E-Mail ist heute als wichtiges Kommunikationsmittel zur Selbstverständlichkeit geworden. In Dänemark ist gar davon die Rede, den staatliche Postbetrieb zum Jahresende einzustellen. Wie viele E-Mails bekommen Sie am Tag? 30, 50, 70? Fakt ist, bei über 50 Mails am Tag kann schnell etwas verloren gehen. Wenn Sie eine Information dann dringend benötigen, ist das Suchen immer lästig. Da stellt sich die Frage, wie sich E-Mails am besten organisieren lassen. Unsere Antwort darauf lautet: Mit einem E-Mail-Archivierungssystem.
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Zwei Beispiele für die eine E-Mail-Archivierung sinnvoll ist
- Ein Kunde (oder Lieferant oder Mitarbeiter) möchte etwas Bestimmtes wissen und möchte nun erfahren, welche Korrespondenz es dazu gibt.
- Ein Kollege ist krank und dessen Kunde möchte etwas wissen. Es ist klar, dass zwischen dem Kollegen und dem Kunden unheimlich viel Kommunikation gelaufen ist. Doch, wo mit der Suche nach den wichtigen Informationen anfangen? Ideal wäre es in diesem Fall, wichtige Kommunikation zentral abzulegen.
Suche mittels E-Mail-Archiv
Eine Möglichkeit für die Suche ist das E-Mail-Archiv. Es bietet die Möglichkeit, nach Informationen zu suchen. Das ist aber nicht automatisch bei allen E-Mail-Archivierungssystemen in jedem Unternehmen der Fall. Wir haben bei uns die Archive so eingestellt, dass sich die E-Mails gegenseitig – zumindest von bestimmten Personenkreisen – durchsuchen lassen.
Was außerdem noch dazu kommt, sind die gesetzlichen Anforderungen im Hinblick auf die E-Mail-Archivierung. Sie muss revisionssicher sein und auch noch einige andere Kriterien erfüllen.
Outlook-Suche vs. E-Mail-Archiv – eine andere Welt
Wir zeigen unseren Kunden gerne den Unterschied zwischen der Suche in Outlook und einem vernünftigen E-Mail-Archiv. Da stellen sich oft Aha-Momente ein, da die Ergebnisse sehr unterschiedlich sind. Die Suche in Outlook ist – gelinde gesagt – eine Katastrophe. Ein E-Mail-Archiv ist eine völlig andere Welt. Dieser Mehrwert ist für viele unserer Kunden ein klares Kaufargument.
Schließlich ist das nicht anders als bei einem physischen Archivsystem. Da gibt es auch bestimmte Parameter. Diese kann der Archivar für seine Suche nutzen. Damit ist er in der Lage, Dinge wiederzufinden. Genauso wie Sie das mit einem E-Mail-Archiv machen können.
Outlook für aktuelle E-Mails
Ins Outlook gehört das rein, was aktuellen Bezug hat. Beispiel: Sie sind gerade dabei, ein Angebot für einen Kunden zu schreiben, das Angebot zu besprechen, abzuwickeln, abzurechnen und Dinge in Bezug auf den Kundenservice zu besprechen. Diese Sachen liegen dann auf Ihrem Schreibtisch und finden sich auch in Outlook wieder. Irgendwann brauchen Sie die vielen Informationen zu diesem Vorgang nicht mehr. Das ist zum einen eine Frage der Relevanz und zum anderen eine Frage des Speicherplatzes. Das gilt gerade für die heutige Zeit, in der viele Unternehmen mit Cloud-Postfächern arbeiten. Da ist der Speicherplatz begrenzt.
Bei Microsoft beträgt der Speicherplatz in der Regel 50 Gigabyte. Jemand, der viel mit Mails arbeitet, kommt schnell an diese Grenze.
Deswegen lautet unsere Vorgehensweise: Wenn das E-Mail-Archiv sauber ist und alles gut funktioniert, dann löscht der Archivierungsprozess alles, was älter ist als „Zeitraum X“ aus dem Outlook-Postfach. Wie lange dieser Zeitraum X ist, besprechen wir natürlich individuell.
Wir erleben es häufig, dass der Kunde alle E-Mails im Outlook behalten möchte. Da möchten wir gerne die Angst nehmen und erklären dann, dass der Zugriff über das Archivierungssystem viel besser funktioniert und es viel leistungsfähiger ist. Bei uns werden E-Mails neun Monate in Outlook vorgehalten. Der Rest ist im Archiv.
Doch alles, was älter ist, als zwei Jahre gehört definitiv ins Archiv und hat in Outlook nichts mehr zu suchen. Das nimmt nur Leistung vom System. Und selbst, wenn Sie eine Information suchen, die nur drei Wochen alt ist: Die Archivsuche ist qualitativ immer besser.
Natürlich ist es am Anfang eine Umstellung, mit der Archivsuche zu arbeiten. Wenn Sie jedoch den Unterschied einmal selbst erlebt haben, werden Sie von den Suchergebnissen überzeugt sein.
Unser E-Mail-Tipp: Das eigene Outlook-Postfach mit Regeln strukturieren
Neben der E-Mailarchivierung erleben wir es häufig, dass unsere Kunden das Thema „Regeln“ in Outlook nicht auf dem Schirm haben. Mit Regeln ist es möglich, den Posteingang zu strukturieren. Regeln verarbeiten die E-Mails nach bestimmten Kriterien.
Das kann sein, dass zum Beispiel ein lästiger Newsletter, den Sie nicht abbestellt bekommen, direkt gelöscht wird. Oder, dass Sie bestimmte Themen, Absender oder Domänen nach diesen Kriterien in Unterordner sortieren lassen. Dann landen zum Beispiel Status-E-Mails von einem Dienstleister direkt in einem Unterordner und tauchen nie im Posteingang auf. Sie wissen aber, dass die E-Mails da sind und können Sie ansehen, wenn Sie möchten. Im Daily Business belasten Sie jedoch nicht.
Kennen Sie das auch, dass Sie sich von manchen Newslettern nicht trennen wollen, da doch häufig interessante Sachen drinstehen? Aber, um alles immer zu lesen, dafür fehlt die Zeit. Das lässt sich auch über Regel sortieren. Im besten Fall landen dann nur noch die aktiven To-Dos im Posteingang. Damit haben Sie immer einen Überblick über die Arbeit, die noch zu tun ist.
Wenn Sie sonst noch Fragen rund um E-Mail, Archivierungssysteme oder die IT allgemein haben, melden Sie sich gerne bei uns. Wir helfen da sehr gerne und Archivsysteme können wir nur empfehlen. Wir schulen auch gerne Ihre Mitarbeiter, wie Sie die Systeme vernünftig einsetzen.