Die elektronische Akte, kurz E-Akte, revolutioniert die Verwaltungsprozesse durch Digitalisierung. Mit der E-Akte können Workflows beschleunigt und Ressourcen effizient genutzt werden. In diesem Artikel untersuchen wir, wie die E-Akte Verwaltungsvorgänge vereinfacht und welche Herausforderungen bei der Einführung zu erwarten sind.
Inhalt
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die E-Akte ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung, der darauf abzielt, Verwaltungsprozesse effizienter, transparenter und zugänglicher zu gestalten.
- Technische Umsetzung der E-Akte erfordert den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen, wobei Sicherheit und Datenschutz von zentraler Bedeutung sind.
- Die Implementierung der E-Akte führt zu praktischen Vorteilen wie Effizienzsteigerung und Kostenersparnis, stellt aber auch Herausforderungen wie Mitarbeiterakzeptanz und technische Integration dar.
Die E-Akte in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung
Die Digitalisierung der Verwaltung zielt darauf ab, medienbruchfreie Verwaltungsprozesse zu schaffen und die Verwaltungsarbeit effizienter und transparenter zu gestalten. Die E-Akte nimmt dabei eine zentrale Rolle ein, da sie als zentrales Element der digitalen Infrastruktur betrachtet wird. Durch den Wechsel von Papierakten zu elektronischen Akten können moderne Verwaltungen das Potenzial des digitalen Dokumentenmanagements voll ausschöpfen und so die digitale Umgestaltung der Verwaltungsarbeit vorantreiben.
Dabei steht nicht nur die Effizienzsteigerung im Vordergrund, sondern auch die Einbindung der Bevölkerung und Unternehmen, um die Akzeptanz aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sicherzustellen.
Definition und Funktion der E-Akte
Die elektronische Akte, kurz E-Akte, ist eine digitale Ablage, die traditionelle Papierakten ersetzt und damit eine modernere und beweglichere Verwaltungsarbeit ermöglicht. Sie bildet die Inhalte und Struktur traditioneller Papierakten in digitaler Form ab und beinhaltet verschiedene Elemente wie Vorgänge und Dokumente. Alle aktenrelevanten Dokumente müssen in der elektronischen Akte, auch als elektronischen Akte bezeichnet, berücksichtigt werden, um die Vollständigkeit und rechtssichere Aufbewahrung zu gewährleisten.
Die Struktur der elektronischen Akten wird durch den etablierten Aktenplan in der öffentlichen Verwaltung festgelegt, wodurch eine nachvollziehbare Organisation aller aktenrelevanten Dokumente gewährleistet wird. Um eine strukturierte Ablage zu verstehen, können die Sachbearbeiter:innen mit E-Akten fast wie gewohnt arbeiten, haben jedoch den Vorteil, dass sie direkten, schnellen digitalen Zugang zu den Dokumenten am Arbeitsplatz erhalten, ohne physische Archive nutzen zu müssen.
Die Vorteile von E-Akten sind:
- Direkter, schneller digitaler Zugang zu den Dokumenten
- Keine physischen Archive mehr nötig
- Dokumente werden nicht länger aufbewahrt als erforderlich
- Unterstützung des Datenschutzes und des Prinzips der wirtschaftlichen Ressourcenverwaltung
Relevanz im Kontext des E-Government-Gesetzes (EGovG)
Mit dem E-Government-Gesetz (EGovG) von 2013 wurde die E-Akte für Bundesbehörden verpflichtend. Seit 2020 sind diese dazu verpflichtet, eine elektronische Aktenführung nach EGovG umzusetzen. Das Gesetz EGovG zur Förderung zielt auf die Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit ab, wobei die Einführung der E-Akte als Kernelement gilt.
Es unterstreicht die entscheidende Rolle der E-Akte in der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung.
Integration in bestehende Verfahren
Die Integration der E-Akte in bestehende Verfahren stellt eine große Herausforderung dar. Es gilt, neue Softwarelösungen mit bereits bestehenden Systemen und Prozessen zu vereinbaren, um einen reibungslosen Übergang und effizienten Datenaustausch zu sichern.
Die Einführung der E-Akte in der Bundesverwaltung ist ein laufender Prozess, der bis 2025 abgeschlossen sein soll. Dann sollen alle Bundesbehörden ihre Akten elektronisch führen.
Die technische Seite der E-Akte: Plattformen und Tools
Die technische Umsetzung der E-Akte basiert auf einer Vielzahl von Plattformen und Tools, insbesondere auf Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Die E-Akte Bund bildet als zentraler Dienst für die elektronische Aktenführung eine essenzielle Grundlage für die Digitalisierung in der Bundesverwaltung.
Darüber hinaus gibt es standardisierte Lösungen zur professionellen elektronischen Aktenführung, wie z.B. die eAkten von d.velop. Verschiedene speziell entwickelte Softwarelösungen unterstützen die Digitalisierung.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als Grundlage
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die das Management von elektronischen Dateien ermöglicht. Es bietet Funktionen für:
- das Erstellen
- Organisieren
- Speichern
- Abrufen digitaler Unterlagen
und ist somit die Basis für die E-Akte. DMS Lösungen organisieren Dokumente in einer flachen Struktur, die durch Metadaten und Indexierung unterstützt wird. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, um sich individuellen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur anzupassen.
Es gibt verschiedene Arten von DMS, darunter:
- On-Premises
- Cloud-basiert
- Hybrid
- Branchenspezifisch
- Open-Source
- Webbasiert
Jede Art bietet spezifische Funktionen und Eignungen für Unternehmen. Integrierte DMS sind oft Teil von umfassenderen Systemen wie ECM, CRM oder ERP, die den Datenaustausch zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen erleichtern. Als zentrale Plattformen für das Dokumentenmanagement spielen DMS eine grundlegende Rolle bei der Implementierung der elektronischen Aktenführung.
Sicherheit und Datenschutz bei E-Akten
Sicherheit und Datenschutz sind bei E-Akten von zentraler Bedeutung. Professionelle Enterprise Content Management Lösungen bieten folgende Vorteile:
- Sichern vertrauliche Unternehmensinformationen und verhindern unbefugten Zugriff
- Elektronische Akten sind manipulationssicher und unveränderlich, was für die Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorschriften erforderlich ist
- Die revisionssichere Ablage gewährleistet die unveränderbare und fälschungssichere Speicherung von Dokumenten
Der verbesserte Zugriff für berechtigte Sachbearbeiter durch Passwörter trägt zur Datensicherheit bei. On-Premises Dokumentenmanagementsysteme bieten volle Kontrolle über die Infrastruktur, was für Organisationen mit hohen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen wichtig ist. Die digitale Archivierung in den d.velop-Systemen entspricht den Anforderungen des EGovG für eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Es gibt auch DMS, die strikte Datenschutzgesetze einhalten, wie z.B. im medizinischen Bereich.
Die E-Akte Bund wird für Informationen bis zur Sicherheitseinstufung ‘Verschlusssache – nur für den Dienstgebrauch’ in der Bundesverwaltung verwendet. IT-Sicherheit ist besonders wichtig für digitale Bürgerservices, da Sicherheitsmängel unnötige Kosten und Arbeitsaufwand verursachen können. Sensitive Daten in digitalen Personalakten erfordern einen hohen Datenschutzstandard, der sich in der Notwendigkeit für sichere Softwarelösungen und entsprechende Kontrollmechanismen widerspiegelt.
Anbindung an Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme
Eine nahtlose Anbindung an Office-Anwendungen und E-Mail-Systeme ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Integration der E-Akte in bestehende Arbeitsabläufe. Integrierte DMS als Teil eines ECM-Systems vereinfachen den Datenaustausch zwischen Geschäftsprozessen und Kommunikationstools wie E-Mail und Office-Anwendungen. Die Content-Service-Plattform bietet eine Anbindung an bestehende Fachverfahren und erlaubt eine weitere Prozessautomatisierung im Rahmen des Datenaustausches.
Archivlösungen für elektronische Akten bieten folgende Vorteile:
- Zugriff und Bearbeitung von Informationen von jedem Ort und zu jeder Zeit über beliebige Geräte
- Verantwortlichkeit für die Digitalisierung von Daten und Dokumenten
- Wesentlicher Bestandteil der Einführung und Nutzung digitaler Aktenführung
Praktische Vorteile der E-Akte für Verwaltungen und Bürger
Die E-Akte bietet praktische Vorteile für Verwaltungen und Bürger. Durch die elektronische Aktenführung können folgende Vorteile realisiert werden:
- Eine effizientere und transparentere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
- Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse
- Erleichterung des Austauschs von Informationen
- Verbesserung der Zugänglichkeit von Informationen für alle Beteiligten
- Erhöhte Transparenz für die öffentliche Verwaltung
Die Digitalisierung von Papierarchiven führt zu einer signifikanten Platzersparnis und kann zur Kostenreduktion beitragen. Elektronische Akten sichern nachhaltige Effektivität für abgeschlossene Aufgaben und die sichere Aufbewahrung von Wissensbasen.
Effizienzsteigerung durch digitale Aktenführung
Die digitale Aktenführung ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und beschleunigt Verarbeitungsprozesse. Dank der Möglichkeit, dass mehrere Nutzer gleichzeitig auf die E-Akte zugreifen können, wird das Teilen von Dokumenten und die Teamarbeit erheblich effizienter. Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur für die Dokumentenablage zuständig, sondern auch für eine effiziente und systematische Kontrolle über die Erstellung, den Empfang, die Pflege, Nutzung und Disposition von Dokumenten, einschließlich der Prozesse zur Erfassung und Pflege von Nachweisen und Informationen über Geschäftsprozesse und Transaktionen.
Die elektronischen Akten sind durchsuchbar, was den Zugriff auf relevante Dokumente und die Verknüpfung von Dokumenten aus verwandten Transaktionen beschleunigt.
Verbesserte Zugänglichkeit und Transparenz
Die E-Akte verbessert die Zugänglichkeit von Informationen für alle Beteiligten und erhöht die Transparenz in der Verwaltung. Das Weißbuch ‘Design digitaler Bürgerservices’ stellt fest, dass mehr Transparenz in digitalen Bürgerservices notwendig ist, um mit anderen Ländern wie Österreich oder dem Vereinigten Königreich mitzuhalten und die zugänglichen, informativen und interaktiven Möglichkeiten zu optimieren. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung ist die Online-Beantragung von Informationen aus dem Nationalen Waffenregister, welche es Einzelpersonen und Einzelunternehmern ermöglicht, auf einfache Weise Informationen zu beantragen und dadurch die Dienstleistungen für die Öffentlichkeit verbessert werden.
Öffentliche Einrichtungen sind verpflichtet, Dokumente, insbesondere digitale Dokumente und solche mit personenbezogenen Daten, nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist an die zuständigen Archive weiterzugeben oder zu vernichten bzw. zu löschen, um den Datenschutz zu wahren und gleichzeitig nach gesetzlicher Vorgabe transparent zu handeln. Durch die elektronische Aktenführung können alle Beschäftigten der unmittelbaren Bundesverwaltung zeit- und standortunabhängig Zugang zu ihren Akten erhalten, was die Transparenz innerhalb der Verwaltungsarbeit erhöht.
Raum- und Kostenersparnis durch Wegfall von Papierakten
Durch den Wegfall von Papierakten können Raum- und Kostenersparnisse realisiert werden. Die E-Akte spart Platz, da keine physische Lagerung in umfangreichen Archiven notwendig ist. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), wie in der Verwaltung der StädteRegion Aachen geschehen, resultiert in Kosten- und Raumeinsparungen.
Durch die digitale Aktenführung wird eine zentrale Speicherung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht, was sowohl Platz als auch Sachmittelkosten einspart. Die Transformation von Papierakten zu digitalen Akten ist ein Prozess mit anfänglichen Kosten, bietet aber langfristig Möglichkeiten für Einsparungen.
Herausforderungen und Lösungsansätze bei der Einführung von E-Akten
Bei der Einführung von E-Akten sind Herausforderungen zu bewältigen, wie der Widerstand von Mitarbeiter:innen und die Integration in bestehende Systeme. Lösungsansätze umfassen Schulungen, Kommunikation und flexible Anbindungsmöglichkeiten.
Eine der Herausforderungen bei der Einführung von elektronischen Aktenführungssystemen ist der Widerstand von Mitarbeiter:innen. Ein frühzeitiges Einbeziehen der Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess kann dazu beitragen, diesen Widerstand zu überwinden. Durch Bereitstellung von Schulungen können Akzeptanz und Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter:innen gefördert werden. Die Anerkennung der Bedenken der Mitarbeiter:innen spielt eine wichtige Rolle im erfolgreichen Change Management bei der Einführung von E-Akten.
Mitarbeiterakzeptanz und Change Management
Die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen und ein effektives Change Management sind entscheidende Faktoren für den erfolgreichen Übergang zur elektronischen Aktenführung. Die frühzeitige Integration von Mitarbeitern in den Veränderungsprozess, das ernsthafte Eingehen auf ihre Bedenken und die Bereitstellung von Schulungen sind entscheidend, um Widerstände während der Einführung digitaler Prozesse zu überwinden. Ein ganzheitliches Schulungskonzept, das auf verschiedene Veränderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht, ist ausschlaggebend für die erfolgreiche Einführung digitaler Verwaltungssysteme.
Eine strukturierte Vorgehensweise im Change Management und eine klare Kommunikation können Widerstände der Mitarbeiter gegen strukturelle Prozessänderungen verhindern und sogar einen starken positiven Effekt zur Förderung von Veränderungen erzielen. Der Einsatz von ‘Change Ambassadors’, also geschätzten Mitarbeitern oder Führungskräften mit breiten internen Netzwerken, hat sich bewährt, um durch Informationsvermittlung über vertrauenswürdige Personen breite Mitarbeiterunterstützung für Optimierungsprojekte zu sichern.
Die kontinuierliche Revision und kritische Analyse des Umsetzungsfortschritts sind entscheidend, um eine hohe Leistungsfähigkeit bei Veränderungsprojekten aufrechtzuerhalten und Anpassungen vorzunehmen.
Technische Hürden und deren Überwindung
Die Einführung der E-Akte bringt auch technische Herausforderungen mit sich. Archiv-Abteilungen fungieren als zentrale Beratungsbehörden für das Dokumentenmanagement in digitaler und konventioneller Form und stellen sicher, dass das Dokumentenmanagement im Einklang mit der Gesetzgebung steht. Elektronische Records-Management-Lösungen sollten einen nahtlosen Datentransfer in das System ermöglichen, um die Mitarbeiter in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Bundesbehörden stehen vor technischen Herausforderungen bei der Digitalisierung, wie fehlenden Schnittstellen und Diskrepanzen bei Standards; durch Fokussierung auf die Nutzerakzeptanz können diese Herausforderungen jedoch bewältigt werden. Es besteht die Möglichkeit, externe Dienstleister für die Implementierung der E-Akte zu beauftragen, um technische und organisatorische Herausforderungen zu meistern.
Fallbeispiele: Erfolgsgeschichten der E-Akte Implementierung
Zur Veranschaulichung der Vorteile und des Potenzials der E-Akte werfen wir einen Blick auf einige Erfolgsgeschichten der Implementierung der E-Akte. Die Bundesbehörden nutzen die E-Akte Bund für die elektronische Aktenführung, und sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung der Bundesverwaltung.
Kommunale Verwaltungen gehen digital
Im kommunalen Bereich hat sich die E-Akte ebenfalls bewährt. Ein Beispiel hierfür ist das Landratsamt Gießen. Dort ist die E-Akte vorrangig für Organisationseinheiten der Leistungs- und Eingriffsverwaltung im Einsatz, welche Bescheide erzeugen.
Dies zeigt, wie die E-Akte die Verwaltungsarbeit effizienter gestaltet und den Informationszugang für Mitarbeiter:innen verbessert.
Bundesbehörden auf dem digitalen Vormarsch
Auch auf Bundesebene ist der Einsatz der E-Akte weit verbreitet. Bis zum Frühjahr 2023 wurde die E-Akte Bund in 50 Bundesbehörden implementiert und es ist geplant, bis Ende 2024 die Einführung weiter voranzutreiben. Die erste Pilotbehörde für die E-Akte Bund war das Bundesamt für Justiz, woraufhin weitere Behörden wie das Bundesministerium der Finanzen und die Bundeszentrale für politische Bildung folgten.
Die Zielsetzung der E-Akte Bund Implementierung umfasst den Anschluss von ungefähr 100 Mandanten mit mehr als 150.000 Mitarbeitern bis 2024. Bei der technischen Umsetzung der E-Akte Bund unterstützt das ITZBund die Bundesbehörden individuell.
eAkte als Schlüssel zur Modernisierung des Notariatswesens
Neben der öffentlichen Verwaltung und den Bundesbehörden spielt die E-Akte auch eine wichtige Rolle in anderen Bereichen, wie zum Beispiel im Notariat. Die E-Akte bietet hier enorme Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen.
Spezifische Anforderungen an die eAkte im Notariat
Die Einführung der E-Akte im Notariat muss einige spezifische Anforderungen erfüllen. Dazu gehören:
- Hohe rechtliche Standards wie Beweiskraft, Unveränderlichkeit und Langzeitarchivierung
- Mandantenorientierung und Datenschutz wie Mandantenschutz und sichere Kommunikation
- Integration mit Fachverfahren und nahtlose Anbindung an bestehende Systeme.
Vorteile der eAkte für Notariate
Die E-Akte bringt viele Vorteile für Notariate mit sich. Sie ermöglicht:
- eine Effizienzsteigerung durch Zeitersparnis, automatisierte Prozesse und optimierte Workflows
- eine Reduzierung der Fehlerquote durch automatische Prüfungen und revisionssichere Archivierung
- Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Papier- und Lagerkosten
Die verbesserte Zusammenarbeit durch gemeinsame Akteneinsicht und digitale Kommunikation sowie die höhere Transparenz durch Online-Zugriff für Mandanten tragen zur gesteigerten Zufriedenheit bei. Nicht zuletzt trägt die ressourcenschonende Aktenführung zur Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit bei.
Herausforderungen bei der Einführung der eAkte
Die Einführung der E-Akte im Notariat stellt jedoch auch eine Herausforderung dar. Es entstehen Investitionskosten durch die Anschaffung von Hard- und Software und die Anpassung der IT-Infrastruktur. Zudem müssen die Arbeitsabläufe angepasst und die Mitarbeiter:innen geschult werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist:
- die Gewährleistung der Datensicherheit und des Datenschutzes, was die Implementierung umfassender Schutzmaßnahmen erfordert
- die Integration mit bestehenden Systemen
- die Akzeptanz bei Mandanten
Diese stellen Herausforderungen dar.
Zukunftsperspektiven der eAkte im Notariat
Die Zukunftsperspektiven der E-Akte im Notariat sind vielversprechend. Das langfristige Ziel der digitalen Transformation ist die vollelektronische Aktenführung. Künstliche Intelligenz könnte in Zukunft die Automatisierung von Aktenprüfung, -bearbeitung und -analyse ermöglichen. Zudem könnte die Interoperabilität, also die Vernetzung mit anderen Rechtssystemen wie dem elektronischen Rechtsverkehr, weiter vorangetrieben werden.
Die E-Akte stellt somit einen wichtigen Schlüssel zur Modernisierung des Notariatswesens dar.
Fazit: eAkte als Chance für moderne Notariate
Abschließend lässt sich festhalten, dass die E-Akte eine große Chance für moderne Notariate darstellt. Sie ermöglicht eine Effizienzsteigerung, Fehlerreduzierung und Kosteneinsparung. Trotz einiger Herausforderungen, wie der Akzeptanz der Mitarbeiter:innen und technischen Hürden, bietet die E-Akte enorme Vorteile.
Mit der richtigen Strategie und Lösungen können diese Herausforderungen bewältigt und die Vorteile der E-Akte voll ausgeschöpft werden. Es ist daher wichtig, zukunftsorientiert zu handeln und die Chancen, die die E-Akte bietet, zu nutzen.
HTH: Ihr Partner für die digitale Zukunft des Notariats
Die E-Akte bietet Notariaten enorme Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen. HTH unterstützt Sie umfassend bei der Einführung und Nutzung der E-Akte in TriNotar. Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die digitale Zukunft Ihres Notariats.
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Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir uns intensiv mit dem Thema E-Akte auseinandergesetzt. Wir haben die Bedeutung der E-Akte in der digitalen Transformation der Verwaltung beleuchtet, ihre Funktion und die Relevanz im Kontext des E-Government-Gesetzes diskutiert sowie die technische Umsetzung mit Plattformen und Tools vorgestellt. Wir haben praktische Vorteile für Verwaltungen und Bürger hervorgehoben und Herausforderungen sowie Lösungsansätze bei der Einführung von E-Akten aufgezeigt. Anhand von Erfolgsgeschichten haben wir die Implementierung der E-Akte illustriert und schließlich die Rolle der E-Akte im Notariat erörtert. Es ist deutlich geworden, dass die E-Akte eine große Chance für die Modernisierung des Notariatswesens und die digitale Zukunft der Verwaltung darstellt.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine E-Akte und welche Vorteile bietet sie?
Eine E-Akte ist eine digitale Ablage, die traditionelle Papierakten ersetzt. Sie ermöglicht eine effizientere und transparentere Zusammenarbeit, beschleunigt Verarbeitungsprozesse und verbessert den Zugang zu Informationen.
Was ist das E-Government-Gesetz (EGovG) und wie steht es in Beziehung zur E-Akte?
Das EGovG ist ein Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit und verpflichtet Bundesbehörden zur Einführung der E-Akte als Kernelement. Es wurde im Jahr 2013 verabschiedet.
Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und welche Rolle spielen sie bei der E-Akte?
Ein DMS ist eine Softwarelösung, die das Management von elektronischen Dateien ermöglicht und Funktionen für das Erstellen, Organisieren, Speichern und Abrufen digitaler Unterlagen bietet. Es bildet die Grundlage für die E-Akte.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung von E-Akten und wie können sie bewältigt werden?
Bei der Einführung von E-Akten gibt es Herausforderungen wie Widerstand von Mitarbeiter:innen und technische Hürden. Diese können durch Schulungen, Kommunikation und flexible Anbindungsmöglichkeiten bewältigt werden. Ein IT-Systemhaus für Notariate wie HTH kann hierbei unterstützen und Risiken reduzieren.
Was sind die Zukunftsperspektiven der E-Akte im Notariat?
Die Zukunftsperspektiven der E-Akte im Notariat liegen in der vollelektronischen Aktenführung und der möglichen Integration von künstlicher Intelligenz zur Automatisierung von Aktenprüfung und -bearbeitung sowie der Interoperabilität mit anderen Rechtssystemen. Dies könnte zu einer effizienteren und moderneren Notariatsarbeit führen.