Struktur statt Zettelwirtschaft: Digitale Abläufe, E-Akte & To-Dos – aus der Praxis fürs Notariat.
Sie wollen Ihr Notariat digitalisieren und endlich weg von Zettelwirtschaft und Insellösungen? In dieser Episode geht es darum, wie eine Fachsoftware wie Trinotar digitale Abläufe vereinfacht – mit To-dos, Wiedervorlagen, Gesprächsnotizen, E-Akte und digitalem Posteingang.
Inhalt
Dieser Beitrag ist der Einstieg für unsere Wissensserie zum „Digitalen Notariat“. Wir wollen damit eine praxisorientierte Serie schaffen, die die gängigsten Probleme im Notariat aufgreift.
Christine Eßer und Ronja Tietje kennen aus ihrer Tätigkeit die gängigen Probleme. Christine ist bei HTH für die Trinotar-Beratung zuständig. Sie unterstützt Kunden dabei, die Trinotar-Software für die eigenen Bedürfnisse einzurichten.
Ronja Tietje berät Notariate im Bereich der Prozessorganisation. Sie weiß, welche Tätigkeiten und Prozesse im Notariatsalltag viel Zeit kosten.
Typische Probleme bei der Digitalisierung im Notariat
In Bezug auf digitale Abläufe gibt es im Notaralltag viele typische Probleme. In Summe sind es viele Kleinigkeiten, die sehr viel Zeit kosten.
Oftmals ist das Problem, dass eine Kanzlei die Fachsoftware nicht als das sieht, was sie eigentlich ist: der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation. Was wir in der täglichen Arbeit sehen, sind folgende Dinge:
- liebgewonnene Papierprozesse, an denen festgehalten wird.
- handschriftliches Notieren einer Telefonnotiz.
- ein separater Kalender „für die wirklich wichtigen“ Wiedervorlagen
- Handnotizen, die zum Notar getragen werden, anstatt eine Notiz einfach aus der Software zu generieren.
- E-Mails außerhalb der Software
Warum Fachsoftware der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation sein sollte
Bei unseren Beratungsterminen treffen wir in Bezug auf die Notarsoftware auf eine große Bandbreite. Es gibt Notariate, die digital sehr engagiert sind. Sie sind fast komplett digitalisiert, gut durchorganisiert und arbeiten kaum mehr auf Papier. Da stellt sich die Frage: Ist es auch für solche Kanzleien relevant, sich zu verbessern. Ja! Selbst eine digitalisierte Kanzlei kann sich noch verbessern.
Auf der anderen Seite gibt es Notariate, die Software bis heute nur sehr rudimentär nutzen. Da wird die Software nur als Aktenregistratur und als Schnittstelle für die UVZ-Nummern im Urkundenverzeichnis genutzt. Für diese ist die Papierakte immer noch der Mittelpunkt der täglichen Arbeit. Diese Notariate müssen digitaler werden.
Wenn Kunden beginnen mit Trinotar zu arbeiten, stehen sie an ganz unterschiedlichen Punkten. Der größte Schmerzpunkt ist meistens, dass ein Notariat sich zwar für die Software entschieden hat, sie aber nicht sinnvoll eingerichtet bekommt.
Die wichtigsten Vorteile eines digitalen Notariats:
- alle Informationen zentral in der Fachsoftware
- weniger Papierakten und handschriftliche Notizen
- bessere Übersicht über Aufgaben und Fristen
- effizientere Zusammenarbeit im Team
Wie Notariate mit der digitalen Akte starten können
Da stellt sich die Frage: Wie fange ich überhaupt mit der digitalen Akte an? In diesem Fall ist oft der Wille da. Es fehlt jedoch an Zeit und Wissen, es umzusetzen.
Manche nutzen die Software bisher sehr rudimentär und möchten jetzt ihre Entwurfserstellung super aufstellen. Das Ziel ist, dass der Entwurf mit einem Klick da ist.
Dafür müssen das Grundgerüst und die Funktionen der Software in ihrer vollen Spannbreite genutzt werden. Oft kommt der Appetit beim Essen. Notariate starten mit wenigen Funktionen und merken dann, wie sie im Alltag Zeit gewinnen. Wenn alle Kollegen mitmachen und Spaß haben, kommt die Erleichterung automatisch.
Bei vielen Kunden sehen wir am Anfang erst einmal Verunsicherung und (große) Ängste vor der Digitalisierung: Da kommt etwas Neues. Wie gehe ich damit um? Jetzt muss ich mich da umgewöhnen.
Unsere Kunden merken schnell, dass es besser läuft, als gedacht und sie merken. Sie merken dann, dass alles Sinn macht, was sie mit der Software tun.
Wir treffen in Notariaten auf sehr unterschiedliche Situationen. Wir sehen Widerstände, aber keine Begeisterung. Viele Notare sind selbst technisch nicht so begeistert. Die Herausforderung ist hier von Anfang an, die Motivation aufrechtzuerhalten.
Struktur statt Zettelwirtschaft im Kanzleialltag
Genau aufgrund dieser Bandbreite haben wir die Wissensreihe „Struktur statt Zettelwirtschaft“ ins Leben gerufen. Die Reihe soll die genannten Probleme aufgreifen und Lösungen aufzuzeigen.
Das erste Thema lautet: „Fachsoftware statt Insellösung. So bündeln Sie Ihren Kanzleialltag in einem System“
Wir zeigen Wege auf, wie Sie Tätigkeiten aus dem Kanzleialltag bündeln können, um nicht an der Software vorbeiarbeiten zu müssen.
Wir möchten ein Bewusstsein dafür schaffen, dass die Software wirklich der Mittelpunkt der Kanzleiorganisation ist. Das ist ein Denkprozess, der erstmal gestartet werden muss.
Viele Angestellte sind damit groß geworden, ihren Notar mit einer händisch geschriebenen Gesprächsnotiz zu begeistern. Das Tolle: Auch aus der Fachsoftware können Sie eine Gesprächsnotiz erstellen. Darin kann der Notar seine Punkte ergänzen und die Notiz wieder neu abspeichern. Dann steht die Notiz wieder allen zur Verfügung.
To-Do-Organisation im Notariat
Nicht selten erfahren wir von Mitarbeitern in Notariaten, dass sie über 100 nicht erledigte To-dos haben. Wenn die Mitarbeiter ihre To-dos nicht schaffen, ist das ein klares Zeichen, dass das Notariat seine Organisation nicht im Blick hat. Es ist Zeit, seine To-dos zu digitalisieren.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre To-do in die Software einfügen und welcher Aufbau sinnvoll ist. Das Gleiche machen wir mit einer Besprechungsnotiz. Die kann man für den Notar individuell einrichten (z. B. welche Klientenangaben sind nötig, direktes hinzufügen einer Telefonnotiz).
Wir zeigen Ihnen auf, sie Sie den Verfügungsbogen in Trinotar sinnvoll nutzen. Damit sehen Sie auf einen Blick, in der Software, wie ist der Stand der Dinge. Sie müssen dazu keine Papierakte mehr öffnen, um nach der Papiernotiz zu suchen.
Neugierig geworden? Wenn Sie mehr wissen wollen, merken Sie sich direkt unsere weiteren Webinare vor: