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HTH Managed Mailarchiv: Roboter und entspannt schlafender Unternehmer

Haben Sie auch das Gefühl, dass die Anforderungen an Ihr E-Mail-System stetig wachsen? So müssen Sie Ihre E-Mails für bis zu 10 Jahre rechtssicher archivieren und trotz der Vielzahl der sich ansammelnden E-Mails auch die Wiederauffindbarkeit garantieren. Wie Sie rechtssicher archivieren und gleichzeitig effizienter mit E-Mails arbeiten, erfahren Sie hier.

Die meisten Unternehmen und Selbstständigen stehen in Zusammenhang mit E-Mail-Anforderungen immer wieder vor folgenden Herausforderungen:

  • Sie möchten ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten als Unternehmer möglichst einfach und aufwandsarm gerecht werden.
  • Bei wachsender Anzahl von Mails möchten Sie verhindern, dass auch vermehrt unnötig Zeit für die Suche nach E-Mails verschwendet wird.
  • Sie möchten nicht noch mehr teuren Speicherplatz für die aufzubewahrenden E-Mails aufwenden müssen.

Wie genau das funktionieren kann, erklären wir in diesem Artikel. Für mehr Details empfehlen wir Ihnen unser Whitepaper.

Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung

E-Mails sind sowohl aus dem privaten als auch dem geschäftlichen Alltag nicht mehr weg zu denken. Sie ermöglichen einen einfachen und schnellen Informationsaustausch, sowohl intern im Unternehmen als auch extern mit Geschäftskunden. Doch mit diesen umfangreichen Möglichkeiten kommen auch schnell erste Schwierigkeiten: viele verlieren den Überblick über ihre E-Mail-Postfächer. Hinzu kommt für Unternehmer:innen die Frage, ob sie besondere Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Mails haben.

Für private E-Mails gibt es keine Vorgaben, ob und wie lange Sie sie aufbewahren müssen. Für Unternehmer:innen sieht das aber ganz anders aus: der Gesetzgeber schreibt vor, die E-Mails des geschäftlichen Schriftverkehrs zu archivieren. Die Verantwortlichkeit dafür trägt stets die Geschäftsführung. Zusätzlich zu den gesetzlichen Vorgaben, sollten auch Sie als Unternehmer:in daran interessiert sein, die Geschäftskorrespondenz Ihres Betriebs zu sichern.

Für die E-Mail-Archivierung als solche gibt es in den gültigen Gesetzen nur allgemeine Vorgaben: sie müssen revisionssicher aufbewahrt werden. Es gibt keine Anforderungen an ein bestimmtes Programm oder die genaue Vorgehensweise der Archivierung. Die revisionssichere Aufbewahrung bedeutet, es ist ausgeschlossen, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter E-Mails löschen oder verändern können. Zudem müssen Sie sie Behörden bei Bedarf digital zugänglich machen können. Da wir keine Rechts- oder Steuerberatung durchführen dürfen, weisen wir darauf hin, dass Ihnen für genauere Informationen dazu Ihr:e Rechtsberater:in oder Steuerberater:in helfen kann.

E-Mails archivieren

Neben den gesetzlichen Vorgaben haben Sie auch einen praktischen Nutzen, indem Sie E-Mails archivieren. Ohne Archivierung sammeln Sie schnell E-Mails aus mehreren Berufsjahren im Posteingang an. Dadurch wird dieser nicht nur unübersichtlicher. Das verwendete E-Mail-Programm wird auch merklich langsamer. Nutzen Sie Möglichkeiten, E-Mails außerhalb der gewohnten E-Mail-Software aufzubewahren. So werden die Programme wieder schneller und übersichtlicher. Auch eine ausgefeilte Ordnerstruktur in solchen Anwendungen ersetzt die Archivierung nicht.

 

Aus praktischen Gründen macht es wenig Sinn, dass Sie E-Mails sofort nach ihrer Beantwortung oder Bearbeitung archivieren. Vielmehr sollten Sie all das sichern, was Ihre Mitarbeiter:innen und Sie nicht mehr zum aktiven Arbeiten brauchen. Das sind meistens alle Mails, die älter sind als ein Jahr. Häufig können Sie die die Handhabung vereinfachen, wenn Sie nur Daten der letzten drei oder sechs Monate im E-Mail-Programm speichern. Alles andere wandert ins Archiv. Für die E-Mail-Archivierung als solche gibt es eine Vielzahl an Software-Lösungen auf dem Markt: von lokalen Programmen auf den eigenen Rechnern bis hin zu Cloudlösungen. Für jede Anwendungsart ist etwas dabei.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung bietet Ihnen darüber hinaus viele weitere Vorteile.

  1. Einsparung von IT-Kosten und Aufwänden
    Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Jahr für Jahr benötigen Unternehmen mehr Ressourcen, um die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen. E-Mail-Archivierung kann hier helfen, die Kostenspirale zu unterbrechen. Von besonderer Bedeutung ist die Einsparung von Speicherplatz. Das Archivieren komprimiert E-Mails inklusive der Anhänge sehr stark. So sparen Sie durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv effektiv Speicherplatz. Sie reduzieren die Storage-Anforderungen und vermindern dauerhaft die damit verbundenen Kosten. 
    Ihrer IT-Abteilung bleibt die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen (sofern diese die betroffenen E-Mails noch enthalten) erspart. Die Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen. Das spart Zeit, die Ihre ITler anderswo sinnvoll einsetzen können.
    Nutzt Ihre Unternehmen eine E-Mail-Archivierung, so sind Backup- und Wiederherstellungsprozesse für den E-Mail-Server deutlich weniger komplex. Des Weiteren verschlanken Archivierungsprogramme die Datenbanken des E-Mail-Servers, wodurch das System performanter und leichter zu pflegen ist.
  1. Steigerung der Produktivität
    Eine komfortable Volltextsuche ermöglicht den Anwender:innen eine sehr effiziente Suche nach bestimmten E-Mails oder Anhängen. Diese kann sowohl für archivierte als auch noch aktive E-Mails verwendet werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Anwender:innen und Unternehmen fast ausschließlich diese Suchfunktion und nicht mehr die des E-Mail-Programms verwenden. Sie können hiermit sogar bei Bedarf den gesamten E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsuchen.
  1. Schutz vor Datenverlusten
    Sie können E-Mails noch vor der Zustellung an den Anwender archivieren lassen. Dadurch können Sie Datenverluste vollständig ausschließen. Bei einem „einfachen“ E-Mail-Programm hingegen können Anwender wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen.
  1. Unabhängigkeit vom E-Mail-Server
    Über das E-Mail-Archiv bleiben bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen zugreifbar. Dies hilft Ihnen, Geschäftsaktivitäten ohne Unterbrechung fortführen zu können.

Fazit

Die E-Mail-Archivierung ist revisionssicher, wodurch Sie rechtliche Aspekte abdecken können. Zusätzlich bietet die damit einhergehende Komprimierung der Daten einen Performance-Gewinn für Ihre Ressourcen. Der tägliche Umgang mit den relevanten E-Mails wird dadurch für Sie und Ihre Mitarbeitenden deutlich besser. 

Darüber hinaus bietet die Archivierung einen Produktivitäts-Gewinn. Denn zum einen ist das E-Mail-Programm schneller und zum anderen können Sie E-Mails leichter suchen und finden. Das liegt an der verbesserten Suchfunktion in Archivierungs-Software verglichen mit herkömmlichen E-Mail-Programmen. Auch in der Verwaltung und Pflege sind Archivierungs-Tools häufig nicht sehr aufwändig. Viele Einstellungen können die Mitarbeitenden selbst machen. Es ist kein wiederholtes Eingreifen der IT erforderlich. 

Wenn Sie Unterstützung bei der Wahl einer passenden E-Mail-Archivierung benötigen, melden Sie sich gerne bei uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wenn Sie uns erst ein wenig näher kennenlernen wollen, hören Sie gerne in unseren Podcast rein. Die Episode zur E-Mail-Archivierung finden Sie hier: