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Digitale Post als Gefahr – Lösung: filtern, sieben und archivieren

Im E-Mail-Haufen die geschäftlich wichtigen Nachrichten herauszufinden, ist mit geübtem Blick und einer gescheiten E-Mail-Ablageordnung eine Nebensächlichkeit. Doch wie legt man E-Mails so ab, dass sie rechtssicher und schnell wiederauffindbar geordnet werden können?

Hier ein paar praxistaugliche Grundsätzlichkeiten zur Archivierung:

Nachdem der Sondermüll und die Gefahrenstoffe aus dem Posteingang beseitigt sind, geht’s an die Ordnung. Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Mit ein wenig Disziplin und Verstand kommt Struktur in die Vielzahl der täglichen unternehmensrelevanten E-Mails!

Kosten- und Frustrationsfaktor: Ein Drittel (!) aller Mitarbeiterinnen verbringen wegen fehlender Ordner- und Ablagestrukturen bis zu zwei Stunden täglich damit, bestimmte E-Mails zu suchen, jeder Zehnte sogar rund drei Stunden. Unproduktive Zeiten, die es gilt, in produktive umzuwandeln.

Grundregeln zu Ordnung und Rechtssicherheit:

  • Übersichtlichkeit,
  • Nachvollziehbarkeit,
  • geordnete Zuständigkeiten,
  • Berücksichtigung von Datenschutzaspekten und
  • Berücksichtigung von Aufbewahrungspflichten

Diese Regeln lassen sich in der Praxis durch besondere Emailadressen und geteilte Postfächer erleichtert. Und das macht selbst für kleine Unternehmen schon Sinn.

Gängige Nutzungsmöglichkeiten sind:

  • Info@..: Die Standardadresse, die von vielen eingesehen und bearbeitet werden soll.
  • Rechnung@…: Zum Empfang von elektronischen Rechnungen (erleichtert die Verarbeitung und Nachverfolgung)
  • Datenschutz@…: Für Anfragen an den Datenschutzbeauftragen, darf nicht archiviert werden
  • Bewerbung@…: Sollte klar nach außen für potenzielle Bewerber kommuniziert werden. Es darf keine Archivierungen ohne ausdrückliche Erlaubnis zur weiteren Aufbewahrung stattfinden. In der Regel Bewerbungs-E-Mails sechs Monate nach dem Bewerberverfahren löschen.
  • Betriebsrat@…: Ist besonders zu schützen, denn sie darf nur vom Betriebsrat eingesehen werden. Sie darf nicht archiviert werden.

Praktische Vorteile der E-Mail-Archivierung:

  • Rechtliche Sicherheit
    • Erfüllt Anforderungen von §147 AO und §257 HGB
    • Unterstützt bei der Einhaltung der DSGVO
    • Ermöglicht die Nutzung von E-Mails in Gerichtsprozessen
  • Kostenreduktion
    • Es wird weniger Speicherplatz benötigt
    • Weniger interner IT-Supports notwendig, da z.B. E-Mails selbst wiederhergestellt werden können
    • Finanzielle Risiken, die z.B. durch Datenverluste entstehen, werden reduziert
  • Zeitersparnis
    • Schnelle Volltextsuche reduziert Zeit, die man sonst für die Suche nach bestimmten E-Mails benötigt
    • Keine Zeit mehr für E-Mail-Aussortieren verschwenden, da es keine Postfachbegrenzung mehr gibt
    • Entlastung des E-Mail-Server, dadurch schnelleres Outlook
    • Backupprozesse werden beschleunigt
    • Datenwiederherstellung schneller
  • Anwenderfreundlichkeit
    • Die gewohnte Outlook-Umgebung bleibt erhalten
    • Sehr komfortable detaillierte Volltextsuche erleichtert das Auffinden bestimmter E-Mails
    • E-Mails können selbstständig wiederhergestellt werden

Noch nicht genug der Vorteile? Wir können Ihnen noch einige mehr nennen.

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