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Zeiterfassung ist ein Thema, das jedes Unternehmen tangieren sollte. Wir haben mit Melanie Wilhelms von der Software M-ZEIT über den Nutzen und den Funktionsumfang moderner Zeiterfassungstools gesprochen. Die Ergebnisse dieses Gesprächs haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

Elektronische oder digitale Zeiterfassung ist in großen Unternehmen schon relativ weit verbreitet. In kleinen oder mittelständischen Unternehmen ist die digitale Zeiterfassung noch nicht immer verankert. Manche Unternehmen glauben schlicht, sie bräuchten das nicht. Doch mit den modernen Tools sind viele Vorteile verbunden. Mit der Stechuhr am Eingang haben die modernen und digitalen Zeiterfassungssysteme nichts mehr zu tun. Und die können viel mehr, als nur „Kommen“ und „Gehen“ zu erfassen. Zudem sind modernen Lösungen sind zu jeder Zeit verfügbar und von jedem Endgerät aus erreichbar.

Digitale Zeiterfassung unterstützt das flexible Arbeiten

Gerade in Zeiten von vermehrtem Home Office sind Zeiterfassungslösungen wichtig. Gerade für Menschen mit Kindern war es während der Corona-Pandemie oft schwierig, ihre Zeit durchgehend am PC zu verbringen. Mittags schnell was für die Kinder kochen oder auch mit dem Hund Gassi gehen, ist kein Problem mehr. Im Gegenzug beantworten Mitarbeiter am Abend noch E-Mails oder schicken ein Angebot an den Kunden.

Ein modernes Zeiterfassungssystem dokumentiert die tatsächliche Arbeitszeit in Echtzeit. So ist es für den Arbeitgeber jederzeit transparent, wer wann effektiv gearbeitet hat. Alle Mitarbeiter sehen selbst, ob das Soll an Stunden schon erfüllt ist oder ob vielleicht noch Stunden fehlen.

Den eigenen Urlaub managen

Erst kürzlich haben wir bei einem Kundentermin folgendes Vorgehen mitbekommen. Eine Assistenz saß den ganzen Tag am Telefon und hat laufend Urlaubswünsche entgegengenommen. Ein unheimlich zeitaufwändiger Prozess – sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter. In vielen Unternehmen sind immer noch manuelle Urlaubslisten gängige Praxis. Das kann ein Kalender sein, der an der Wand hängt oder eine große, unübersichtliche Excel-Tabelle. Diese Vorgehensweise ist umständlich, dauert wahnsinnig lange und ist fehleranfällig. Nutzen Firmen jedoch eine Software, kann jeder Mitarbeiter auf einen Blick folgende Dinge sehen:

  • Wie viele Urlaubstage er insgesamt hat
  • Wie viele Urlaubstage er schon verbraucht hat
  • Wann er welchen Urlaubsantrag eingereicht hat
  • Ob der Urlaubsantrag genehmigt ist
  • Wann seine direkten Kollegen Urlaub eingereicht haben.

Die Einreichung und auch die Genehmigung
der Anträge ist ganz einfach. Verantwortliche sehen ganz einfach, ob schon
viele Personen Urlaub haben und die Abteilung unterbesetzt ist. Und all das
ohne Papier und Aufwand in der Personalabteilung. 

Ein Beispiel aus der Praxis: Der spontane Urlaubsantrag

 

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen mit Freunden im Biergarten und sprechen über ein Festival. Sie wissen aber nicht, ob sie noch genügend Urlaub haben oder ob Kollegen aus der Abteilung verreist sind. Wenn Ihre Firma über ein digitales Zeiterfassungstool verfügt, können Sie das ganz einfach mit Ihrem Geschäftshandy checken. Wenn alles auf grün steht, können Sie den Urlaubsantrag sofort einreichen. Einfacher geht Urlaubsplanung nicht.

Krankmeldungen einfach online erledigen

Ein ebenso wichtiges Thema sind Krankmeldungen. Denn ein modernes Zeiterfassungstool kann nicht nur Urlaubsanträge und -zeiten abbilden, sondern auch Krankmeldungen. Wenn Sie morgens aufwachen und merken, dass eine fiese Erkältung zugeschlagen hat, können Sie sich direkt über das Tool krankmelden. Alle entsprechenden Kollegen erhalten automatisch eine Information, sobald sie den PC einschalten. Das verbessert den Informationsfluss deutlich. Die offizielle Krankmeldung können sie im Nachgang ebenfalls digital hochladen.

Überstunden und Gleitzeit managen

Unternehmen, die digitale Tools zur Zeiterfassung nutzen, haben einen großen Mehrwert. Denn Zeiterfassung berührt zum Beispiel das Thema Arbeitsrecht. Jeder hat in seinem Arbeitsvertrag eine bestimmte Anzahl an Stunden stehen. Wobei viele Menschen heute wohl mehr arbeiten, als in ihrem Arbeitsvertrag steht. Eine große Erleichterung ist, dass die Arbeitszeit direkt und manipulationssicher dokumentiert sind. Das ist ein echter Entscheidernutzen. Damit fallen zum Beispiel Diskussionen mit den Mitarbeitern weg. Ein Mitarbeiter möchte am Freitag früher gehen. Ein Blick ins Tool zeigt, dass er genügend Stunden aufgebaut hat, um das zu rechtfertigen.

Ein anderes Beispiel: Firmen entscheiden sich, ihren Mitarbeitern von Haus aus, einen Zeitkorridor zu geben. Das kann bedeuten, dass Abweichung von plus oder minus 20 Stunden im Zeitkonto überhaupt kein Problem sind. So können digitale Tools dabei helfen, Prozesse zu vereinfachen.

Zeiterfassung für projektbasiertes Arbeiten

Ein weiterer Nutzen ist, dass die Tools auch die Zeiterfassung für Projekte beinhaltet. Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, können mit dem Zeiterfassungstool Projekte effizient und realitätsnah auswerten und die geleistete Zeit manipulationssicher festhalten. Damit haben die Tools nicht nur einen großen HR-Nutzen, sondern auch einen direkten geschäftlichen Nutzen.

Neugierig geworden, ob digitale Zeiterfassung auch eine Option für Ihr Unternehmen sein kann? Dann kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch

Wenn Sie uns noch näher kennenlernen möchten, hören Sie doch gerne in unseren Podcast rein. 

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