E-Mails sind inzwischen zum Hauptkommunikationsmittel geworden – sowohl privat als auch im beruflichen Kontext. Auch wenn immer mehr Unternehmen auf Kollaborationstools und andere Arten der Kommunikation setzen, versenden die Deutschen täglich etwa zwei Milliarden E-Mails. Höchste Zeit einmal auf den Aspekt der E-Mail-Sicherheit zu schauen – gerade im Unternehmensumfeld. Dort gibt es verschiedene Bausteine, die die E-Mail-Sicherheit und das Management der E-Mails betreffen. Dazu gehören Aspekte, wie
Inhalt
- Archivierung von E-Mails
- Backup von E-Mails
- Spamfilter und Sicherheitsmechanismen
Die Archivierung von E-Mails: Gesetzlich vorgeschrieben
Unternehmen müssen E-Mails archivieren. Der Hauptgrund dafür ist, dass der Gesetzgeber dies vorgibt. Gemäß § 238 Abs. 2 HGB sind alle E-Mails, die der geschäftlichen Korrespondenz im Unternehmen aufzubewahren. Die Pflicht zur Aufbewahrung besteht für sechs Jahre.
Ein weiterer, nicht zu vernachlässigender Grund für die Archivierung, ist das Datenvolumen auf dem Mailserver. Wenn E-Mails archiviert sind, nehmen sie dort keinen Platz mehr weg und der Server läuft schneller und ist performanter.
Der dritte Grund ist, dass die Archivierungssysteme für E-Mails viel bessere Suchmechanismen haben, als dies bei Mailservern der Fall ist. Sind die E-Mails einmal archiviert, kann nichts mehr verlorengehen und bewahrt Unternehmen vor dem Verlust von Daten.
In einer Zeit, in der die elektronische Kommunikation einen zentralen Platz im Geschäftsalltag einnimmt, ist eine effektive Emailarchivierung unerlässlich. Sie sorgt für Ordnung, Sicherheit und Compliance.
Backup von E-Mails: Damit nichts verlorengeht
Neben der Archivierung ist auch das Backup von E-Mails eine wichtige Sache. Um jederzeit einen vollständigen E-Mail-Bestand zu haben, sind Backups nötig. Ein Backup umfasst dabei nicht nur die E-Mails an sich. Denn das ist bereits im E-Mail-Archiv der Fall. Das Backup hingegen umfasst zusätzlich Daten wie
- Einträge im Kalender
- Eigene Notizen
- Kontakte
Die Auswahl geeigneter Backup-Methoden und -Lösungen, die automatisierte und regelmäßige Sicherungen ermöglichen, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass E-Mail-Daten zuverlässig geschützt sind. Insgesamt ist das Backup von E-Mails ein essentieller Bestandteil eines umfassenden Datenmanagements und spielt eine zentrale Rolle in der Gewährleistung der Kontinuität und Sicherheit von geschäftskritischen Kommunikationsdaten.
Spamfilter: Filtern Unerwünschtes und Schädliches
Spam-Filter sind unverzichtbare Werkzeuge im Kampf gegen unerwünschte E-Mails und schädliche Inhalte. Diese Sicherheitsmechanismen analysieren eingehende E-Mails und filtern automatisch solche heraus, die als Spam identifiziert werden. Mithilfe von komplexen Algorithmen, Filterregeln und maschinellem Lernen erkennen Spam-Filter verdächtige Muster, Phrasen oder Absender, um die Wahrscheinlichkeit von betrügerischen oder unerwünschten Nachrichten zu minimieren.
Spamfilter sind heute nicht mehr wegzudenken. Schließlich fischen die Filter vollautomatisch nach „E-Mail-Müll“, bevor er im Postfach landet und dort Schaden anrichten kann. Spamfilter arbeiten mit den oben genannten verschiedenen Techniken. Zudem ist die Mitwirkung der Endbenutzer:innen und damit der Mitarbeiter:innen sinnvoll und wichtig. Diese sollten regelmäßig den eigenen Spamordner checken. Das muss nicht jeden Tag sein, aber ab und zu empfiehlt sich der Blick in diesen Ordner. Manchmal landet dort doch eine E-Mail, die eigentlich gar kein Spam ist.
Im Gegensatz dazu landen leider auch immer wieder Spam-E-Mails im Postfach. Dafür hat Outlook eine eigene Funktion bzw. ein Add-In. Jede E-Mail hat einen speziellen Button, mit dem der Empfänger sie als Spam markieren kann. Daraus lernt das System und kann solche E-Mails in Zukunft selbst eliminieren bzw. in den dafür vorgesehen Ordner verschieben.
E-Mail-Security: Passiert bereits im Rechenzentrum
Im Bereich der E-Mail-Security gibt es oft vorgeschalteten Lösungen, die sich zum Beispiel im Rechenzentrum befinden. Dort finden alle Filterungen, wie Spamfilter oder der Virenschutz statt. Wer einen eigenen E-Mail-Server im Unternehmen betreibt, hat in der Regel eine Gateway vorgeschaltet. Sie sichert wie eine Firewall den E-Mail-Server ab und prüft eingehende E-Mails auf bestimmte Kriterien oder Suchworte.
All diese Lösungen sind aber niemals zu 100 % perfekt. Oftmals dauert es einige Tage, bis die Engines – sei es eine lokale Lösung oder eine Cloudlösung – neue Schad-E-Mails identifiziert haben und die neuen Maschen der Betrüger sofort als Spam kennzeichnen. Fakt ist: E-Mails haben in jedem Unternehmen eine große Sicherheitsrelevanz und müssen daher überwacht und kontrolliert werden.
Wenn Sie Unterstützungsbedarf oder Fragen im Zusammenhang mit E-Mail-Sicherheit haben, wenden Sie sich gerne an uns. Vereinbaren Sie ganz unverbindlich ein erstes Beratunsgespräch.