Damit sparen Notariate wertvolle Zeit bei der Rechnungserstellung

Notare

Wenn wir im Rahmen unserer Tätigkeit als IT-Berater mit Notaren sprechen, hören wir immer wieder ähnliche Dinge. Denn in vielen Notariaten geht es um die gleichen Herausforderungen in der täglichen Arbeit. Und zwar ist das nicht die Akquise von Kunden, sondern es geht vielmehr um folgende Probleme:

  • Die internen Arbeitsabläufe sollen verbessert werden.
  • Immer wiederkehrende Prozesse müssen optimiert werden.
  • Tägliche Erledigungen sollen schneller passieren.
  • Vorhandene Systeme sollen besser genutzt werden.
  • Doppelte Angaben in Schriftstücken sollen vermieden werden.
  • Die Erstellung von Rechnungen soll effizienter werden.

Die Meisterung dieser Herausforderungen wird gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels immer wichtiger. Denn auch Notare bleiben davon nicht verschont. Viele Kanzleiinhaber berichten uns davon, dass es immer schwerer wird, geeignete Mitarbeiter oder Auszubildende zu finden.

Doch jeder Notar braucht tatkräftige Unterstützung, um die anfallenden Arbeiten zu erledigen. In der Regel kümmert sich ein ganzes Team darum, die Vielzahl der täglichen administrativen Tätigkeiten zu stemmen. Zeitmangel ist dabei in vielen Notariaten an der Tagesordnung.

Denn gerade in Notariaten fallen zahlreiche Tätigkeiten an, die gewissenhaft und in einem gewissen zeitlichen Rahmen erledigt werden müssen. Dazu gehört auch das Erstellen von Rechnungen. Denn ohne Rechnungen macht auch das beste Notariat keinen Umsatz.

Notare nutzen die Potenziale der Digitalisierung noch viel zu wenig

Wir wissen aus zahlreichen Gesprächen, dass die Digitalisierung in vielen Notariaten noch hinterherhinkt. In dieser Hinsicht sind Notare ein eher konservativer Berufszweig. Und das obwohl es am Markt Software gibt, die perfekt auf die Anforderungen von Notariaten zugschnitten ist. Ein Beispiel ist TriNotar.

Doch auch wenn die Notariatssoftware in zahlreichen Kanzleien im Einsatz ist: Viele Notariate nutzen sie nur rudimentär. Das liegt auch daran, dass viele Notare nicht wissen, welches Potenzial TriNotar hat. Und ist das Potenzial erkannt, wird es in der Praxis oftmals nicht voll ausgenutzt. Als Softwareberater sehen wir uns genau an, wie TriNotar Sie im täglichen Arbeitsalltag unterstützen kann. Dabei legen wir unter anderem ein besonderes Augenmerk auf das Thema Rechnungen.

Rechnungsmakros in TriNotar helfen beim Erstellen von Rechnungen

  • Jedes Notariat muss täglich Rechnungen schreiben. Dabei muss jede Rechnung korrekt sein und die richtigen Gebührentatbestände und Wertvorschriften enthalten. Da ist es wichtig, die jeweils gültigen Gebührenparagrafen aufzulisten. Das nimmt für jede einzelne Rechnung einiges an Zeit in Anspruch. TriNotar bietet hier wertvolle Möglichkeiten, um das Erstellen der Rechnung zu beschleunigen. Und zwar die Rechnungsmakros.

Rechnungsmakros beschleunigen die Erstellung von Rechnungen. Sie können für jeden beliebigen Vorgang in einem Notariat angelegt werden. Zum Beispiel:

  • Die Eintragung einer Grundschuld,
  • Das Erstellen eines Kaufvertrags für eine Immobilie,
  • Das Aufsetzen eines Erbvertrags,
  • Die Erstellung von Vollmachten oder
  • Die Anmeldung eines Vereins.

In den Rechnungsmakros sind die Gebührentatbestände bereits hinterlegt und es muss kein Posten mehr händisch angelegt werden. Natürlich müssen für jede Rechnung Einzelheiten wie beispielsweise die Anzahl der Kopien angegeben werden, aber die Makros sind dabei eine gute Gedankenstütze: Da die Position „Anzahl der Kopien“ schon aufgeführt ist, muss nur noch die Zahl ergänzt werden. Ein Vergessen wird somit im Grunde ausgeschlossen.

Die Rechnungsmakros müssen in TriNotar einmalig angelegt werden. Sie müssen nur bei Bedarf, z.B. bei Änderungen in der Gebührenordnung angepasst werden. Das Einpflegen der Makros ist ein Aufwand, der sich im späteren Betrieb auf jeden Fall auszahlen wird:

  • Notariate sparen Zeit.
  • Rechnungen sind weniger fehleranfällig.
  • Tatbestände sind verständlich bezeichnet.
  • Gebührenparagrafen sind detailliert aufgeführt.

Verschiedene Lösungen für jeden Anspruch

Wir selbst haben etwa 100 Makros erarbeitet, die schon viele unserer Kunden erfolgreich nutzen. In der Vergangenheit haben wir uns um das Einpflegen der Makros im System der Kunden gekümmert. Inzwischen haben wir auch ein Produkt entwickelt, mit dem die Notariate dies selbst umsetzen können. So gibt es nun ein Online-Wissens-Portal mit kurzen Videos. Darin ist Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Makros anlegen oder ändern können. Für die Einpflege der Makros sind abgesehen davon keinerlei Vorkenntnisse nötig. Sie müssen weder programmieren noch sich mit Datenbanken auskennen.

Auf Wunsch können Sie auch unsere Vorlagen für die praxiserprobten Rechnungsmakros erhalten. Diese sind schon jahrelang in Gebrauch, aktuell und können einfach übernommen werden. Wenn Sie sich für ein solches Produkt entscheiden, bieten wir Ihnen zusätzliche Unterstützung. Zum Beispiel in Form von Videocalls.

Wenn Sie sich bei uns für Rechnungsmakros entscheiden, haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Lösungen:

  • Paket 1: Sie erhalten Zugriff auf das Selbstlernportal. Dort erfahren Sie, wie Sie die Makros anlegen und ändern.
  • Paket 2: Sie eignen sich das Wissen in unseren Selbstlernprogrammen an. Sie können zudem auf die knapp 100 vorgefertigten Rechnungsmakros zurückgreifen und erhalten Live-Support und Unterstützung.
  • Paket 3: Sie entscheiden sich für das „Rundumsorglospaket“ und lagern das ganze Thema an uns aus. Wir kümmern uns um alles und Sie erstellen Ihre Rechnungen in Zukunft in Sekundenschnelle.

Sind Sie neugierig geworden? Dann sehen Sie sich jetzt unsere Lösungen für Rechnungsmakros an.

Sie wünschen sich weitere Unterstützung in TriNotar? Wir freuen uns, Sie kennen zu lernen.