Sinnvolle Cloud-Dienste

Wenn ein Unternehmen etwas an seiner IT anpassen muss, stellt es sich oft die Frage, ob und wie es in die Cloud ziehen kann und sollte. Wir haben uns einige Dienste rausgepickt, die wir als besonders sinnvoll erachten, in der Cloud zu betreiben. Sie erhalten dabei eine Gegenüberstellung von lokal betriebener Lösung und Cloud-Dienst.

Die Cloud ist überall. Kaum ein Unternehmen kommt mehr daran vorbei. Selbst wenn im Unternehmen ein Server lokale Ressourcen zur Verfügung stellt, werden IT-Dienstleistungen in Verbindung mit der Cloud meist schon eingesetzt. Die Frage ob und wie ein Unternehmen in die Cloud zieht, stellt sich meistens dann, wenn es ohnehin etwas an der IT verändert muss. Was ist jetzt der richtige Weg für mich als Unternehmen? Wo ist die Einstiegshürde am geringsten? Wo macht es für mich als Unternehmer am meisten Sinn Cloudressourcen zu nutzen? Das sind Fragen, die sich viele Unternehmer:innen dann stellen.

In diesem Artikel werden wir keine vollumfängliche Beratung vornehmen können. Die geben wir Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.

Treiber von Cloud-Diensten

Neben der generellen Weiterentwicklung war ein zusätzlicher Treiber der Cloud-Dienste sicher die Pandemie. Als die Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schickten, war die Aufrechterhaltung der Kommunikation eine wichtige Stellschraube. Viele nutzten jetzt Cloud-Dienste wie Teams oder ähnliches. Der Zulauf war riesig.

Ein weiterer Treiber ist die Situation am Hardwaremarkt. Hier herrscht seit Monaten ein Mangel. Täglich jagen wir hier verfügbaren Modellen hinterher und bestellen, wann immer möglich. Doch es ist schwierig. Geeignete Ware braucht gerne mal einige Wochen bis sie vor Ort verfügbar ist. Dann ist es besonders kritisch, wenn der unternehmenseigene Server seine Funktionsfähigkeit einstellt. Welche:r Unternehmer:in sieht sich schon gerne in der Situation, mehrere Wochen nicht wie gewohnt arbeiten zu können. Das Bewusstsein für dieses Problem führt auch zunehmend zum Umzug in die Cloud.

Insgesamt ist die „Wolke“ also auf dem Vormarsch. Wir schauen uns nun einige ausgewählte Cloud-Dienste an. Hierbei stellen wir jeweils gegenüber, wie sich die Situation mit einer lokalen Lösung darstellt und wie mit einer online Lösung.

Cloud-basierte E-Mail Dienste

Situation mit lokalem E-Mail-Server (Exchange)

• Wenn Unternehmen den E-Mail-Server lokal hosten (on-premise), so müssen sie eigene Kapazitäten dafür bereithalten.
• Sie können die E-Mail-Nutzung nicht mehr gewährleisten, wenn der Server im Unternehmen (altersbedingt) ausgetauscht werden muss.
• Wenn der Server aus irgendwelchen Gründen ausfällt oder nicht sauber funktioniert, so ist direkt auch die Kommunikation per E-Mail beeinträchtigt. Und das ist ein wunder Punkt bei Unternehmen: Wenn ein Mitarbeiter eine Zeit lang nicht arbeiten kann wie gewohnt, so ist das sicher nachteilig. Aber wenn plötzlich E-Mails unbeantwortet bleiben müssen, so kann das auch rasch nicht nur die aktuellen Geschäfte beeinträchtigen, sondern auch die Außenwahrnehmung und somit zukünftige Geschäfte negativ beeinflussen.
• Der E-Mail-Server muss gepflegt werden. Das heißt beispielsweise, dass Sie dafür Sorge tragen müssen, regelmäßig Updates einzuspielen.

Situation in der Cloud (Exchange online)

Die Cloud-Lösung von Microsoft Exchange ist kein neues Produkt, sondern schon viele Jahre am Markt. Die Auslagerung der E-Mail-Ressourcen in die Cloud führt zu einigen Vorteilen:

• Unternehmen müssen sich mit dem Betrieb des Systems nicht mehr so viel befassen.
• Mögliche Schwachstellen werden im Cloud-Produkt rasch ausgebessert. So wird das Risiko eines Angriffs deutlich reduziert. Ein Beispiel dafür ist der Hafnium-Angriff im März 2021. Die ausgenutzte Schwachstelle befand sich nur bei den lokal betriebenen Produkten. Für diese stellte Microsoft daraufhin ein Update bereit, das Nutzer wiederum auf den Servern installieren mussten. Bei den Cloud-Produkten hatte Microsoft dieses beschriebene Einfallstor schon vorher ausgebessert. Die Nutzer waren somit gar nicht betroffen.
• Mitarbeiter haben von überall Zugriff auf E-Mails. Durch Exchange online gewährleisten Sie das unabhängig von Server Zustand oder Internetanschluss im Unternehmen gewährleistet.

Zuletzt sei auch noch betont, dass Sie eine Migration des lokalen E-Mail-Servers in die Cloud leicht umzusetzen können. Wir sind da bisher noch nicht auf Problemen getroffen.

Antivirus aus der Cloud

Situation mit lokalem Antivirus-Programm

• Bei lokal genutzten Antivirenprogrammen wurde früher eine Verwaltungskonsole auf dem Server installiert. Oftmals ließen Unternehmen diese dann auf dem Stand des Installations-Zeitpunktes. Updates führten sie gerne mal erst dann aus, wenn das Programm drohte seinen Dienst aufzugeben.
• Die Verantwortung für die Updates aber auch die Verantwortung, einen drohenden Virenbefall zu erkennen, lag beim Unternehmen/ Nutzer selbst. Denn nur der Kunde selbst bekam die Information dazu angezeigt.

Situation mit Antivirus-Programm als Cloud-Dienst

• Updates laufen automatisch und häufig. Bei der Vielzahl an Schadprogrammen, die täglich auf den Markt kommen, ist das ein extrem wichtiger Aspekt.
• Dadurch, dass die Konsole in der Cloud liegt, haben auch wir als IT-Dienstleister eine Übersicht über den aktuellen Zustand und einen möglichen Befall. So können wir mit unserem IT-Service bei Bedarf schnell handeln.

Digitale Zeiterfassung

Dies ist ein schönes Beispiel, um zu verdeutlichen, wie sinnvoll die Verlagerung von Kapazitäten in die Cloud sein kann.

Situation mit lokaler Zeiterfassung

Sie müssen als Unternehmen Serverkapazitäten für die Zeiterfassungssoftware zur Verfügung stellen. Diese werden vermutlich morgens beim Arbeitsstart genutzt, dann vielleicht mittags, um für die Pause auszustempeln und dann wieder abends, wenn die Arbeitszeit beendet wird. Das sind ziemlich überschaubare Zeiträume. In der Zwischenzeit halten Sie die Serverkapazität vor, ohne sie zu nutzen.

Situation mit cloudbasierter Zeiterfassung

Wenn Sie die Software der digitalen Zeiterfassung in der Cloud laufen lassen, so zahlen sie im Prinzip nur für die Kapazität, die sie tatsächlich nutzen. Die Rechenleistung wird in der Zwischenzeit anderweitig genutzt. Hinzu kommt noch der positive Effekt, dass die Mitarbeiter immer und überall Zugriff auf die Cloudsoftware haben, was besonders in Zeiten von Homeoffice oder bei Auswärtstätigkeiten sinnvoll ist.

Fazit

Das Angebot an Cloud-Diensten nimmt immer weiter zu und bietet den Nutzern viele Vorteile. Es gibt nach wie vor Gründe, einen eigenen Server zu betreiben. Welche das sind, können Sie hier nachlesen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Wahl passender Cloud-Produkte benötigen, melden Sie sich gerne bei uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Wenn Sie uns erst ein wenig näher kennenlernen wollen, hören Sie gerne in unseren Podcast rein. Die Episode zu den Cloud-Diensten finden Sie hier: