht die Transparenz in der Verwaltung. Das Weißbuch ‘Design digitaler Bürgerservices’ stellt fest, dass mehr Transparenz in digitalen Bürgerservices notwendig ist, um mit anderen Ländern wie Österreich oder dem Vereinigten Königreich mitzuhalten und die zugänglichen, informativen und interaktiven Möglichkeiten zu optimieren. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung ist die Online-Beantragung von Informationen aus dem Nationalen Waffenregister, welche es Einzelpersonen und Einzelunternehmern ermöglicht, auf einfache Weise Informationen zu beantragen und dadurch die Dienstleistungen für die Öffentlichkeit verbessert werden.

Öffentliche Einrichtungen sind verpflichtet, Dokumente, insbesondere digitale Dokumente und solche mit personenbezogenen Daten, nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist an die zuständigen Archive weiterzugeben oder zu vernichten bzw. zu löschen, um den Datenschutz zu wahren und gleichzeitig nach gesetzlicher Vorgabe transparent zu handeln. Durch die elektronische Aktenführung können alle Beschäftigten der unmittelbaren Bundesverwaltung zeit- und standortunabhängig Zugang zu ihren Akten erhalten, was die Transparenz innerhalb der Verwaltungsarbeit erhöht.

Raum- und Kostenersparnis durch Wegfall von Papierakten

Durch den Wegfall von Papierakten können Raum- und Kostenersparnisse realisiert werden. Die E-Akte spart Platz, da keine physische Lagerung in umfangreichen Archiven notwendig ist. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), wie in der Verwaltung der StädteRegion Aachen geschehen, resultiert in Kosten- und Raumeinsparungen.

Durch die digitale Aktenführung wird eine zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht, was sowohl Platz als auch Sachmittelkosten einspart. Die Transformation von Papierakten zu digitalen Akten ist ein Prozess mit anfänglichen Kosten, bietet aber langfristig Möglichkeiten für Einsparungen.

Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Einführung von E-Akten

Bei der Einführung von E-Akten sind Herausforderungen zu bewältigen, wie der Widerstand von Mitarbeiter:innen und die Integration in bestehende Systeme. Lösungsansätze umfassen Schulungen, Kommunikation und flexible Anbindungsmöglichkeiten.

Eine der Herausforderungen bei der Einführung von elektronischen Aktenführungssystemen ist der Widerstand von Mitarbeiter:innen. Ein frühzeitiges Einbeziehen der Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess kann dazu beitragen, diesen Widerstand zu überwinden. Durch Bereitstellung von Schulungen können Akzeptanz und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter:innen gefördert werden. Die Anerkennung der Bedenken der Mitarbeiter:innen spielt eine wichtige Rolle im erfolgreichen Change Management bei der Einführung von E-Akten.

Mitarbeiterakzeptanz und Change Management

Die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen und ein effektives Change Management sind entscheidende Faktoren für den erfolgreichen Übergang zur elektronischen Aktenführung. Die frühzeitige Integration von Mitarbeitern in den Veränderungsprozess, das ernsthafte Eingehen auf ihre Bedenken und die Bereitstellung von Schulungen sind entscheidend, um Widerstände während der Einführung digitaler Prozesse zu überwinden. Ein ganzheitliches Schulungskonzept, das auf verschiedene Veränderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht, ist ausschlaggebend für die erfolgreiche Einführung digitaler Verwaltungssysteme.

Eine strukturierte Vorgehensweise im Change Management und eine klare Kommunikation können Widerstände der Mitarbeiter gegen strukturelle Prozessänderungen verhindern und sogar einen starken positiven Effekt zur Förderung von Veränderungen erzielen. Der Einsatz von ‘Change Ambassadors’, also geschätzten Mitarbeitern oder Führungskräften mit breiten internen Netzwerken, hat sich bewährt, um durch Informationsvermittlung über vertrauenswürdige Personen breite Mitarbeiterunterstützung für Optimierungsprojekte zu sichern.

Die kontinuierliche Revision und kritische Analyse des Umsetzungsfortschritts sind entscheidend, um eine hohe Leistungsfähigkeit bei Veränderungsprojekten aufrechtzuerhalten und Anpassungen vorzunehmen.

Technische Hürden und deren Überwindung

Die Einführung der E-Akte bringt auch technische Herausforderungen mit sich. Archiv-Abteilungen fungieren als zentrale Beratungsbehörden für das Dokumentenmanagement in digitaler und konventioneller Form und stellen sicher, dass das Dokumentenmanagement im Einklang mit der Gesetzgebung steht. Elektronische Records-Management-Lösungen sollten einen nahtlosen Datentransfer in das System ermöglichen, um die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Bundesbehörden stehen vor technischen Herausforderungen bei der Digitalisierung, wie fehlenden Schnittstellen und Diskrepanzen bei Standards; durch Fokussierung auf die Nutzerakzeptanz können diese Herausforderungen jedoch bewältigt werden. Es besteht die Möglichkeit, externe Dienstleister für die Implementierung der E-Akte zu beauftragen, um technische und organisatorische Herausforderungen zu meistern.

Fallbeispiele: Erfolgsgeschichten der E-Akte Implementierung

Zur Veranschaulichung der Vorteile und des Potenzials der E-Akte werfen wir einen Blick auf einige Erfolgsgeschichten der Implementierung der E-Akte. Die Bundesbehörden nutzen die E-Akte Bund für die elektronische Aktenführung, und sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung der Bundesverwaltung.

Kommunale Verwaltungen gehen digital

Im kommunalen Bereich hat sich die E-Akte ebenfalls bewährt. Ein Beispiel hierfür ist das Landratsamt Gießen. Dort ist die E-Akte vorrangig für Organisationseinheiten der Leistungs- und Eingriffsverwaltung im Einsatz, welche Bescheide erzeugen.

Dies zeigt, wie die E-Akte die Verwaltungsarbeit effizienter gestaltet und den Informationszugang für Mitarbeiter:innen verbessert.

Bundesbehörden auf dem digitalen Vormarsch

Auch auf Bundesebene ist der Einsatz der E-Akte weit verbreitet. Bis zum Frühjahr 2023 wurde die E-Akte Bund in 50 Bundesbehörden implementiert und es ist geplant, bis Ende 2024 die Einführung weiter voranzutreiben. Die erste Pilotbehörde für die E-Akte Bund war das Bundesamt für Justiz, woraufhin weitere Behörden wie das Bundesministerium der Finanzen und die Bundeszentrale für politische Bildung folgten.

Die Zielsetzung der E-Akte Bund Implementierung umfasst den Anschluss von ungefähr 100 Mandanten mit mehr als 150.000 Mitarbeitern bis 2024. Bei der technischen Umsetzung der E-Akte Bund unterstützt das ITZBund die Bundesbehörden individuell.

eAkte als Schlüssel zur Modernisierung des Notariatswesens

Neben der öffentlichen Verwaltung und den Bundesbehörden spielt die E-Akte auch eine wichtige Rolle in anderen Bereichen, wie zum Beispiel im Notariat. Die E-Akte bietet hier enorme Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen.

Spezifische Anforderungen an die eAkte im Notariat

Die Einführung der E-Akte im Notariat muss einige spezifische Anforderungen erfüllen. Dazu gehören:

• Hohe rechtliche Standards wie Beweiskraft, Unveränderlichkeit und Langzeitarchivierung
• Mandantenorientierung und Datenschutz wie Mandantenschutz und sichere Kommunikation
• Integration mit Fachverfahren und nahtlose Anbindung an bestehende Systeme.

Vorteile der eAkte für Notariate

Die E-Akte bringt viele Vorteile für Notariate mit sich. Sie ermöglicht:

• eine Effizienzsteigerung durch Zeitersparnis, automatisierte Prozesse und optimierte Workflows
• eine Reduzierung der Fehlerquote durch automatische Prüfungen und revisionssichere Archivierung
• Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Papier- und Lagerkosten

Die verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Akteneinsicht und digitale Kommunikation sowie die höhere Transparenz durch Online-Zugriff für Mandanten tragen zur gesteigerten Zufriedenheit bei. Nicht zuletzt trägt die ressourcenschonende Aktenführung zur Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit bei.

Herausforderungen bei der Einführung der eAkte

Die Einführung der E-Akte im Notariat stellt jedoch auch eine Herausforderung dar. Es entstehen Investitionskosten durch die Anschaffung von Hard- und Software und die Anpassung der IT-Infrastruktur. Zudem müssen die Arbeitsabläufe angepasst und die Mitarbeiter:innen geschult werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist:

• die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes, was die Implementierung umfassender Schutzmaßnahmen erfordert
• die Integration mit bestehenden Systemen
• die Akzeptanz bei Mandanten

Diese stellen Herausforderungen dar.

Zukunftsperspektiven der eAkte im Notariat

Die Zukunftsperspektiven der E-Akte im Notariat sind vielversprechend. Das langfristige Ziel der digitalen Transformation ist die vollelektronische Aktenführung. Künstliche Intelligenz könnte in Zukunft die Automatisierung von Aktenprüfung, -bearbeitung und -analyse ermöglichen. Zudem könnte die Interoperabilität, also die Vernetzung mit anderen Rechtssystemen wie dem elektronischen Rechtsverkehr, weiter vorangetrieben werden.

Die E-Akte stellt somit einen wichtigen Schlüssel zur Modernisierung des Notariatswesens dar.

Fazit: eAkte als Chance für moderne Notariate

Abschließend lässt sich festhalten, dass die E-Akte eine große Chance für moderne Notariate darstellt. Sie ermöglicht eine Effizienzsteigerung, Fehlerreduzierung und Kosteneinsparung. Trotz einiger Herausforderungen, wie der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen und technischen Hürden, bietet die E-Akte enorme Vorteile.

Mit der richtigen Strategie und Lösungen können diese Herausforderungen bewältigt und die Vorteile der E-Akte voll ausgeschöpft werden. Es ist daher wichtig, zukunftsorientiert zu handeln und die Chancen, die die E-Akte bietet, zu nutzen.

HTH: Ihr Partner für die digitale Zukunft des Notariats

Die E-Akte bietet Notariaten enorme Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen. HTH unterstützt Sie umfassend bei der Einführung und Nutzung der E-Akte in TriNotar. Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft Ihres Notariats.

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben wir uns intensiv mit dem Thema E-Akte auseinandergesetzt. Wir haben die Bedeutung der E-Akte in der digitalen Transformation der Verwaltung beleuchtet, ihre Funktion und die Relevanz im Kontext des E-Government-Gesetzes diskutiert sowie die technische Umsetzung mit Plattformen und Tools vorgestellt. Wir haben praktische Vorteile für Verwaltungen und Bürger hervorgehoben und Herausforderungen sowie Lösungsansätze bei der Einführung von E-Akten aufgezeigt. Anhand von Erfolgsgeschichten haben wir die Implementierung der E-Akte illustriert und schließlich die Rolle der E-Akte im Notariat erörtert. Es ist deutlich geworden, dass die E-Akte eine große Chance für die Modernisierung des Notariatswesens und die digitale Zukunft der Verwaltung darstellt.

Häufig gestellte Fragen

Der Beitrag E-Akte: Effiziente digitale Lösungen für moderne Verwaltung erschien zuerst auf HTH Computer.

In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Notwendigkeit einer sicheren Übermittlung, die Vorteile des elektronischen Rechtsverkehrs und innovative Technologien, die Notariate dabei unterstützen, eine sichere elektronische Dokumentenübermittlung zu gewährleisten.

Die Notwendigkeit sicherer Dokumentenübermittlung für Notariate

Sichere Dokumentenübermittlung ist im Notariat unerlässlich und gewährleistet den reibungslosen und vertraulichen Informationsaustausch zwischen Notaren, Klienten und Institutionen. Dies ist besonders wichtig, da rechtliche und finanzielle Dokumente höchste Vertraulichkeit erfordern. Die Sicherheit der Übertragung und Speicherung sensibler Daten ist von höchster Bedeutung.

Notare sind auf schnelle und genaue Dokumentenübermittlung angewiesen. Die sichere Übertragung gewährleistet, dass wichtige rechtliche Unterlagen, Verträge und Dokumente sicher und termingerecht ankommen. Dies steigert die Effizienz des Notariats und erhöht das Vertrauen der Klienten.

Insgesamt ist sichere Dokumentenübermittlung unverzichtbar, um die Arbeit von Notaren zu erleichtern und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards zu wahren.

Elektronischer Rechtsverkehr: Definition und Nutzen

Der elektronische Rechtsverkehr, oft auch als „eJustice“ bezeichnet, ist ein moderner Ansatz für den Austausch von Informationen und Dokumenten im juristischen Bereich. Dieser Ansatz hat sich in den letzten zwei Jahrzehnten als bedeutende Innovation entwickelt und wird von immer mehr Notariaten weltweit genutzt.

Die Idee des elektronischen Rechtsverkehrs entstand in den 1990er Jahren als Reaktion auf den technologischen Fortschritt und die steigende Digitalisierung. Seitdem hat sich dieser Ansatz rasant weiterentwickelt. Heute nutzen Millionen von Menschen und zahlreiche Notariate weltweit den elektronischen Rechtsverkehr, um Dokumente sicher und gleichzeitig umweltfreundlich auszutauschen.

Durch den elektronischen Rechtsverkehr sind Notariate in der Lage, ihre Dienstleistungen effizienter anzubieten und gleichzeitig die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien für Notariate sicherzustellen.

Die Vielfältigen Vorteile des Elektronischen Rechtsverkehrs

1. Effizienzsteigerung: Der elektronische Versand von Dokumenten beschleunigt den Informationsaustausch erheblich. Dabei können Dokumente und Dateien in Echtzeit versendet und empfangen werden, was die Arbeitsabläufe beschleunigt und die Datenübertragung vereinfacht.
   
2. Kosteneinsparungen: Der Wegfall von Papierdokumenten, Porto und Lagerkosten führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Zudem reduziert der elektronische Rechtsverkehr den Bedarf an physischem Büromaterial und Lagerfläche.
   
3. Umweltfreundlichkeit: Der Einsatz von elektronischem Rechtsverkehr trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was positive Auswirkungen auf die Umwelt hat. Dies entspricht modernen Nachhaltigkeitsrichtlinien und Sicherheitsrichtlinien für Notariate.
   
4. Sicherheit: Moderne Technologien und Sicherheitsrichtlinien für Notariate gewährleisten, dass der Versand von Dokumenten sicher und geschützt ist. Die Verwendung von Verschlüsselungstechniken und digitalen Signaturen gewährleistet die Integrität und Authentizität der übertragenen Daten. Zusätzlich können Dokumente mit einem Passwort versehen werden, um einen zusätzlichen Schutz zu bieten.
   
5. Transparenz: Der elektronische Rechtsverkehr ermöglicht eine transparente Dokumentenverfolgung und -verwaltung. Damit können Sie den Status der Übermittlung von Dokumenten in Echtzeit überwachen und den Übertragungsverlauf nachvollziehen.

Der elektronische Rechtsverkehr stellt eine bedeutende Veränderung in der Arbeitsweise von Notariaten dar. Er fördert die Effizienz, senkt die Kosten und bietet die Möglichkeit, auf sich ändernde Anforderungen und Sicherheitsrichtlinien für Notariate flexibel zu reagieren.

Sicherheit mit der richtigen Software

Moderne Notar Softwarelösungen spielen eine wichtige Rolle bei der sicheren Übertragung von Dokumenten und stellen Alternativen zu herkömmlichen Methoden dar. Sie bieten Funktionen und Mechanismen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vertraulich und unversehrt bleiben.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen für den elektronischen Rechtsverkehr, die speziell entwickelt wurden, um die Anforderungen an sichere Datenübermittlung zu erfüllen.

Aktuelle Software ist dabei Grundvoraussetzung — wie das TriNotar-Update geordnet abläuft, haben wir dokumentiert.

xNotar: Die Komplettlösung für Notariate

xNotarist die führende webbasierte Softwarelösung für den elektronischen Rechtsverkehr im Notariat. Entwickelt von der NotarNet GmbH, einer hundertprozentigen Tochter der Bundesnotarkammer, bietet xNotar eine umfassende Palette von Modulen, darunter Handelsregister, Grundbuch, Sonstige Anträge und Präsenzbeglaubigung.

Zusätzlich sind für das Jahr 2024 weitere spannende Module wie eNoVA und TraPaRe (Transparenzregister) geplant.

Übersichtlichkeit und Effizienz

xNotar bietet eine klare Übersicht über alle Vorgänge und Einzelvorgänge, die leicht ausgedruckt, bearbeitet und überwacht werden können. Die einfache oder erweiterte Suche ermöglicht eine gezielte Suche nach Anträgen oder Anmeldungen.

Automatisierung und Anpassung

Die Software passt sich automatisch an und bietet Unterstützung für Notarvertreter, einschließlich automatischer Beglaubigungsvermerke und Anschreiben. Datenschutz und Datenaustausch sind integraler Bestandteil der Lösung, die die reibungslose Abwicklung von Notariatsaufgaben in Unternehmen erleichtert.

Elektronische Signatur

xNotar stellt moderne und effiziente Tools für Ihre Aufgaben im elektronischen Rechtsverkehr zur Verfügung. Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auf der Beglaubigung qualifiziert elektronischer Signaturen. Diese Signaturen werden in Gegenwart des Notars anerkannt und bieten höchste Sicherheit und rechtliche Relevanz.

Mit xNotar erhalten Sie alles, was Sie für einen reibungslosen elektronischen Rechtsverkehr benötigen und profitieren gleichzeitig von einer optimalen Grundlage für die Sicherheit und Effizienz Ihrer notariellen Tätigkeiten.

Wir können Sie unterstützen!

Unsere Dienstleistungen als IT-Systemhaus umfassen Beratung und die Implementierung, um sicherzustellen, dass Sie xNotar optimal nutzen können und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten.

Datensicherheit für Notariate: Bewährte Praktiken

Datensicherheit ist für Notariate von höchster Wichtigkeit, da sie täglich mit sensiblen Informationen umgehen. Hier sind bewährte Sicherheitspraktiken, die Sie beachten sollten:

Zugriffsbeschränkung: Gewähren Sie den Zugriff auf sensible Daten nur autorisierten Personen. Nutzen Sie ein starkes Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Regelmäßige Backups: Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig, um vor Datenverlust durch Hardwarefehler oder Angriffe geschützt zu sein. Speichern Sie Backups sicher und verschlüsselt.

Aktualisierungen und Patch-Management: Halten Sie Ihre Software und Systeme auf dem neuesten Stand, um Sicherheitslücken zu schließen. Implementieren Sie effizientes Patch-Management, um potenzielle Schwachstellen zu minimieren.

Schulung und Sensibilisierung: Sensibilisieren Sie Ihr Team für Sicherheitsrisiken und führen Sie Schulungen durch, um sie auf Phishing-Angriffe und Bedrohungen vorzubereiten.

Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern oder die Nutzung von Cloud-Services kann für Notariate äußerst vorteilhaft sein. Diese Dienstleister verfügen oft über spezialisierte Expertise und Ressourcen, um Ihre notariellen Aufgaben effizienter und sicherer zu gestalten. Ein Grund hierfür ist die Implementierung angemessener Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien.

Die Bundesnotarkammer hat eine Handreichung zur IT-Sicherheit für Notariate herausgegeben. Diese gibt nochmal detaillierte Empfehlungen zu IT-Sicherheitsmaßnahmen. Wenn Sie rasch prüfen wollen, wie der Status Ihrer IT-Sicherheit im Notariat aktuell ist, dann holen Sie sich jetzt unseren IT-Sicherheitsbooster für Notariate.

Verschlüsselung und sichere Datenübermittlung

Schützen Sie sensible Daten durch Ende zu Ende Verschlüsselung während der Übertragung. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Dritter Einblick in vertrauliche Informationen erhält.

Diese bewährten Praktiken bieten einen starken Schutz für Ihre Notarsoftware und Daten. Bei weiteren Fragen oder für Unterstützung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr Schutz und ein umfassender Überblick über Ihre Sicherheit sind unser Anliegen.

Schutz der Datenübertragung mit SSL/TLS-Verschlüsselung

Eine der grundlegenden Sicherheitspraktiken für die elektronische Dokumentenübermittlung ist die Verwendung von SSL/TLS-Verschlüsselung. Diese Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherung der Daten während der Übertragung über das Internet.

SSL (Secure Sockets Layer) und sein Nachfolger TLS (Transport Layer Security) sind Protokolle, die entwickelt wurden, um eine verschlüsselte und sichere Kommunikation zwischen einem Browser und einem Webserver sicherzustellen. Dies gewährleistet, dass die übertragenen Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Die Verwendung von SSL/TLS-Verschlüsselung bietet folgende Vorteile:

Datenschutz: Jede Änderung an den übertragenen Daten wird erkannt, da die Verschlüsselung sicherstellt, dass die Daten während der Übertragung nicht manipuliert werden können.

Vertraulichkeit: Selbst wenn jemand den Datenverkehr abfängt, sind die Daten ohne den richtigen Entschlüsselungsschlüssel nicht lesbar.

Authentifizierung: SSL/TLS ermöglicht es dem Notar und seinen Klienten, die Identität der beteiligten Parteien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit vertrauenswürdigen Quellen kommunizieren.

Die Verwendung von SSL/TLS gewährleistet einen hohen Sicherheitsstandard und ist ein wesentlicher Bestandteil bewährter Sicherheitsrichtlinien.

Herausforderungen und Zukunftsaussichten

Die Herausforderungen im Bereich der Datensicherheit werden stetig komplexer. Cyberkriminelle werden immer raffinierter, was den Schutz sensibler Informationen erschwert. Die Notariate stehen vor der Aufgabe, sich diesen Bedrohungen aktiv entgegenzustellen und ihre Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich anzupassen. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden IT-Sicherheit für Notariate gemäß der Handreichung der BNotK herauszuarbeiten.

Die Zukunftsaussichten zeigen jedoch auch positive Entwicklungen. Mit fortschrittlichen Technologien wie künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können Bedrohungen frühzeitig erkannt und bekämpft werden. Zudem werden Datenschutzvorschriften strenger, was dazu beiträgt, die Sicherheit zu erhöhen.

In dieser sich ständig verändernden Landschaft ist eine proaktive Herangehensweise an die Datensicherheit von entscheidender Bedeutung. Notariate sollten in den Einsatz von innovativen Sicherheitslösungen investieren und eng mit Experten zusammenarbeiten, um ihre Daten und die Privatsphäre ihrer Kunden zu schützen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich ganz klar sagen, eine sichere Datenübermittlung ist das A und O jedes Notariats. Sie gewährleistet die Integrität und Vertraulichkeit von sensiblen Informationen.

Unsere Erfahrung seit über 30 Jahren als IT-Service für Notare ermöglicht es uns, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die Ihre Daten sicher schützen und gleichzeitig effiziente Arbeitsabläufe ermöglichen. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um die Zukunft Ihrer Datenübermittlung zu gewährleisten.

Der Beitrag Sichere elektronische Dokumentenübermittlung für Notariate erschien zuerst auf HTH Computer.