Die digitale Akte im Notariat ist die elektronische Führung notarieller Akten und Verzeichnisse nach der NotAktVV. Sie reicht vom elektronischen Urkundenverzeichnis über die elektronische Urkundensammlung im elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer bis zur elektronisch geführten Nebenakte. Seit dem 1. Januar 2022 sind das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis elektronisch Pflicht. Seit dem 1. Juli 2022 werden neu errichtete Urkunden gescannt und 100 Jahre elektronisch verwahrt.
Inhalt
Für Notarinnen und Notare ist die digitale Akte damit kein Zukunftsprojekt mehr, sondern gelebte Praxis. Die eigentliche Frage lautet nicht mehr ob, sondern wie sicher und wie strukturiert. Dieser Beitrag erklärt den rechtlichen Rahmen, den Unterschied zur E-Akte der Verwaltung und den praktischen Weg zur elektronischen Aktenführung im Notariat. Wir betreuen über 100 Notariate bundesweit und übersetzen die Vorgaben der Bundesnotarkammer in konkrete IT-Abläufe.
Was ist die digitale Akte im Notariat?
Die digitale Akte im Notariat bündelt alle elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse einer notariellen Amtstätigkeit. Der Gesetzgeber unterscheidet dabei klar zwischen den zwingend elektronischen Verzeichnissen und der optional elektronischen Nebenakte.
Zwingend elektronisch geführt werden seit 2022 das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis. Das elektronische Urkundenverzeichnis hat die frühere Urkundenrolle sowie das Namens- und Erbvertragsverzeichnis abgelöst. Es ist heute der zentrale Nachweis über die Urkunden eines Notariats. Im Urkundenverzeichnis erfasst die Notarin oder der Notar die wesentlichen Daten jedes Amtsgeschäfts — die Beteiligten und den Gegenstand des Rechtsgeschäfts. Diese Digitalisierung der Verzeichnisse war der erste Schritt der elektronischen Aktenführung im Notariat.
Die Niederschriften der Urkunden wandern als qualifiziert elektronisch signierte Dokumente in die elektronische Urkundensammlung. Jede neu errichtete Urkunde wird von der Notarin oder dem Notar gescannt, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen, verschlüsselt und an das elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer übermittelt. Die elektronischen Dokumente bleiben so über die gesamte Verwahrung beweiskräftig. Bereits bei der Errichtung der Urkunde entstehen strukturierte Daten für das Verzeichnis. Die Papierurkunden bleiben vorerst das Original, dürfen nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren aber vernichtet werden. Für die Digitalisierung der Urkunden gelten strenge Vorgaben an Format, elektronische Signatur und Übermittlung.
Die digitale Akte im Notariat ist damit mehr als ein gescanntes Dokument. Sie ist ein rechtssicheres System aus Verzeichnissen, Urkundensammlung und Nebenakte — mit klaren Vorgaben zu Signatur, Speicherort und Verwahrung. Die Digitalisierung betrifft jede Notarin und jeden Notar, unabhängig von der Größe des Notarbüros. Für jeden Notar bedeutet diese Arbeit vor allem eine strukturierte, sichere Ablage der elektronischen Dokumente.
Digitale Akte im Notariat vs. E-Akte der Verwaltung
Der Begriff E-Akte führt regelmäßig zu Verwechslungen. Die elektronische Akte der öffentlichen Verwaltung und die digitale Akte im Notariat verfolgen unterschiedliche Ziele und beruhen auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.
Die E-Akte der Verwaltung dient der medienbrucharmen Bearbeitung behördlicher Vorgänge. Sie basiert auf dem E-Government-Recht und wird für Behörden ab 2026 zunehmend zur Pflicht. In der Justiz regeln eigene Vorschriften die elektronische Aktenführung bei Gerichten. Beide Welten optimieren interne Abläufe und den Austausch zwischen Verwaltungsbehörden.
Die digitale Akte im Notariat folgt dagegen der NotAktVV und der Bundesnotarordnung. Ihr Maßstab ist nicht Effizienz, sondern die Beweiskraft der elektronischen Dokumente, ihre Unversehrtheit und die Langzeitverwahrung der Urkunden über 100 Jahre. Die Anforderungen an die elektronische Signatur, an die Verschlüsselung und an den Speicherort der elektronischen Akten sind strenger als in vielen Verwaltungen. Für den Notar oder die Notarin ist die digitale Akte deshalb kein reines IT-Thema, sondern eine Amtspflicht.
| Merkmal | E-Akte der Verwaltung | Digitale Akte im Notariat |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | E-Government-Recht, Justizvorschriften | NotAktVV, § 35 BNotO |
| Zweck | medienbrucharme Bearbeitung | Beweiskraft, Verwahrung |
| Aufbewahrung | verfahrensabhängig | bis zu 100 Jahre |
| Speicherort | Behörde, Verwaltung | elektronisches Urkundenarchiv |
| Signatur | teils einfach | qualifiziert elektronisch |
Den allgemeinen Begriff der E-Akte in Verwaltung und Justiz behandeln wir in einem eigenen Grundlagen-Beitrag. Dieser Artikel bleibt konsequent bei der notariellen Sicht. Wer die Digitalisierung im Notariat breiter einordnen möchte, findet den Überblick zum digitalen Notariat an anderer Stelle.
Der rechtliche Rahmen: Verzeichnisse, Urkundensammlung und Verwahrung
Grundlage der elektronischen Aktenführung ist die NotAktVV — die Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. Sie regelt gemeinsam mit § 35 BNotO, welche Dokumente der elektronischen Aktenführung unterliegen und wo die elektronischen Akten und Urkunden gespeichert sein müssen. Jeder Notar und jede Notarin trägt die Verantwortung für die richtige Umsetzung im eigenen Notarbüro.
Das elektronische Urkundenarchiv wird zentral von der Bundesnotarkammer betrieben. Dorthin übermittelt jede Notarin und jeder Notar die elektronischen Dokumente der Urkundensammlung. Die Niederschriften liegen im Format PDF/A vor, sind qualifiziert elektronisch signiert und verschlüsselt. So bleiben Authentizität und Integrität der Urkunden über die gesamte Verwahrung gesichert. Der Notar bleibt für die Richtigkeit der elektronischen Aktenführung verantwortlich, auch wenn die Speicherung im elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer liegt.
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 50 NotAktVV, die Verlängerung der Nebenakte-Frist aus § 52 NotAktVV. Sie fallen je nach Dokumententyp sehr unterschiedlich aus.
| Dokumententyp | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Urkundenverzeichnis | 100 Jahre |
| Elektronische Urkundensammlung | 100 Jahre |
| Urkundensammlung (Papierform) | 30 Jahre |
| Verwahrungsverzeichnis | 30 Jahre |
| Nebenakte | 7 Jahre (Fristbeginn: Kalenderjahr nach Abschluss des Amtsgeschäfts) |
| Nebenakte bei berechtigtem Interesse | verlängerbar auf höchstens 30 Jahre (§ 52 Abs. 2 NotAktVV) |
Die lange Verwahrung ist der Grund, warum an die digitale Akte im Notariat so hohe technische Anforderungen gestellt werden. Ein Dokument, das ein Jahrhundert lesbar und beweiskräftig bleiben muss, verträgt keine Medienbrüche und keine ungesicherte Speicherung. Schon ein einziger Medienbruch kann die Beweiskraft gefährden. Die langfristige Archivierung der Daten stellt hohe Ansprüche an Format und Sicherheit. Die Niederschriften der Urkunden, die elektronischen Verzeichnisse und die Nachweise in der Akte folgen deshalb einem einheitlichen, geprüften Ablauf. Für eine Notarin oder einen Notar ist das keine reine IT-Frage, sondern ein Teil der Amtspflicht.
Die elektronische Nebenakte und der zulässige Speicherort
Neben den zwingend elektronischen Verzeichnissen dürfen Notarinnen und Notare auch die Nebenakte elektronisch führen. Sie enthält die vorbereitenden Unterlagen und die Korrespondenz zu einem Amtsgeschäft — Entwürfe, Nachweise, Mitteilungen und die Kommunikation mit den Beteiligten. Anders als bei den Urkunden ist die elektronische Führung hier eine Option, keine Pflicht.
Die elektronische Nebenakte ist zulässig, aber an Voraussetzungen gebunden. Nach § 43 NotAktVV müssen die elektronisch geführten Nebenakten und die darin aufgenommenen Dokumente durch einen strukturierten Datensatz beschrieben sein; die Vorgaben der Bundesnotarkammer sind dabei zu beachten. Außerdem muss eine elektronisch geführte Nebenakte jederzeit in das Dateiformat überführt werden können, das für die elektronische Urkundensammlung vorgeschrieben ist — also PDF/A. Für die Beteiligten und für einen späteren Amtsnachfolger bleibt die elektronische Akte so jederzeit lesbar.
Beim Speicherort ist die Bundesnotarordnung streng. Elektronische Akten und Verzeichnisse darf die Notarin oder der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im elektronischen Urkundenarchiv oder im künftigen elektronischen Notariatsaktenspeicher nach § 78k BNotO führen. Eine dauerhafte Auslagerung der elektronischen Akte in eine beliebige Cloud ist damit ausgeschlossen.
In der Praxis heißt das: Die führende elektronische Nebenakte bleibt auf einem Server in der Geschäftsstelle. Cloud-Dienste sind nur eine Ergänzung als Hilfsmittel, nicht der Ablageort der Akte selbst. Welche Cloud-Nutzung die Bundesnotarkammer erlaubt, haben wir im Beitrag zur Cloud im Notariat im Detail aufgeschlüsselt.
XNP, beN und der elektronische Rechtsverkehr
Die digitale Akte im Notariat steht nicht für sich. Die Digitalisierung reicht über das Notarbüro hinaus: Die Akte ist mit dem elektronischen Rechtsverkehr verbunden — also mit dem elektronischen Austausch von Dokumenten mit Gerichten und Behörden.
Zentrale Plattform dafür ist XNP. Über das Modul Urkundenverzeichnis wird das elektronische Urkundenverzeichnis geführt und mit dem elektronischen Urkundenarchiv verbunden. Über das besondere elektronische Notarpostfach — kurz beN — kommunizieren Notarinnen und Notare rechtssicher mit den Gerichten. Grundbuchanträge und Registeranmeldungen an das Handelsregister werden so elektronisch eingereicht.
Für die Nutzung von beN sind eine Signaturkarte mit Notarattribut, die zugehörige PIN und ein Kartenlesegerät der Sicherheitsklasse 3 erforderlich. Wie die Übermittlungswege zusammenspielen, erklärt unser Beitrag zum elektronischen Rechtsverkehr im Notariat. Wichtig ist der Zusammenhang: Ohne funktionierende Anbindung an den elektronischen Rechtsverkehr bleibt die digitale Akte im Notariat Stückwerk.
Die Übermittlung an die Gerichten und an die Bundesnotarkammer läuft strukturiert über definierte Formate, unter anderem im XML-Standard. Für Notarinnen und Notare ist das im Alltag unsichtbar — vorausgesetzt, die Notariatssoftware, das beN und das elektronische Urkundenarchiv sind sauber miteinander verbunden. Genau diese Anbindung ist in der Praxis der häufigste Reibungspunkt.
Digitale Akte, Online-Beurkundung und die digitale Transformation
Die digitale Akte ist ein Baustein der digitalen Transformation des Notariats. Parallel zur elektronischen Aktenführung hat der Gesetzgeber die notariellen Online-Verfahren geschaffen. Beide Entwicklungen dieser Transformation greifen ineinander — sie setzen auf denselben elektronischen Grundlagen auf: dem elektronischen Rechtsverkehr, der Plattform XNP und dem elektronischen Urkundenarchiv.
Seit dem 1. August 2022 ermöglicht das DiRUG die GmbH-Gründung per Videokommunikation. Das DiREG hat die Online-Verfahren seit 2023 schrittweise erweitert — etwa auf einstimmige Gesellschafterbeschlüsse und weitere register- und gesellschaftsrechtliche Vorgänge. Die Verfahren laufen über das gesicherte Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer.
Wichtig ist die Abgrenzung: Die Präsenzbeurkundung im Präsenzverfahren bleibt der Regelfall. Das Online-Verfahren ist auf gesetzlich zugelassene Fälle beschränkt; für die meisten Fälle der Beurkundung ist weiterhin das Präsenzverfahren vorgeschrieben. Auch bei Identifizierung und Unterschrift per Video gelten dieselben Anforderungen des Beurkundungsverfahrens wie in der Präsenzbeurkundung. Die eigenhändige Unterschrift wird dabei durch ein gesichertes elektronisches Verfahren ersetzt; die Beurkundung selbst bleibt hoheitliche Aufgabe der Notarin oder des Notars. Bei jeder Beurkundung im klassischen Verfahren erscheinen die Beteiligten weiterhin persönlich vor der Notarin oder dem Notar.
Für die digitale Akte ist ein Punkt entscheidend: Bei einer online errichteten Urkunde gilt das in der elektronischen Urkundensammlung verwahrte elektronische Dokument als Urschrift — als elektronische Urschrift nach § 45 Abs. 3 BeurkG. Beurkundungsverfahren und digitale Aktenführung greifen damit unmittelbar ineinander. Was im Online-Verfahren beurkundet wird, wird sofort Teil der elektronischen Akte und unterliegt denselben Vorgaben zu Speicherort und Verwahrung.
Die Einführung der digitalen Akte: der Weg in fünf Schritten
Die Einführung der digitalen Akte im Notariat ist überschaubar, wenn die Reihenfolge stimmt. Der Weg von der Papierform zu den elektronischen Dokumenten gelingt am besten Schritt für Schritt. Für die praktische Umsetzung hat sich in der Betreuung von über 100 Notariaten bundesweit eine Einführung in fünf Schritten bewährt. Jeder Notar und jede Notarin kann die Digitalisierung so ohne Ausfall im laufenden Betrieb bewältigen.
- Scannen und Erfassung sauber aufsetzen. Jede Urkunde wird in einer definierten Qualität als PDF/A gescannt und in die elektronischen Verzeichnisse übernommen. Ein fester Scan-Arbeitsplatz mit geprüftem Dokumentenscanner verhindert unleserliche Scans der Urkunden. Die qualifizierte elektronische Signatur wird direkt in den Ablauf eingebunden.
- Ordnerstruktur und Notariatssoftware verbinden. Die elektronische Nebenakte braucht eine klare, einheitliche Struktur. Die Notariatssoftware — etwa TriNotar — bildet die Vorgänge ab, die Ablage folgt einem festen Schema pro Amtsgeschäft. So findet jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jedes Dokument.
- Backup und Verfügbarkeit sichern. Die führende elektronische Nebenakte liegt in der Geschäftsstelle und wird regelmäßig gesichert. Eine belastbare Datensicherung nach der 3-2-1-Regel schützt vor Datenverlust. Der größere Rahmen gehört in einen IT-Notfallplan.
- Mitarbeiter schulen und Abläufe dokumentieren. Die beste Struktur nützt wenig, wenn sie im Alltag umgangen wird. Kurze Schulungen und eine dokumentierte Ablage-Regel sorgen dafür, dass die digitale Akte im Notariat konsequent gepflegt wird.
Sie möchten die Einführung der digitalen Akte in Ihrem Notariat sauber begleiten lassen? HTH unterstützt bei Scanneinrichtung, Ordnerstruktur und Backup.
Was die digitale Akte in der Praxis bringt
Die Vorteile zeigen sich im Alltag. Der Zugriff auf eine Urkunde gelingt in Sekunden statt über das Papierarchiv. Die Verfügbarkeit steigt, weil die Akte berechtigten Mitarbeitern ortsunabhängig zur Verfügung steht — der Zugriff bleibt dabei eng geregelt. So werden auch die Prozesse im Notariat schlanker; zum Beispiel entfällt das Suchen im Papierarchiv. Weitere Vorteile sind weniger Platzbedarf und eine klare Nachvollziehbarkeit jeder Änderung. Die Digitalisierung eröffnet damit neue Möglichkeiten — sie ersetzt aber nie die Sorgfalt bei Speicherort und Verwahrung.
Häufige Fehler bei der digitalen Aktenführung
Drei Fehler sehen wir bei der Umstellung immer wieder:
- Cloud als Aktenablage missverstehen. Die elektronische Nebenakte gehört in die Geschäftsstelle, nicht dauerhaft in eine beliebige Cloud. Ein Verstoß gegen den Speicherort ist ein berufsrechtliches Risiko.
- Backup vergessen. Wer die Papierform aufgibt, braucht ein geprüftes Backup. Ohne Sicherung ist die digitale Akte verwundbar.
- Struktur erst nachträglich festlegen. Wer die Ablage-Struktur erst nach der Umstellung definiert, muss jede Akte erneut umsortieren. Die Struktur gehört an den Anfang der Einführung.
Angrenzende Sicherheitsfragen behandelt unser Überblick zur IT-Sicherheit für Notariate. Eine kompakte Übersicht aller Bausteine liefert die IT-Checkliste fürs Notariat.
Häufige Fragen zur digitalen Akte im Notariat
Die wichtigsten Fragen aus der Praxis der Notariate beantworten wir hier kurz.
Was ist die digitale Akte im Notariat?
Die digitale Akte im Notariat ist die elektronische Führung notarieller Akten und Verzeichnisse nach der NotAktVV. Sie umfasst das elektronische Urkundenverzeichnis, die elektronische Urkundensammlung im elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer und die optional elektronisch geführte Nebenakte.
Ist die elektronische Aktenführung im Notariat Pflicht?
Teilweise. Das elektronische Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis sind seit dem 1. Januar 2022 zwingend elektronisch. Seit dem 1. Juli 2022 werden neu errichtete Urkunden in die elektronische Urkundensammlung überführt. Die elektronische Nebenakte ist dagegen optional.
Was unterscheidet die digitale Akte im Notariat von der E-Akte der Verwaltung?
Die E-Akte der Verwaltung dient der medienbrucharmen Bearbeitung von Vorgängen und beruht auf dem E-Government-Recht. Die digitale Akte im Notariat folgt der NotAktVV und der Bundesnotarordnung. Ihr Fokus liegt auf Beweiskraft, Unversehrtheit und einer Verwahrung von bis zu 100 Jahren.
Darf die Nebenakte im Notariat elektronisch geführt werden?
Ja. Die elektronische Nebenakte ist zulässig, wenn die Nebenakten und ihre Dokumente nach § 43 NotAktVV durch einen strukturierten Datensatz beschrieben sind und die Akte jederzeit in das Dateiformat der elektronischen Urkundensammlung (PDF/A) überführt werden kann. Der Speicherort bleibt an die Geschäftsstelle gebunden.
Wie lange müssen notarielle Urkunden aufbewahrt werden?
Das Urkundenverzeichnis und die elektronische Urkundensammlung werden 100 Jahre verwahrt. Die Urkundensammlung in Papierform und das Verwahrungsverzeichnis werden 30 Jahre aufbewahrt (§ 50 NotAktVV). Für die Nebenakte gilt eine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren ab dem Kalenderjahr nach Abschluss des Amtsgeschäfts; bei berechtigtem Interesse ist eine Verlängerung auf höchstens 30 Jahre möglich (§ 52 NotAktVV).
Wo dürfen elektronische Akten im Notariat gespeichert werden?
Außerhalb der Geschäftsstelle nur im elektronischen Urkundenarchiv oder im künftigen elektronischen Notariatsaktenspeicher nach § 78k BNotO. Eine dauerhafte Speicherung der elektronischen Nebenakte in einer frei gewählten Cloud ist nicht zulässig.
Welche Software brauche ich für die digitale Akte im Notariat?
Für die Verzeichnisse, das elektronische Urkundenarchiv und das beN nutzen Notariate die Plattform XNP. Für die elektronische Nebenakte ist eine Software nötig, die die Vorgaben nach § 43 NotAktVV erfüllt — viele Notariate setzen dafür ihre Notariatssoftware wie TriNotar ein. Die passende Softwareausstattung stellt sicher, dass sich die Akte jederzeit in das PDF/A-Format überführen lässt.
Digitale Aktenführung mit HTH aufsetzen
Die digitale Akte im Notariat verbindet Recht, Software und IT-Sicherheit. Genau an dieser Schnittstelle arbeiten wir. HTH betreut über 150 Notariate bundesweit und richtet die elektronische Aktenführung so ein, dass sie zur NotAktVV passt, im Alltag funktioniert und langfristig sicher bleibt. Wir kennen die Anbindung an TriNotar und den elektronischen Rechtsverkehr aus der täglichen Praxis.
Einen Überblick über alle IT-Leistungen für Notariate finden Sie auf unserer Seite für Notare. Wenn Sie als Notar die digitale Akte in Ihrem Notariat prüfen oder neu aufsetzen möchten, sprechen Sie kurz mit uns über eine Beratung.