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Große Digitalisierungsschritte werfen 2022 Ihre Schatten voraus. Das elektronische Urkundenarchiv und die Online-Gründung der GmbH. Damit die Umsetzung bei Ihnen im Alltag möglichst reibungslos läuft, sollten Sie diese 3 Fehler unbedingt vermeiden.

Fehler 1:

Mit mangelnder Hardware-Ausstattung ins elektronische Urkundenarchiv starten.

Das elektronische Urkundenarchiv wird ab Juli besondere Anforderungen an Ihre Hardwarekapazitäten stellen. Die Bundesnotarkammer hat bereits im vergangenen Jahr über die nötigen Systemanforderungen informiert.

Das exponentiell erhöhte Scanaufkommen kann im Sommer Ihre Hardware an die Grenzen bringen und den Arbeitsalltag zum Erliegen bringen. Daher sollten Sie diese unbedingt überprüfen.

Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei insbesondere folgenden Punkte gelten:

  • Verfügen Sie über ausreichend Arbeitsspeicher?
  • Reicht der freie Festplattenplatz für den Betrieb aus?
  • Ist Ihr Prozessor schnell genug?

Eine fachmännische Überprüfung der Infrastruktur kann Sie vor viel Frust schützen. Wir helfen Ihnen gerne dabei. Zu unseren IT-Lösungen für Notariate. 

Fehler 2:

Trinotar nur rudimentär nutzen

Aus unserer Praxis wissen wir: Trinotar bietet enorm viel Möglichkeiten, die jedoch oftmals nur minimal genutzt werden. Dabei könnten Sie bei idealer Nutzung extrem viel Zeit einsparen.

Von der Verbesserung von Arbeitsabläufen bis zur Schnittstellenprogrammierung zur Banking-Software. Sie profitieren von einem reibungsloseren Geschäftsablauf durch einen höheren Automatisierungsgrad von Trinotar. Prozesse werden vereinfacht, Fehlerquellen reduziert und es wird effektiv Zeit gespart.

Holen Sie mit uns das Beste für Ihr Notariat heraus! Machen Sie den ersten Schritt zur Optimierung Ihres Notariats

Fehler 3:


IT-Sicherheit vernachlässigen

Sie sind als Notar in Zusammenhang mit dem elektronischen Urkundenarchiv verantwortlich, einen rechtskonformen Prozess für das Scannen von Urkunden zu etablieren. Dieser muss sich an der RESISCAN-Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik orientieren.

Welche Anforderungen an diesen Prozess gestellt werden, hat die Bundesnotarkammer bereits in der „Muster-Verfahrensdokumentation für das Scannen von Urkunden“ herausgearbeitet.

Als notwendige technischen Maßnahmen für einen sicheren Scanprozess werden dort unter anderem aufgeführt:

  • Monatliche Sicherheitsupdates
  • Firewall-Schutz
  • Geeigneter Virenschutz
  • Zuverlässige Datensicherung

Wir helfen Ihnen durch diesen Anforderungs-Dschungel der IT. Ein IT-Sicherheits-Check kann rasch Lücken aufdecken. 

Das sind wir - IT-Expert:innen für Ihr Notariat

Seit fast 30 Jahren unterstützen wir deutschlandweit über 60 Notariate und Kanzleien. Wir kennen also Ihr Geschäft und Ihre Bedürfnisse aus eigener Erfahrung: Wir wissen, wie Sie Ihr Notariat optimieren und absichern können.

Bei der HTH-Gruppe erhalten Sie umfangreiche, auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Leistungen – von passender Hardware über täglichen IT-Support bis hin zur TriNotar-Optimierung oder Unterstützung beim Notarnet-Portfolio. Alles aus einer Hand. Und keine lässt etwas fallen.

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Seite der HTH Beratung GmbH.