Sie möchten Ihr Notariat digital aufstellen oder planen die nächsten Schritte in Richtung Online-Beurkundung und digitale Präsenzbeurkundung? In diesem Beitrag geben wir Ihnen eine praxisnahe IT-Checkliste fürs Notariat an die Hand: vom soliden Internetanschluss, über moderne Firewall und Virenschutz.
Inhalt
Außerdem geht es um die Ausstattung fürs Beurkundungszimmer und warum Sie für die digitale Unterschrift ein zertifiziertes Sign-Pad brauchen und nicht einfach nur ein gewöhnliches Tablet.
Notariate werden immer digitaler
Das Notariat an sich gilt immer noch eher als konservativ. Doch auch dort setzt ein Wandel ein und moderne Notariate werden immer digitaler. Zuletzt wurden etwa die Cloud-Regelungen für Notariate gelockert. Notare dürfen jetzt weitgehende Cloudservices nutzen. Deren Einsatz war bis Ende des Jahres 2025 noch stark reglementiert.
Die Checkliste für das digitale Notariat
Doch was ist in einem modernem Notariat wirklich nötig, um effizient arbeiten zu können? Unserer Meinung nach sind folgende Dinge wichtig:
- Ein solider Internetanschluss mit Breitbandtechnologie
- Moderne IT-Infrastruktur
- Spezialausstattung für das Notariat
- Ausstattung für ein modernes (Online-)Besprechungszimmer
Der solide Breitbandanschluss
Per se braucht ein Notariat keinen Glasfaseranschluss mit x Gbit, um mit der Außenwelt verbunden zu sein. Aber ein Notariat sollte einen Internetanschluss mit mindestens 100 Mbit Geschwindigkeit im Download und 40 Mbit im Upload haben. Da ein durchschnittliches deutsches Notariat 10 bis 20 Mitarbeiter:innen hat, ist ein solcher Anschluss völlig ausreichend.
Unterhalb dieser Leistung wird es allerdings schwierig. Einer unserer Kunden hatte bis vor kurzem noch einen alten ADSL-Anschluss mit lediglich 16 Mbit. Das hat das Arbeiten für uns schwierig gemacht. Für diesen Kunden konnten wir zum Beispiel kein Cloud-Backup abbilden.
Bonus-Tipp: Wenn Sie sich in einer Region mit sehr schwacher Internetleistung befinden, kann ein satellitengestütztes Produkt – auch wenn es von einem US-amerikanischen Konzern kommt – eine Alternative für die schnelle Internetversorgung sein.
Moderne IT-Infrastruktur
Um verlässlich digital arbeiten zu können, benötigen Sie eine gute Infrastruktur. Dazu gehören:
- Moderne PCs
- Aktuelle Betriebssysteme
- eine Notarsoftware.
- eine sichere Arbeitsumgebung mit Virenschutz und Firewall
Wir werden nicht müde, es zu betonen: Die Sicherheit ist äußerst wichtig, um nicht mit einem veralteten Router Hackern Tür und Tor zu öffnen.
Der richtige Raum für Online-Besprechungen
Für Klientengespräche – egal, ob persönlich oder digital – benötigt ein Notariat entsprechende Räume. Ein Raum für Online-Besprechungen muss ruhig und ohne Störgeräusche sein. Zudem sollte der Raum über ein angenehmes Akustik-Profil verfügen. Das lässt sich durch einen Teppichboden und ein paar Möbel erreichen, die den Schall schlucken.
Um Sie bei Besprechungen ins rechte Licht zu rücken, ist die Beleuchtung wichtig. Ideal ist eine Beleuchtung ohne Gegenlicht. Ein Fenster im Rücken ist suboptimal. Besser ist ein seitliches Fenster. Mit Lampen können Sie zusätzliche Akzente setzen.
Der Hintergrund spielt ebenfalls eine Rolle. Er sollte nicht zu chaotisch sein. Was Sie vermeiden sollten, sind unruhige Hintergründe. Auch eine große Glasfront im Hintergrund, an der ständig Leute vorbeilaufen, ist suboptimal. Ein aufgeräumter Hintergrund vermittelt ein professionelles Bild.
Damit Sie gut gesehen werden, ist die Kamera entscheidend. Eine ordentliche Kamera mit Full-HD-Auflösung ist heute Standard im Büroalltag. Die integrierten Kameras am Laptop sind nur suboptimal. Wir empfehlen Ihnen, ein paar mehr Euro in die Hand zu nehmen und nicht die günstigste Kamera aus dem nächsten Elektronikmarkt zu kaufen. Eine gute Kamera trägt deutlich zu einer guten Kunden- bzw. Klientenerfahrung bei.
Die Spezialausstattung im Notariat: Technik für die digitale Präsenzbeurkundung
Für die Online-Beurkundung und die digitale Präsenzbeurkundung benötigen Sie Zugriff auf XMP. Das ist das Postfach, das für die elektronische Beurkundung verwendet wird.
Darüber hinaus sind zwei Dinge nötig:
- ein Sign-Pad
- ein Lesegerät.
Früher druckte man im Notariat die Urkunden in entsprechender Anzahl aus und händigten jeder Partei ein Exemplar zum Lesen aus. Wenn es während des Termins noch Änderungen gab, notierte der Notar diese handschriftlich. Die Assistenten führten im Anschluss die Änderungen aus und druckten die Versionen erneut zur Unterschrift aus.
Heute ist die Anzeige auf einem großen Monitor im Besprechungsraum Standard. Der Notar koppelt sein Notebook über den Bildschirm und alle können am großen Screen mitlesen. Der Monitor muss daher so groß sein, dass das Dokument von allen Plätzen gut mitgelesen werden kann.
Wenn es Änderungen gibt, macht der Notar diese digital und die Parteien können die Urkunde per Sign Pad unterschreiben. Das ist kein normales Tablet oder iPad, sondern ein speziell zertifiziertes Gerät. Es wird verwendet, um Urkunden digital zu unterschreiben. Zusätzlich ist ein entsprechendes Lesegerät wichtig. Sie kennen das vielleicht noch früher vom Onlinebanking. Da gab es eine SmartCard samt Lesegerät, mit der man mit der Bank kommunizieren konnte. Per Sign-Pad wird die Unterschrift direkt eingepflegt und digital verarbeitet.
Wir empfehlen pro Beurkundungszimmer mindestens ein Sign-Pad. Viele unserer Kunden haben ihre Besprechungszimmer mit zwei oder mehr Signing Pads ausgestattet, damit alle Parteien direkt unterschreiben können.
7 Voraussetzungen für ein digitales Notariat
Damit ein Notariat effizient, sicher und zukunftsfähig arbeiten kann, braucht es eine solide technische Grundlage. Die folgenden sieben Elemente bilden die Basis für ein modernes digitales Notariat.
1. Schneller und stabiler Internetanschluss
Ein leistungsfähiger Internetanschluss ist die Grundlage für digitale Arbeitsprozesse. Empfehlenswert sind mindestens 100 Mbit Download und etwa 40 Mbit Upload, damit Cloud-Dienste, Videokonferenzen und der elektronische Rechtsverkehr stabil funktionieren.
2. Moderne IT-Infrastruktur
Aktuelle Computer, leistungsfähige Server oder Cloudlösungen sowie regelmäßig aktualisierte Betriebssysteme sorgen für einen reibungslosen und sicheren Arbeitsalltag im Notariat.
3. Professionelle IT-Sicherheitslösungen
Notariate arbeiten mit hochsensiblen Daten. Deshalb sind Firewall, Virenschutz und regelmäßige Sicherheitsupdates unverzichtbar, um das System vor Cyberangriffen zu schützen.
4. Notarsoftware und elektronischer Rechtsverkehr
Eine spezialisierte Notarsoftware sowie der Zugang zu den entsprechenden Kommunikationssystemen ermöglichen den elektronischen Austausch von Dokumenten und eine effiziente digitale Aktenführung.
5. Professionell ausgestattetes Besprechungszimmer
Für digitale oder hybride Termine ist ein ruhiger Raum mit guter Kamera, klarer Beleuchtung und hochwertigem Mikrofon wichtig. So können Gespräche mit Mandanten oder Geschäftspartnern problemlos online stattfinden.
6. Großer Monitor zur gemeinsamen Dokumentansicht
Bei Beurkundungen wird der Urkundentext häufig auf einem großen Bildschirm angezeigt, sodass alle Beteiligten den Inhalt gleichzeitig lesen und Änderungen nachvollziehen können.
7. Zertifizierte Hardware für digitale Signaturen
Für die digitale Präsenzbeurkundung benötigen Notariate zertifizierte Sign-Pads und passende Kartenlesegeräte. Diese Geräte ermöglichen rechtssichere elektronische Unterschriften und sind speziell für notarielle Anwendungen entwickelt.
Mit dieser Ausstattung machen Sie Ihr Notariat fit für die Zukunft.
Fazit
Sie möchten Ihr Notariat digital aufstellen oder Ihre IT modernisieren?
Wir unterstützen Notariate bei Infrastruktur, Sicherheit und digitaler Beurkundung.
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